芻議高速公路工程檔案理問題及方式研究

沈曉玲

隨著高速公路建設的快速發展，產生了大量的公路工程文字、圖片等材料，如何對這些資料進行檔案建立與保存，是公路工程項目工作中面臨的一大問題。本文以如何做好高速公路工程建設項目檔案管理工作為主旨進行探究。

一、高速公路工程建設項目檔案管理材料中存在的問題及原因分析

改革開放以來，我國的公路交通建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的業內資料即公路建設檔案。《檔案法》和國家檔案局、交通部等部門對交通工程檔案的管理工作有明確的規定和要求，并建立了相關的規章制度，但公路工程檔案具有內容綜合性強、形成時機性強等特點，未形成科學、系統、規范的信息化檔案管理體系。突出的問題表現如下：一是檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路建設檔案管理工作存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。二是缺乏統一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，有的單位則沒有成立，公路檔案由其他業務部門或由文書檔案員保管。三是缺乏復合型檔案管理人員，一些單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。那么，造成這些問題的原因主要有哪些？筆者認為，目前公路建設行業檔案缺位現象嚴重，其原因是多方面造成的。主要有以下幾個方面：首先，公路建設行業自身的特點決定了其行業發展的長期性、復雜性和艱巨性。公路建設行業具有流動性大、施工戰線長、跨區域、

異地化作業多、施工過程不穩定等特點，往往會給檔案資料的收集、整理、立卷歸檔增加困難。其次，從業結構層面上還存在著層層分包、掛靠、非法用工等現象，致使工程項目成分錯綜復雜，有的甚至施工總承包單位自己也說不清、道不明到底有多少小施工隊伍、包工頭參與施工，更何況即便是在同一項工程施工當中，參與施工的有關人員也在隨著工程進展被隨時調動，所以在這一切變動的因素前提下做好檔案管理工作并非易事。第三，目前公路建設市場競爭異常激烈，僧多粥少的現象突出，贏利空間非常狹小，如何千方百計地降低生產成本、提高經濟效益是當務之急，再者說檔案工作短期利益不明顯，所以檔案工作在公路建設管理行業里得不到重視。

二、加強高速公路工程建設項目檔案管理的對策

1.加強制度建設

加強制度建設是規范公路工程檔案管理的前提和保證。要使公路工程檔案管理工作步人科學化、規范化的軌道，首先要訂立并遵循一套檔案管理的制度。根據《檔案法》及有關公路工程建設檔案管理法規的規定，一是要制定公路工程檔案管理工作規范，確定歸檔范圍及保管期限，并統一工程檔案管理工作標準，使公路工程檔案管理工作步人良性循環，形成制度化、規范化、標準化。二是建立《公路工程檔案員崗位責任制》《公路工程檔案收集和立卷歸檔制度》《路工程檔案借閱、利用制》《公路工程檔案安全保管、保密制度》等相關配套性、輔助性的規章制度，全面對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等進行嚴格的制度約束、規范。三是加強項目負責人對檔案管理的監督指導，要求完成一個項目，驗收一個項目，歸檔人庫一個項目。此外，要根據施工行業自身特點以及各類檔案形成的規律和特點，制定出科學完善的管理制度，將《檔案的歸檔范圍和工作細則》《檔案員工作職責》《案人庫制度》《檔案借閱制度》《檔案的開發利用》等一系列制度很好地落實。

2.做好工程質最記錄

任何一個建設工程都有立項、可行性論證、勘察、設計、材料供應、施工、監理、驗收的過程，每一個步驟和環節都有它的質量標準，其活動過程和內容都有真實的記錄。施工實物體的外在質量問題很容易被人們發現和重視，但工程建設項目檔案的內在質量缺陷就不容易被人們發現，通常是在利用檔案信息過程中發現與實際情況不一致時，才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設檔案質量工作與工程施工質量工作同等重要，二者缺一不可。

3.強工程前期檔案管理

在公路工程建設項目檔案管理工作中要做到“三納人”“四同步”。“三納入”即將文件材料的形成、積累、整理和歸檔納人項目立項申報、勘探設計、征地拆遷、招投標等各項建設程序，納人項目建設管理計劃，納入有關部門和有關人員的職責范圍。“四同步”是指在項目前期籌備時同步提出文件材。

三、高速公路科技檔案管理問題的解決途徑

1.公路工程科技檔案管理創新

新形勢下，公路工程適應時代發展要求建立了信息化電子檔案管理，在具體實施的過程中，要不斷地完善科技檔案管理體制，建立法律約束制度，以使科技檔案資料在開放的網絡空間中獲得安全保障。施工單位應該將檔案網絡歸檔系統建立起來，啟動自動編制功能，并與施工現場管理人員之間建立信息聯絡方式。比如，工程現場管理人員可以使用智能手機上網，登錄相應的檔案管理網絡歸檔系統之后，可以及時地將現場生成的檔案資料（變更前后原始資料、甲方及監理方現場口頭指示等，為變更索賠提供有力的證據）傳送到檔案管理部門，但前提是施工現場管理人員要能夠運用檔案管理固定模式，可以將所獲得的資料保持其真實性和原始性，現場自動整理為電子檔案，以提高科技檔案歸檔效率，而且還能夠有效地促進工程管理。對于已經歸檔的檔案資料，經過電子化處理后，儲存在檔案管理數據庫中，并做好備份。所有的電子檔案實施網絡管理，同樣都要分密級存檔。

2.做好科技檔案宣傳工作，提高科技檔案意識

科技檔案管理并不僅僅是檔案管理部門的職責，而是所有參與工程施工建設的工作人員都要提高科技檔案重視程度。因此，施工單位領導要提高科技檔案管理重視程度，加大宣傳力度，讓所有的工作人員都明白檔案管理雖然是專職檔案工作者的管理職責，但是，工程技術人員、施工管理人員等等，都要對科技檔案管理工作給予支持。

綜上所述，高速公路工程檔案工作要跟上建設進度，才能夠確保竣工資料的真實可靠性。面對目前科技檔案管理工作中所存在的問題，檔案管理人員不僅要提高服務意識，深入到工程現場收集檔案資料，還要將收集上網技術充分地利用起來，并建立檔案自動生成系統，以隨時收集信息，隨時生成檔案，及時地傳輸到檔案管理系統中儲存。具有針對性地采取行之有效的措施來提高檔案管理質量。進一步書寫檔案事業的光榮與夢想，將中國特色社會主義檔案事業推向新階段。endprint