試論檔案信息化建設現狀、問題與對策

王萬鈞

摘要：檔案的信息化建設對國家的發展有十分重要的作用，隨著科學技術的進步，我國的檔案管理水平有了極大的進步。工作人員依靠信息技術的手段，使檔案治理的速度也有了很大的提升，然而政府機構人員在對檔案處理的過程中，發現還是有許多問題需要去解決。因此，本文對檔案信息化建設的現狀、問題與對策進行了深入分析。

關鍵詞：檔案；信息化；建設現狀

前言：

檔案管理機構是政府的核心部門，檔案的信息化對政府的數據信息有非常重要的影響。伴隨著網絡技術的發展，檔案的信息化建設也在接受著新挑戰。因此，工作人員需要解決檔案信息化建設過程中出現的問題，依托現在的技術手段，將檔案信息化治理與相應的技術手法相結合，才能使檔案建設順利的向前推進。

一、檔案信息化建設的現狀

近幾年，行政管理機構對檔案信息的管理工作給予高度的重視，管理部門采取相應的措施對檔案進行管理，并取得了顯著的效果。在2002年，我國創辦了第一家檔案局網站，之后其它地區也設立了檔案信息網站，并且在互聯網技術的推動下，檔案建設取得了更大層次的進步[1]。在對檔案信息進行管理后，目前我國的檔案信息環境得到了一定程度的改變，關于檔案的法律法規制定的比較合理，檔案資源的涵蓋面涉及的更為廣泛，檔案館里面的人才更多、工作人員的綜合素養也普遍得到提高。

二、檔案信息化建設遇到的問題

（一）保密與權限問題

在檔案的信息化管理過程中，保密與權限問題非常重要。傳統的檔案管理是工作人員把相應的資料放進檔案室，而信息化的檔案管理是所有用戶在不同的地點訪問數據網絡系統?；诖朔N情況，許多不法人士在進入數據庫系統的時候，會對信息進行更改。傳統的檔案管理程序比較簡單，在一定的時間里，檔案管理人員存放、取走檔案，非工作人員不得進入檔案室拿走檔案，這為檔案管理提供了多種安全防線。而在檔案信息化管理模式中，擁有賬號和密碼的人都可以登錄數據庫系統查詢相應的資料，一些心思縝密的人便會采用相應的方式，把系統中的安全信息進行一定的篡改，然后泄露給其他人。這樣導致檔案系統中的信息安全性極大的降低，系統隨時容易出現風險問題。

（二）缺乏數據統計功能

數據統計是工作人員采用相應的統計手段及統計知識，運用定量與定性的方法對數據進行詳細的統計。數據統計工作是一項非常重要的任務，政府人員在經過設計、調查之后，篩選出有價值的數據，才能進行嚴密的統計核算。檔案的信息化數據統計以數據庫為前提條件，這樣才能使統計的結果更加真實可靠、具有強大的說服力。然而大部分檔案管理系統的工作人員都不進行數據統計這項環節，在經歷此項步驟之后，不僅有關人士能夠查看檔案信息的數據，還可以對有關訊息進行宏觀與微觀分析，進而建立相應的信息檔案，最后使這項工作能夠對其它工作起到鋪墊的作用。

（三）檔案信息不真實

在檔案信息的管理過程中，有許多登記過的檔案信息不真實。例如，工作人員在接受上一級機構的指示后，有關部門要求他們整理檔案系統中的信息，某些檔案信息中的資料平時沒有錄入完整，職員為了應付此種突然檢查的情況，胡亂的錄入一些不真實的資料，進而導致檔案信息的資料虛假成分過多。此外，許多單位要求員工自己錄入相應的檔案資料，但是管理人員不會對錄入的資料進行檢查，職員也不會對錄入的資料進行反饋?；诖朔N情況，機構內部缺乏相關制度約束，資料便失去了真實性。有些資料員工只是胡亂的填上，還有一部分資料根本就不填，這些不真實的檔案資料，便不能如實的反映資料的真實情況[2]。

三、解決檔案信息化建設應采取的對策

（一）進行統一規劃

檔案信息化管理的統一規劃是一個漫長的過程，在規劃的過程中，有關部門要監督一些機構是否出現填寫的數據過多或者過少、填寫的數據不完整的情況發生。為了防止這種問題的出現，相應部門需要進行一定程度上的統一規劃。在每個單位中都需要有一個統一的規劃協調部門，使每個部門的人員在規劃中處理事情。在統一規劃的進程中，協調部門要起著帶頭領先的作用，調動其它部門的積極性，在相應的規劃配合下，使檔案信息管理流程更加順利。

（二）調整館藏結構

每個地區的發展情況不一樣，大多數檔案館的檔案保存方式還沿用著傳統的保存習慣，采用數字信息化檔案管理的檔案館是數目不多的，所以，相關部門需要增加更多的館藏結構。在沿用傳統的檔案管理過程中，檔案館應該加大信息化檔案管理資源的數量。數字檔案館相比于傳統的檔案館而言，其功能性更強、信息廣泛度更高、服務質量更好，擁有信息化檔案的用戶，不用受到時間條件與地域空間的限制，能夠在第一時間得到自己想要的資源。數字信息化檔案館，不僅放有自己館的檔案信息，還能把在互聯網上整合的信息經過歸納整理后存進虛擬的館藏里面。

（三）使檔案信息化與電子政務相結合

對于電子政務建設來說，信息化檔案資源是其主要的信息公開手段，因為它與國家的政務機密建設緊密的聯系在一起。將檔案的信息化建設與電子政務相結合，使其融合為一定的結構層次，在電子檔案的信息與電子政務的信息融為一體的時候，兩方相應的部門要隨時溝通，設立相應的網站，進行有必要的資料的傳遞，以開展相應的聯系[3]。通過此種手段，用戶還能夠獲得便利，這是一種兩全其美的方法。

結論：

總而言之，檔案的信息化建設是未來發展的一股新型潮流。在新時期，檔案建設要根據現在的實際情況，有關部門在調整館藏結構的基礎上，需要增大電子檔案資源的數量，并更新相應的檔案管理流程，提高相應的服務質量，使我國的檔案管理事業更上一層樓。

參考文獻：

[1]鄭安輝.建筑施工管理中存在的問題及應對策略[J].河南建材，2016，12（05）：261-262

[2]孫承坤.建筑電氣工程施工中存在的問題及策略[J].科技經濟導刊，2016，11（06）：46-52.

[3]李桂芳.初中信息技術教學中優化情境導入的應用[J].中華少年，2017，13（08）：251-263.endprint