試析檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題

鐘琴

摘 要：隨著社會時代的不斷發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)也開始飛速的增長，社會的風(fēng)貌與以前大不相同，現(xiàn)如今，我國檔案管理工作和以前存在很大差異。檔案信息化現(xiàn)在作為檔案管理工作的主要手段相比于傳統(tǒng)的檔案管理方法有著更好的質(zhì)量和效率，但是檔案信息化同樣有著自己的缺點(diǎn)，如今網(wǎng)絡(luò)黑客多、技術(shù)高超，給檔案信息安全帶來了很大的隱患，所以網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察部門與檔案管理的相關(guān)部門一定要做好此類安全防護(hù)工作。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；優(yōu)勢

隨著社會的不斷發(fā)展前進(jìn)，曾經(jīng)隱匿起來的檔案信息化管理逐漸出現(xiàn)在大眾視野中，這是如今社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，而我國今后檔案事業(yè)的發(fā)展也離不開檔案信息化管理。雖然檔案信息化管理相比較傳統(tǒng)的檔案管理有很大的優(yōu)勢，例如更加高效、更加便捷，同樣檔案信息化管理也有其致命的弱點(diǎn)，首先最需要注意的就是安全問題，只有加強(qiáng)了檔案信息化管理在安全方面的監(jiān)管力度，才能得到更好的發(fā)展。本文就檔案信息化管理的優(yōu)勢和安全問題進(jìn)行如下探討分析。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢

在如今的社會中傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要占用很大的面積，而且查閱起來非常的不方便，所以更加便捷高效、只需要將相關(guān)的檔案信息傳到電腦儲存介質(zhì)中的電子檔案就受到了人們的歡迎，成為了當(dāng)下檔案管理的主流方式。而曾經(jīng)的紙質(zhì)檔案就自然而然的被淘汰了，電子檔案是一種人工智能化的管理方式，屬于自動化管理的一種，其在檢索速度上有著很大的優(yōu)勢，相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案它可以直接用關(guān)鍵字搜索相關(guān)信息輕松找到，能夠快速的實(shí)現(xiàn)對檔案的傳輸工作。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，它具有如下優(yōu)勢。

1.1 節(jié)省國家資源

首先對于紙質(zhì)檔案來講，我們需要大量并且長時間的復(fù)印才能將檔案的材料制作出來，這就需要大量的紙張，進(jìn)而浪費(fèi)國家的資源。并且在復(fù)印的過程當(dāng)中，操作是非常復(fù)雜的，又需要浪費(fèi)很多的電力，浪費(fèi)不必要的能源，過多的紙張同樣會對環(huán)境造成污染，所以現(xiàn)在的檔案辦公不再使用紙質(zhì)檔案了，而采用以信息化檔案管理的方式，節(jié)約國家能源資源，保證工作效率的提升。

1.2 提高速度

按照以前的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，在進(jìn)行檢索的時候，往往需要人們查找翻閱大量的文件，這種方式不僅會產(chǎn)生誤差，并且耽誤很多查找的時間，倘若用信息化檔案管理的方式，只需要在計(jì)算機(jī)中查找關(guān)鍵詞，相關(guān)的當(dāng)然信息就會出現(xiàn)在視野內(nèi)，不僅高效便捷，還節(jié)省了人力，這樣對比來看，相較于傳統(tǒng)檔案管理，信息化管理方式的工作效率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出的。

1.3 信息傳輸方便

在以前用紙質(zhì)檔案管理方式的時候，如果使用者需要用檔案，必須要通過檔案管理部門郵寄或者傳真的方式，或者使用者親自上門的方式。而如今檔案信息化管理方式，使用者不需要出家門，直接用電腦便可獲取想要的檔案資料，減少了很多不必要的麻煩。

1.4 提高管理效率

在檔案管理的過程中，最主要的一點(diǎn)就是要實(shí)現(xiàn)更加高效的辦公，信息化的檔案管理中，主要采用的是數(shù)字化的管理手段，通過檢驗(yàn)、整理以及存儲等相關(guān)手段加以輸出利用，這樣就能減少工作人員的數(shù)量，其工作效率能夠獲得顯著的提高，尤其是對于一些企業(yè)來說，時間就是金錢，只有把握住機(jī)遇才能占據(jù)市場。所以在現(xiàn)代化的檔案管理過程中，以自動化的手段完成檔案管理是具有現(xiàn)實(shí)意義的，在使用等眾多方面都發(fā)生了質(zhì)的改變。

2 檔案信息化管理存在的安全問題

2.1 電子檔案存在真實(shí)性和合法性隱患

按規(guī)定，傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案必須交由該單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章之后才正式生效，檔案真實(shí)與否、合法與否很明顯很直接就可以得到答案，其真實(shí)性和合法性可以得到很好的保證。檔案信息化管理之后，電子檔案可以自由復(fù)制粘貼，內(nèi)容改動起來也很方便，這在很大程度上影響了檔案的合法性和真實(shí)性。

2.2 管理過程中存在安全性問題

雖然檔案信息化管理不會出現(xiàn)紙張破損而導(dǎo)致檔案失效的情況，但是在現(xiàn)實(shí)生活中，檔案信息化管理也會受到很多因素影響。比如：計(jì)算機(jī)軟硬件老化、平臺和電子檔案之間的一致性等。這些問題的存在，要求檔案管理工作人員改進(jìn)管理方式，提高管理質(zhì)量，保證管理質(zhì)量不出問題。

2.3 受到計(jì)算機(jī)病毒的威脅

如今社會已進(jìn)入信息時代，各行各業(yè)的人們必須面對的一個難題是如何防止計(jì)算機(jī)病毒的侵害。電子檔案作為安全系數(shù)要求非常高的資料，需要極高的安全保障。但是難以避免的是，其在傳輸途中一樣承受著被病毒侵襲的危險。此外，電子檔案除了在傳輸過程中容易受到病毒侵害，在管理過程中也可能存在病毒威脅，檔案信息化管理中病毒是必須注意的一個問題。

3 如何提高檔案信息化管理的安全性

3.1 采用加密技術(shù)，提升電子檔案的真實(shí)合法性

對電子檔案采用加密技術(shù)能提高其真實(shí)合法性。現(xiàn)階段我國使用的加密技術(shù)主要有兩類構(gòu)成，一種是對稱類，另一種則是非對稱類。對稱類加密技術(shù)主要指的是對于文件的加密和解密需要一種相同的秘鑰，查看文件只需知道其中一個的秘鑰就可以得知另一個的秘鑰，這種加密技術(shù)目前運(yùn)用范圍比較廣泛。非對稱類加密和對稱類不同，其需要同時知道加密和解密兩個秘鑰，只知道其中一個不行。檔案信息化工作管理中，特殊情況下，可以公開加密或解密秘鑰其中的一個，但是一定不能兩個都公開，否則給不法分子可乘之機(jī)，擅自更改重要檔案信息。

3.2 采用先進(jìn)的管理技術(shù)與理念

我國科學(xué)技術(shù)水平不斷提高，每個行業(yè)都要根據(jù)自身實(shí)際情況將科學(xué)技術(shù)融入到企業(yè)管理中。檔案信息化管理工作者也要結(jié)合自身工作的特點(diǎn)，緊跟時代發(fā)展趨勢，吸收借鑒先進(jìn)的管理模式，對傳統(tǒng)管理模式存在不合理的地方加以改進(jìn)，創(chuàng)建既符合自身特色又不失社會要求的管理模式。加大人力、物力和財力的投入力度，從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)對檔案信息化管理工作的改善。其中，涉及的重要管理內(nèi)容是監(jiān)控技術(shù)和權(quán)限問題。檔案管理畢竟對安全性要求高，不像其他出入自由的部門一樣，訪問者進(jìn)出查找檔案時要進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，避免無關(guān)人員進(jìn)出。同時，在檔案信息化管理中，可以建立防火墻來保障對數(shù)據(jù)的監(jiān)控，杜絕非法訪問，提高電子檔案安全性和隱秘性。

結(jié)束語

隨著我國信息化時代的來臨，相較于傳統(tǒng)檔案管理，信息化的管理方式給人們的工作帶來了極大的便利性，但是在安全方面卻存在了很大的弊端，例如在互聯(lián)中有大量的計(jì)算機(jī)病毒，以不法目的盜取檔案信息資料，所以檔案管理部門要做好安全防范，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)保全檔案信息。在新的市場競爭中，加強(qiáng)對檔案的有效管理也是提升企業(yè)發(fā)展的重要手段，這才能在目前的市場競爭中占有優(yōu)勢。

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