試析學生檔案管理常見問題及對策

趙忠國

摘 要：無論在哪一種學校之中，檔案管理都是一項重點工作尤其是對學生的檔案進行管理，學生的檔案數量比較多，由于學生這一群體屬于穩定性比較差的群體，其檔案材料的可變性就比較多，隨著各個學校對于管理學生檔案這項工作的重視加深，其管理方式逐漸有了很多改變，包括檔案材料存在的形式逐漸由紙質轉變為電子材料，管理人員的專業性也有提升，但是學生檔案管理這項工作仍舊存在問題，本文對一些相對較為常見的管理方面的問題進行分析，并對解決對策進行研究。

關鍵詞：學校管理；學生檔案；管理方法；問題；對策

學校檔案管理這項重要工作中出現的問題，如果沒有被管理人員積極地進行解決，不但會給學生的發展造成不良影響，同時還會使社會受到阻礙性因素的影響，其中內容虛假的學生檔案不僅僅會對學生升學、進入單位等社會活動造成影響，同時還會阻礙學生的未來發展，因此管理人員需要對學生檔案進行妥善管理，采取科學的方式來管理檔案，科學管理檔案，首先需要將以往的管理工作中存在的問題進行解決，本文根據對管理學生具有的檔案這項工作的了解，對其存在的主要問題以及解決對策進行探討。

1 主要管理問題分析

如果想要對檔案管理工作進行改進，首先必須要將學生檔案管理工程中存在的主要問題進行了解，明確問題，解決問題是發揮檔案管理作用的重要方式。

1.1 管理人員方面的問題

檔案管理人員身上的問題在管理活動中相對比較明顯，一些學校對于管理學生的檔案這項工作的重視度不高，因此在選聘管理檔案的人員時，具有較大的隨意性，學校中的很大一部分檔案管理人員并非專業人士，也不具有管理檔案工作的經驗，對于一些具有突發性的管理問題的解決方法不明確，使其管理行為存在不恰當的部分，而學校并不會給這些素質相對不高的管理人員提供培訓活動，因此，這部分人員管理水平不高的問題也難以有效被解決，導致學生的檔案中存在漏洞。

1.2 學生檔案真實度不高的問題

學生檔案中有一部分內容是由學生自行填寫，這部分檔案內容中就存在一些問題，一方面是與實際情況相違背的問題，有的學生在對自己的年齡進行填寫的時候，計算標準并不統一，有的學生是按照虛歲的標準計算年齡，還有一部分學生是按照周歲來對年齡進行計算，不同的計算方式計算出來的年齡也存在區別，實際上年齡計算應當按照周歲進行計算，填寫出生時間的時候，還有學生將自己農歷的生日進行填寫，比較符合填寫要求的應當是公歷生日，另外有的學生的名字有何出現了變化，但是并沒有將曾用名進行標注，還有一種常見的現象是同名同姓，檔案管理人員也沒有對其進行明顯的標注，這些問題會使檔案信息出現不一致的問題，進而導致檔案管理體系中的歸檔工作難以順利進行，一些學生為了保護自身的利益，也為了給自己的工作創造更多的機會，在填寫檔案的過程中，并沒有堅持實事求是的原則，將自己檔案中原本存在的處分以及其他不良信息進行摸出，將自己受到的表彰范圍擴大，在填寫特長的時候，填寫的是愛好信息，對成績進行偽造，其社會實踐經歷也是虛假的，這些問題都難以被管理人員及時發現，給工作單位對學生能力的了解造成困難。

1.3 檔案信息體系中存在的問題

學生檔案要全面、詳細地反映此學生各方面的情況，做到看過檔案要如見其人，看過檔案，對其家庭狀況、社會關系、成長環境、特長愛好，思想品德、優缺點、發展目標等均有一定的了解，而不是官話、套話，千篇一律，很多學生檔案中的特長、優缺點、品德等如出一爐，內容雷同，格調一致，使人閱后一頭霧水，不知其好壞優劣。

2 提升管理學生檔案水平的策略

對于常見的檔案管理問題有清晰的認識之后，就可以通過以下策略對管理學生檔案的工作進行改進。

2.1 領導要大力宣傳檔案法規，提高教職員工的檔案法制意識

要規范、完善高檔案的管理，首先領導要重視，了解學生檔案管理的重要性，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。其次要提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識。這兩點是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求全體教職員工要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，進一步增強學生和檔案管理人員的法制觀念，提高政治覺悟，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義。

2.2 檔案管理人員要具備較高的政治素質和良好道德品質

檔案管理人員要樹立正確的世界觀、價值觀，提高自身素質和道德修養，講政治，敢于堅持原則，日常工作嚴肅認真，一絲不茍，嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。不管是什么人，不論職務高低，都要按規章制度辦事，按程序辦事。要胸懷坦蕩，不計較個人恩怨，不計較私仇，不計較個人名利，看重肩上的責任，踏踏實實，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心。

2.3 建立并及時補充完善檔案管理制度

建立檔案《收集制度》，明確收集的范圍和要求，使學生檔案內容充實，更全面地反映每一個學生的情況；建立《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時整理，去假存真，查漏補缺；建立《保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞；建立《流轉制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，保證檔案的完整性、真實性和檔案安全，延長檔案的使用壽命。

2.4 下決心防范和杜絕學生的假文憑

從源頭抓起，要嚴密防范、徹底杜絕“權學交易”這種丑陋現象，要嚴格執行教育部門學籍管理規定，把好入學關。在日常的教學管理過程中，對那些需要繼續學習深造的干部和管理人員實施全過程重點監控，幫助和督促他們保質保量地完成學業。對于少數不按時上課，不認真完成作業，學習困難，企圖靠與任教老師拉關系、混學分的學生，應采取勸其退學或強制中止學習等措施。

結束語

本文首先對學生檔案管理工作運行中存在的主要問題進行快樂分析，之后又針對這幾方面的管理問題，將解決對策也提出來，管理學生檔案的相關人員首先需要對自己的工作性質有所了解，才能對于自己肩負的責任有所認識，先將自己應當盡到的責任在工作中有所體現，才能對自己原有的管理檔案的體系進行改進，進行檔案管理工作，尤其在檔案比較容易出現變動的關鍵期，需要格外對這項工作進行重視，管理人員需要認真對待自己經手的每一份檔案，充分扮演好檔案管理活動的中的重要角色。

參考文獻

[1]徐懿.信息數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響分析[J].安徽警官職業學院學報，2017（02）.

[2]高鵬.新形勢下高職院校檔案管理工作之我見[J].邯鄲職業技術學院學報，2009（03）.

[3]殷志偉.如何做好高職院校檔案管理工作[J].天津中德職業技術學院學報，2016（05）.

[4]張歡.基于網絡環境的校友檔案管理與開發研究[J].赤子（上中旬），2017（04）.endprint