淺析檔案管理與知識管理的關系

李虹

摘 要：所謂檔案管理簡單的說是檔案館能夠直接對檔案實體亦或是直接對檔案信息進行相應管理，并提供有關服務的總體稱呼，而且檔案管理還作為我國檔案事業(yè)的基礎要素。而所謂知識管理，可以了解為是企業(yè)為了呈現(xiàn)出顯性知識及其隱性知識達到共享的效果創(chuàng)造有利條件，知識管理主要是依據(jù)集體的智慧將企業(yè)的綜合能力加以提升。然而兩者在相關企業(yè)亦或是相關單位實際運作的時候，卻可以起到相互促進的作用，進而為企業(yè)在今后的發(fā)展做出重要的貢獻?；诖?，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出自己的一些看法，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：檔案管理；知識管理；關系引言

因為知識檔案及其檔案管理共同的目標都是為了企業(yè)可以得到可持續(xù)發(fā)展，但是兩者之間又會存在一定的區(qū)別，產(chǎn)生的差別主要來源于管理層面及其管理深度等方面，與此同時檔案管理及其知識管理傾向的方面也是存在差異的。然而兩者之間還存在著一些聯(lián)系，而為了將企業(yè)的綜合能力加以提升，相關單位就一定要對檔案管理及其知識管理存在的聯(lián)系做好認真的分析，進而才可以推動企業(yè)的不斷進步?；诖?，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。

1 檔案管理與知識管理相近相通

1.1 兩者管理對象重疊

通常情況下，由于我國經(jīng)濟水平的日益提高，我國檔案管理的主要對象也發(fā)生了較大的改變。對于檔案管理的主要工作任務來說，主要是文件、檔案，而就知識管理的主要工作任務而言，主要是知識。一般情況下，組織的知識分為以下兩種：一種是顯性知識；另一種是隱性知識。顯性知識大部分來自于組織在不同職能開展活動的時候形成相應的文件、檔案；而另外一部分主要來自于通過組織的方式進行收集、交換等形式從外部得到相應的圖書、數(shù)據(jù)庫等。也可以理解為文件、檔案都歸屬到知識的領域中，同樣是知識管理的主要任務。我國曾經(jīng)有一位學者這樣說過：“知管理可以理解為是知識者，這樣才能夠融入到管理中，而通?？梢詽B透到信息系統(tǒng)管理中的知識里，經(jīng)常是通過電子型態(tài)亦或是書面形態(tài)的方式存在的”，顯而易見的是，“知識具有的各種形態(tài)都會和文件管理具有的形態(tài)存在一定的聯(lián)系”。綜上所述，無論是文件還是檔案統(tǒng)統(tǒng)作為檔案管理及其知識管理共同服務的對象。而兩者之間存在的聯(lián)系通常來自于兩者管理對象的重疊。

1.2 兩者管理目的相近

檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理的根本目的，也是檔案管理的出發(fā)點和落腳點。知識管理的最終目標是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當?shù)闹R在最恰當?shù)臅r間傳遞給最恰當?shù)娜耍员闶顾麄兡軌蜃龀鲎詈玫臎Q策。

1.3 兩者管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務劃分為“六個環(huán)節(jié)”（或“八個環(huán)節(jié)”）：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、（編目與檢索、編輯與研究）、統(tǒng)計和利用服務。實現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識管理的流程是知識的產(chǎn)生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象（文件、檔案或知識），予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實現(xiàn)價值；而在利用過程中又會產(chǎn)生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。

2 檔案管理與知識管理相差相異

從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法；而知識管理不僅是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。

從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對文件、檔案實體（載體）的管理；而知識管理更重視對文件、檔案內(nèi)容（信息、知識）的管理。

3 檔案管理與知識管理相輔相成

3.1 知識管理提升檔案管理

3.1.1 知識管理可以拓展檔案管理的領域

以往檔案管理往往傾向于檔案和文件之間存在的差異性，亦或是檔案和圖書情報存在的區(qū)別，這樣就需要相關人員需要把文件、圖書情報等相關內(nèi)容排除到職責之外，從而最大程度約束了活動的實際范圍。以往檔案管理僅僅約束在歷史記錄的保存，而不僅僅只是為了現(xiàn)實工作服務，打破了企業(yè)存在的價值，這樣才能夠最大程度發(fā)揮出自身的價值所在。

3.1.2 知識管理可以提升檔案管理的價值

以往檔案管理工作內(nèi)容大多數(shù)傾向于保管，但是沒有對利用檔案引起高度重視，利用查卷、復印等比較落后的方式，采取被動的行為提供較為簡便的服務，這樣就在某種程度上無法符合用戶對信息、知識的需要，無法滿足當前企業(yè)發(fā)展的需要。

3.2 檔案管理促進知識管理

隱性知識占企業(yè)知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是，隱性知識存儲于企業(yè)員工個人的大腦之中，難于管理。根據(jù)野中郁次郎和竹內(nèi)弘高的SCEI模型，對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是，從隱性知識到隱性知識的“社會化”（socialization）；二是，從隱性知識到顯性知識的“外部化”（externalization）。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，一些學者質(zhì)疑“社會化”的真實有效性和普遍適用性。學者貝克曼（Beckman）就認為，“隱性知識只有通過外部化、文件化轉(zhuǎn)化為組織的能力才能對組織產(chǎn)生價值”。至于，“外部化”就是我們通常所說的隱性知識顯性化，即通過記錄將隱性知識“物化”于文件、檔案之中。

結(jié)束語

綜上所述，隨著當前我國經(jīng)濟水平的日益發(fā)展下，檔案管理及其知識管理質(zhì)量也在不斷提升，在企業(yè)經(jīng)營管理的時候，即使兩者之間存在一定的區(qū)別，然而在管理的對象及其管理目標方面都存在相似性，而兩者之間存在的區(qū)別主要來源于管理層面及其管理范圍，與此同時檔案管理及其知識管理傾向的方面存在一定的差異。然而，兩者共同的目的都是為了推動企業(yè)的發(fā)展。而檔案管理及其知識管理在經(jīng)營管理中扮演著重要的角色，所以一定提高研究水平，進而將檔案管理質(zhì)量及其知識管理效率加以提升。

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