加強檔案工作的信息化管理

李偉

摘 要：信息化技術的飛速進步給社會中的很多不同的工作體系都帶去了改變，檔案管理工作受到的影響程度相對比較大，主要是檔案管理工作雖然難度相對比較低，但是無論是哪一個管理單位在進行管理檔案的相關工作時，其工作量都是極大的，為了將管理檔案的基本方法進行優化，相關人員將信息化技術融合進檔案的管理體系之中，實現了信息化管理檔案的管理需求，然而信息化管理檔案的工作之中，還存在一些管理效果較差的問題，本文對提升檔案管理信息化的工作效果的方法進行分析。

關鍵詞：檔案管理；信息化技術；管理方法

檔案是重要的個人信息的承載物，在對這種承載物進行管理的時候，必須要使用相對比較便捷的管理方法，在城市信息化建設的號召之下，檔案管理部門也加入到實現信息化技術應用的隊伍之中，在對原有的檔案管理方式進行改進之后發現，信息化的管理檔案技術可以給檔案管理工作帶來更多的便捷之處，無論是單位的人事檔案管理體系，還是學校的學生檔案管理體系，都需要將信息化的先進管理理念加入其中，使檔案管理工作能夠取得更多管理成果，本文對提升信息化檔案管理技術的方法進行分析。

1 信息化檔案管理工作概述

1.1 基本特點

在對增強檔案管理工作信息化的程度的方法進行了解之前，首先需要對這種新型的信息化管理方法的特點進行了解，在過去的很長一段時間之內，檔案管理工作都是采取人工管理的方式進行管理，不僅管理步驟相對比較復雜，其工作成果也很難使查閱檔案的人感到滿意，因此檔案管理人員對自身使用的管理方法進行了改進，在信息技術的輔助之下，開展了改進活動，信息化改造后的檔案管理方法主要有以下特點，檔案管理人員的原有任務量被大幅度減少，借助計算機這種信息設備就可以展開對檔案的管理，將查詢者進行等待的時間減少，同時對出現失誤的可能性也進行了壓縮，檔案的載體形式也出現了變化，紙質檔案雖然還沒有完全從檔案管理體系中退出，但是電子檔案被應用的情況已經逐漸增加，其存在的載體被逐漸被增加，不僅可以借助計算機進行存儲，還可以借助光盤、存儲卡等工具實現存儲需要，給檔案轉移工作提供了便捷，還將檔案存儲的基本空間進行了擴充。

1.2 主要價值

在對檔案的信息化管理體系中的主要特點有所了解之后，還需要對信息化改造檔案管理體系工作開展的價值進行了解。

信息化建設已經逐漸成為了城市建設的一個重要內容，因此檔案管理工作作為城市體系中的一個重要部分，也需要將這項發展目的進行達成，在區域網絡的支持下，將檔案信息系統與國家的信息網絡進行銜接，最大程度地將共享發展的目標進行實現。

檔案系統從本質上來看，屬于一種較為特殊的信息庫，由于其具有的信息量相對比較大，在對其中的有效信息進行應用的時候，尤其需要注意應用方法，應用方法不合理就會導致信息的有效應用率下降，借助信息化技術來將應用方式進行優化，可以將檔案系統的服務性功能更好地發揮出來。

檔案信息化管理作為一項長期的、基礎性的工作，其在實施過程中需要一套科學、完整的管理辦法，確保檔案信息化管理工作能夠順利的實施，通過加強檔案管理工作，可以有效的加快檔案利用的步伐，使檔案的價值充分的發揮出來。檔案信息化管理是整個檔案集成管理的基礎，是在知識平臺的基礎上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時間等各種信息的集成，同時將信息進行整理、分類、匯總。只有在信息通道基礎上，各不同功能的部門、環節實現信息的自由流通，各部門才能得以良好的溝通和協調，才能提高檔案管理運作整體水平與效益。

2 提升檔案管理工作信息化的主要方法

在對信息化的檔案管理工作的基本情況有了清晰地認識之后，就可以對推進信息化檔案管理工作的方法進行了解。

2.1 優化檔案管理過程

對檔案管理的基本過程進行優化，借助信息化的技術可以對檔案信息進行整理，使信息系統的排列情況更加合理，將檔案信息的利用率進行提升。

檔案信息化管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.2 提升檔案管理的創新力度

運用高新科技對檔案工作進行創新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統的檔案管理方法進行創新：（1）要廣泛采用電子計算機、掃

描儀等數碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；（2）借助系統本身的局域網絡，開發網上檔案業務，實現檔案信息資源共享。

2.3 實施規范化的檔案管理

加大檔案工作規范化管理力度，推進檔案信息化管理進程。把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業務素質作為搞好檔案工作重要環節來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。

2.4 優化檔案管理室建設

信息化實施過程中，檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一斂性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業的特點和要求，還能符合今后發展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。檔案信息化是一項系統、長期的工作，這項工作并不是單純是檔案館或是某個部門的工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，努力提高檔案隊伍的整體素質。

結束語

本文首先對信息化的管理檔案體系的基本情況進行了分析，這種檔案管理的方法是與檔案工作的發展需求相契合的，同時也是一項必要的檔案管理工作的改革內容，其優勢有很多，但是由于我國應用這種現代化的管理方式的時間還不長，因此其管理效果并沒有很好地達到預期的要求，可以通過本文提出的幾種改進方法對其的信息化程度進行提升，是各個不同的的單位的檔案管理者，可以借助這種管理技術來實現，高效率管理以及高質量管理檔案，針對不同類型的檔案，管理人員也需要對管理方法進行慎重選擇。

參考文獻

[1]趙明.機關事業單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究[J].黑龍江科技信息，2017（07）.

[2]趙文梅.淺談新時期如何加強機關事業單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業務，2017（09）.

[3]許莉莉.探究事業單位檔案信息化管理的推動思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（08）.

[4]劉星余.淺談事業單位干部人事檔案信息化管理[J].勞動保障世界，2017（14）.endprint