OA辦公自動化系統在單位信息化管理中的應用

夏一秦

摘要：伴隨著世界競爭的不斷加劇，經濟全球化給各行各業帶來了一定的機遇，同時也有著嚴峻的挑戰。計算機技術的發展讓世界陡然變小，信息的爆炸式傳遞，往往也縮短了時間和空間的差距。對于企業而言，信息化的發展也同樣有著重要的意義，其中，OA系統在辦公室領域中也凸顯了其重要的地位。本文主要對于OA系統在單位信息化管理過程中的使用進行了全面的分析，并對其應用進行闡述，對于效率的提升有著重要的意義。

關鍵詞：OA系統、單位、信息化、管理與應用

0前言

OA系統是現在辦公系統中比較常見的辦公自動化系統，其實現了現代化的辦公與計算機通信技術有效的結合，該系統實現了員工的便捷交流以及信息的采集與輸出，對于企業的資源共享以及無紙化辦公的實現有著重要的意義。事實上，在大多數企業中，日常管理工作以及運維工作相對繁雜，人工處理容易存在死角或者被遺忘，相對而言，工作量大技術含量小，但是耗費的人力和精力確實不容小覷的，而OA系統有效地解決了這以問題，實現了單位行政管理的高效化和便捷化，網絡平臺的迅速搭建也為數據的收集和處理提供了契機，對于單位實現綜合管理水平有著重要的意義。

1.OA系統的主要特點

OA系統以辦公便捷高效、無紙化為主要優勢，在企業中備受青睞，事實上，其主要特點往往也是OA最受歡迎的原因。一般來說，OA系統的主要特點體現在其通訊的有效性以及使用的便捷性，此外，還有外在的提醒流程也就是流程督辦和降本增效的優勢，這些都是OA系統在辦公室中的優勢。

1.1實時通訊有效實現

事實上，部分企業盡管已經有了溝通交流工具，但都是線下手機微信群、QQ群，很少有線上的即時通訊，而OA則是即時通訊和實時通訊于一身的優勢，OA系統能夠實現資源共享和資源交互。例如，在工作開展過程中，當出現一些問題，需要及時處理，在請教過程中往往就可以通過OA實現，通過人與人的相互操作，實現更有效的溝通和協作。

1.2便捷性強

OA系統中有大量的數據，同時也存在文檔的組織和管理的基本功能，基于文檔的組織和管理的基本功能，往往可以促使用戶進行詳細的搜索和查詢。例如，某員工在工作中針對某一問題存在疑問，此時，員工就可以通過檢索的方式來搜索最有效的答案來解決問題。值得一提的是，在OA系統中，時間和空間的束縛和限制已經無法起到任何作用，因為，在OA系統中，用戶不僅可以在工作單位進行公文的處理，同時在出差甚至在家中，都可以操作，遠程控制并不影響其處理結果，便捷性強是單位運用OA的一個重要原因。

1.3流程催辦

在工作中，任何單位都存在這樣的問題，即日常辦公涉及的人數眾多，部門也較多，在解決業務的過程中，發起流程。例如，在單位中，針對于公文的流轉過程，每一個環節都會對該流程進行跟蹤和修改，對這個流程進行實時監控，流程的進度，每一個人都能看得到，基于此，為了有效保障流程及時有效落地實施，就對于那些超出辦理時間限制的流程和節點進行跟催，流程催辦是OA個性化的一個功能，相對比較有優勢。

1.4降本增效

為適應時代的發展，單位積極相應國家要求，實現無紙化辦公，推廣網絡辦公，在具體實踐中，不僅有效地提升了工作效率，同時，單位的成本也有所降低，降本增效讓單位更加有動力實現信息化。

2.OA系統的應用

2.1交流信息

根據單位的具體需要，對于流程模板進行相應的設計，可以是自定義的設計，個性化專業化，同時，對于流程節點的各個關鍵崗位，都需要進行相關的設置，如部門以及人員的職責和操作權限，還需要對角色進行合理的匹配。OA最主要的還在于其功能，目前，主要的功能極為流程的審批，企業的內部郵箱、公文手法批閱地點以及通知類等，這些功能平臺也有明顯的信息化，效率高且成本低。

2.2OA的主要功能實現

2.2.1管理層主要功能

事實上，不同人員不同崗位以及不同層級，OA的權限是各不相同的，針對于領導層實現的功能往往要高于其他層。一般來說，OA系統具有個人通訊錄以及個人通訊功能，同時日常安排以及待辦事項也都能及時提醒，此外，OA系統還能與現有的郵件系統進行集成，提醒功能強大，保障了領導的工作項清晰明確，此外，OA給予管理層的審批權限也是相對最高，一般而言，管理層是各個層級流程節點最高的一級，因此可見范圍比較廣。

2.2.2收發文一級修改等功能

類似于Office軟件，OA系統也是辦公管理系統的一部分，公文的管理實際上就是辦公自動化系統中相對比較基礎的一部分，包括擬制、發文一級收文和審批修改等多種功能，用戶往往可以根據自己的需要進行自定義，并進行在線編輯和修改等操作。當然，比較智能的就是系統中對于主管的修改以及批復進行了保留，總之，用戶操作便捷，而效率高，準確性也高。

2.2.3主管的主要功能

單位中，每個人的OA權限各不相同，一般來說，作為主管，往往可以通過系統來檢查下屬的工作進展，具體到工作計劃的完成情況，工作的匯報等等，而且，能夠清晰準確的知曉員工的工作狀態。根據主管的主要職責，在OA系統中，設定其任務為上層指派的任務、其他部門委托的任務、員工匯報的工作以及自身任務和對員工任務的跟蹤、支持和監督管理等。

2.2.4普通員工的主要功能

主要為日常使用功能，例如，員工休假可以提交請假流程，等部門主管簽批，及時有效地獲取主管的簽批結果，相對于紙質版的簽批而言，快捷省力，而且節省時間。

3.結束語

時代在發展，科技在進步，現代社會，各行各業都在快速發展，競爭無處不在，系統化辦公同樣也是各單位競爭的一個焦點，有效使用OA是非常關鍵的。OA辦公系統在單位中的應用，不僅實現了無紙化辦公，同時也真正地保證了流程節點快速簽批，線上跟蹤工作進程等一系列工作，單位使用OA系統不僅可以將人力資源從繁雜無工作技巧的工作中解放出來，同時也能夠提高板書效率，對于單位的高效辦公十分有利。不得不說，OA的使用拉通了單位內部的整體構建，降低了成本，為單位帶了重大的改變。

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