事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述

袁麗

摘 要：事業單位的檔案管理信息化建設并不是一蹴而就的，是一項需要在長期發展過程中不斷的利用現代科學技術對其進行完善的一個過程。隨著社會發展力水平的不斷提高，各個不同領域的企業及機構在其常規管理工作中的管理形式不盡相同，但是對于檔案管理信息化建設的需求卻大同小異。而事業單位作為部分國家機構的分支，其檔案管理工作較企業單位來講任務更加繁瑣，并且在整個事業單位中扮演者不可或缺的作用，傳統的檔案管理形式已經不能滿足現代化的需求，且在一定程度上降低了事業單位檔案管理的效率，所以在事業單位的檔案管理工作中融入信息化，不僅順應時代的發展達到與時俱進的目標，同時還能提高檔案管理的工作效益。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化架設；策略

1 前言

隨著互聯網技術的發展，很多行業都開始了信息化的改革與轉型，信息化逐漸滲透到人們生產與生活的方方面面，因此，事業單位檔案管理進行信息化建設也是社會發展的必然趨勢。我國事業單位為了保障檔案管理工作的規范化與科學化，逐漸開始實行無紙化辦公，對檔案管理進行信息化建設。但是建設過程中存在的很多問題嚴重影響了檔案管理的時效性與管理效率，對事業單位檔案管理的長遠發展也產生了一定的負面影響。為了加快推進我國事業單位檔案管理信息化建設的步伐，我們必須要找出事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題，并加以解決

2 我國事業單位進行檔案管理信息化建設所面臨的問題

2.1缺乏必要的資金投入

由于我國很多事業單位的檔案管理信息化建設都是處于起步階段，很多事業單位都向加快建設檔案管理信息系統，但是又缺乏必要的資金投入，所以資金也成為很多事業單位進行檔案管理信息化建設的瓶頸。這種情況嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐，因此，只有有了穩定的資金來源，事業單位檔案管理的信息化建設才能夠獲得有力的支持，實現信息化的穩定建設與發展。各事業單位要強化檔案管理信息化建設的資金保障，這樣才能夠促進檔案管理信息化系統的開發。

2.2我國事業單位缺乏專業的檔案管理信息化人才

制約我國事業單位檔案管理信息化建設的另一個重要問題就是缺乏專業的信息化人才，我國事業單位現有的檔案管理人才一般年齡都比較大，在業務能力與技術方面的水平不夠高，這對于檔案管理的信息化建設十分不利。我國事業單位的檔案管理人才也缺乏必要的學習與培訓途徑，沒有辦法及時更新自己的信息化專業知識，這對于檔案管理的信息化建設也是一種很大的限制，阻礙了我國事業單位檔案管理信息化的建設。在我國目前的事業單位檔案管理人員考核方式中，仍然使用傳統的考核辦法，這既顯示不出檔案管理人員的信息化水平，也沒有辦法促進檔案管理人員主動學習信息化管理知識，對于檔案管理人員的信息化發展來說非常不利。

2.3我國事業單位的信息化檔案管理缺少穩定的平臺

目前，我國很多事業單位的信息化檔案管理平臺都是處于開發建設的初級階段，不能夠充分發揮信息化平臺的特色服務和效率，我國的檔案管理缺乏廣泛兼容性的信息化管理平臺，很多平臺都只能夠為單位內部人員提供服務，沒有辦法與上下級部門形成有效的數據連接。我國很多事業單位之間所建設的檔案信息化管理平臺標準也不夠統一，不僅滿足不了當前的檔案管理工作，而且對未來的檔案信息化管理也形成了非常大的阻礙。

3 提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略

3.1加大對事業單位檔案管理的資金投入

不論是工程項目還是企業管理，之所以能夠順利進行下去是由于各個單位對其投入了大量的人力、物力以及資金等。在事業單位的檔案管理工作也一樣，為了能夠及時的更新老舊設備，有足夠的資金引入高新技術，必須要加大對檔案管理的資金投入。首先，事業單位可以在相關部門的大力支持之下，積極的引進現代化的管理設備，將原有的計算機、掃描儀以及打印機等檔案管理的必備物資進行更換。但是，需要注意的是在更換設備之后，工作人員要對原有的數據保存下來，并轉移到新型的設備進行有效的分類整合。此外，為了能夠保障所收集檔案的安全保密性，事業單位應該建立一整套的安全防衛系統，保障檔案信息不被丟失，從而保障信息的安全性、完整性以及有效性等。

3.2加強對于館藏紙質檔案的數字化建設

傳統的檔案管理形式主要是通過對所登記檔案信息進行備案記錄，整理為紙質檔案并進行收藏管理。而如今，隨著現代化技術在各個領域的應用，為人們的生活帶來了極大的便利。事業單位的檔案管理工作應當由紙質檔案逐步轉變為數字信息化的一種數據，而數字化處理不僅能夠便于檔案的整理及保存，同時還是進行檔案信息化建設的主要因素。首先事業單位的檔案管理人員要進一步對現有的紙質檔案，根據不同種類及不同部門的資料信息進行分類，并對分類還的檔案信息進行整理，其次將一些需要座永久性保留的檔案信息進行數字化處理，避免日后由于時間及空間上的變化導致檔案信息的丟失，從而不能保障檔案信息的完整性。

3.3加強對于事業單位檔案管理工作人員的培訓力度

事業單位檔案管理信息化建設工作并不是一蹴而就的一項工程，其所設計的范圍較廣，對事業單位的各項工作都具有一定的影響，是一項較為系統性的工作。但是，為了能夠完全適應現代信息化建設的潮流，也為了能夠保障檔案管理信息化建設工作能夠順利的進行，就需要各個事業單位在加大資金投入以及轉變管理形式的同時，不能忽視對管理人員相關專業培訓等工作。相關部門要在單位內部定期進行先進技術及先進知識的培訓教育工作，充分調動單位工作人員對于學習新技術與新知識的積極性。制定相關的考核機制，對參加培訓的相關人員實行考核，檢驗工作人員的學習成果，以便盡快的將所學知識應用到實際的管理工作中。

4 結束語

綜上所述，事業單位檔案管理信息化建設既是社會發展對事業單位的必然要求，也是事業單位轉變舊有管理理念，與時俱進，創新檔案管理模式的重要手段。信息化時代，做好檔案管理信息化建設對提高事業單位的檔案管理水平、實現政務公開、促進事業單位良性發展均具有積極的意義。新時期，事業單位要充分利用互聯網技術，從檔案管理的管理制度、硬件設施、管理人員等方面入手，切實做好檔案管理信息化建設。

參考文獻：

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