提高辦公室檔案管理工作效率的途徑探討

唐靜

摘 要：檔案管理是辦公室工作開展的重要保障，檔案管理人員應(yīng)該認識到其重要性，本文探討了提高辦公室檔案管理效率的措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；提高

前言：隨著科學技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室檔案管理方法逐漸跟不上社會發(fā)展的步伐，提高辦公室檔案管理工作效率是當務(wù)之急。

一、關(guān)于辦公室檔案管理工作的概要

隨著時間的推移，網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展得越發(fā)迅猛，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸滲透到每一個人的生活中，并且成為人們生活中不可缺少的一項科學技術(shù)。所以，如果想要提高辦公室檔案管理工作的工作效率，就應(yīng)該完整地凸顯電子信息化管理的好處，順應(yīng)目前的生活水平，響應(yīng)相關(guān)規(guī)章制度并不斷進行技術(shù)上的改變，將創(chuàng)新為技術(shù)發(fā)展的第一要義，不斷更新?lián)Q代，從而保證這項工作可以順利并且成功地進行下去。如果想讓檔案更加完整更加完善，應(yīng)該要讓搜索功能比較便捷，這樣才能徹底發(fā)揮檔案的作用。

二、提高辦公室檔案管理效率的意義

第一，由于辦公室在對檔案除了保存更多時候是使用查詢的功能，所以如果想要提高辦公室檔案工作的工作效率，更好的和現(xiàn)代生活相適應(yīng)，使得人們使用更為便捷，如果想要達到預(yù)期效果，就應(yīng)該著眼于辦公室檔案的管理工作，并且把這份工作和社會與人們的實際需求相適應(yīng)，這樣才能保證這份工作不會缺乏社會性能和功能性以及它本身具有的優(yōu)勢和價值。

第二，檔案本身是具備連貫性、持續(xù)性和不間斷性的，所以我們才應(yīng)該著眼于管理檔案的工作，適時、適度地提高工作效率，從實際出發(fā)，按照現(xiàn)實的情況和需求，使用合適的手段和方法，有利于檔案的保存和工作的完善。檔案本身是有時代意義的，如果想要讓檔案保存得更為完善就應(yīng)該不斷整合、搜集相關(guān)信息，避免丟失或者遺漏數(shù)據(jù)。

第三，社會生活的進步有利于檔案工作的執(zhí)行，因為我們的社會生活是不可避免需要接觸到檔案的，只有將檔案管理的工作完善，才能讓社會生活更好地發(fā)展，讓社會發(fā)展和社會生活有借鑒的地方和意義。

三、當前辦公室檔案管理存在的問題

3.1沒有重視檔案管理工作

目前辦公室檔案管理工作的進展較慢主要的原因之一就是因為單位或企業(yè)沒有認識到檔案管理的重要作用。檔案是單位或企業(yè)中一個巨大的隱形資源，如果能夠把它合理地進行使用，能夠促進單位或企業(yè)的進一步發(fā)展。但是目前很多單位只認為檔案管理就是把這些資料進行保存，沒有重視對檔案的利用。在管理過程中，只做到了“管理”這個形式，并沒有重視這些檔案的價值。造成檔案管理工作的實際意義較低，沒有針對性與實用性。

3.2管理意識以及方式落后

導(dǎo)致辦公室檔案管理出現(xiàn)問題的一個重要原因就是目前我國辦公室檔案管理人員的管理意識缺乏。在辦公室檔案管理工作中，一些工作人員屬于兼職，缺乏專業(yè)水平，最終對工作效率及管理方式造成了影響，在管理過程中缺乏科學的方式，使得檔案管理工作慢慢落后。在新時期，也沒有把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案管理中，與時代嚴重脫節(jié)。

3.3工作人員工作素養(yǎng)較低

由于辦公室檔案管理的工作人員沒有相應(yīng)的專業(yè)知識也沒有進行一個比較完善的工作培訓(xùn)，當工作人員不具備相適應(yīng)的工作技能，這就導(dǎo)致他們也無法高效率地完成檔案管理的工作。同時，從前的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)在的時代，因為從前是紙質(zhì)檔案時代，而現(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，工作人員應(yīng)該學習最新的技術(shù)和工作技能，這樣才能更好適應(yīng)現(xiàn)在的管理工作。

3.4網(wǎng)絡(luò)信息化的使用不足

作為辦公室的檔案管理人員，應(yīng)該把每個時期不同類型的檔案實施整理，倘若工作人員還是應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方法，就不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展需求。當前網(wǎng)絡(luò)信息化在檔案管理中的應(yīng)用還存在很多不足，一些地方還存在信息化檔案與紙質(zhì)檔案并存、混亂的問題，必須進一步得到改善。而且，現(xiàn)在辦公室檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化的水平還不夠高，不能形成一定的規(guī)模，這對檔案的保存及尋找都有著很大的不便。

四、提高辦公室檔案管理效率的途徑

4.1加強檔案管理意識

在實施辦公室檔案管理的人員應(yīng)該對管理工作有全面的意識，清楚檔案管理的基本理論，轉(zhuǎn)變管理工作中的功利思想及消極的工作態(tài)度。工作人員應(yīng)該積極主動的了解單位或企業(yè)現(xiàn)在的運行情況，清楚自己的工作職責以及目標，完善日常工作中檔案的收集以及管理，在結(jié)束工作之后把管理結(jié)果上報給上層領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)具體情況結(jié)合相關(guān)部門構(gòu)建信息溝通平臺，使檔案管理工作順利的實施。不可以盲目隨意的對檔案實施管理，應(yīng)該確保這些資料對單位或企業(yè)的進一步發(fā)展切實有效。增強檔案管理的工作效率，同時為單位或企業(yè)的建設(shè)添磚加瓦。

4.2完善檔案管理制度

由于從前我們并未太過重視檔案的管理工作，所以對于這項工作并沒有一個比較完善的管理制度，如此一來工作也無法真正到位，工作人員的工作效率無法提高。為了避免這種情況的發(fā)生，我們首先應(yīng)該著眼于檔案管理工作，完善管理制度：首先，重視檔案的私密性，所以應(yīng)該針對不同文件的私密等級做出不同的保護措施；其次，由于檔案的數(shù)量很多，種類也很復(fù)雜，所以工作人員需要對檔案進行一定的收納規(guī)整，使得后續(xù)工作更加便捷；最后，在工作的過程中，監(jiān)督工作人員的行為和工作技能，保證工作的順利進行。

4.3提高管理人員水平

當前大量單位或企業(yè)的辦公室檔案管理人員都存在專業(yè)水平及綜合素質(zhì)不高的問題。只有提高管理人員的整體素質(zhì)，才可以使檔案管理工作更好的實施。要想增強管理人員的水平，需要有一個培養(yǎng)的過程。單位或企業(yè)應(yīng)該對檔案管理人員實施適當?shù)呐嘤?xùn)，不能頻繁進行工作人員調(diào)動，這只會給管理工作的進度和質(zhì)量帶來不利的影響。單位或企業(yè)應(yīng)該強化辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)，并且應(yīng)用不同的方法來促進他們學習新專業(yè)知識，增加其知識的儲備量。并且針對培訓(xùn)結(jié)果定期實施檢查，讓員工有不斷學習，提升自己的意識。

4.4建立意見反饋機制

在完善檔案管理的時候，在加強相關(guān)管理制度的前提下，還應(yīng)該建立管理工作意見反饋機制，這種反饋機制重點是在具體檔案管理中，按照具體檔案管理提出有關(guān)管理意見，及時把意見反饋到管理人員那里，管理人員按照意見及時實施改進。當然這種反饋機制價值的發(fā)揮，要求辦公室檔案管理人員進行積極配合，可以及時將意見實施反饋，同時此方法很好地帶動了辦公室檔案管理人員的工作積極性，針對檔案管理工作的進步具有重要意義。

4.5建立檔案管理數(shù)據(jù)庫

如今信息化科技在社會中已經(jīng)非常成熟，而且企業(yè)的檔案信息量也在持續(xù)提高。以前在檔案管理中通常主要的工作是手工抄寫以及轉(zhuǎn)錄，這已經(jīng)很難與目前企業(yè)的發(fā)展需求相符合了。因此，建立科學的檔案信息資料庫非常迫切。這是對于辦公室檔案管理的創(chuàng)新，是新時代實施檔案管理工作的前提，針對管理工作有著非常重要的作用。應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)庫可以便于檔案的存放及查詢，把傳統(tǒng)檔案管理工作與高新科技聯(lián)系起來，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)性的數(shù)據(jù)庫，從源頭上提高辦公室檔案管理的工作效率。

結(jié)語：

總而言之，辦公室各項工作的開展都和檔案管理工作有直接的聯(lián)系，所以想要推進辦公室工作的順利開展，需要提高辦公室檔案管理的工作效率。

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