大數據時代高校檔案資源體系建設的分析

孫敏

摘 要： 大數據時代的發展推動了信息資源的整合與利用。在此背景下高校檔案信息化建設成為高校檔案管理與發展的必然趨勢。與此同時，“大服務”、“大檔案”等觀念的提出，對高校檔案資源體系建設提出了全新要求。基于此，本文以高校檔案管理系統為研究對象，對大數據時代下高校檔案資源管理現狀及其存在的問題進行了分析，進一步明確了高校檔案資源體系建設的重要性，并在資料文獻研究的基礎上提出了大數據時代高校檔案資源體系建設的對策。

關鍵詞： 大數據時代 高校檔案 檔案資源體系

引言

大數據以其具有的5V優勢，即數據種類多樣化（Variety）、數據存儲容量大（Volume）、數據處理速度快（Velocity）、數據價值密度低（Value）、數據真實性高（Veracity），貫穿于高校教育與高校管理的組織、規劃、領導、創新中。在此新形勢下，高校檔案資源體系建設迎來了新的機遇與挑戰。因此，如何面對大數據時代帶來的機遇與挑戰，成為高校檔案管理思考與研究的重點問題，故加強高校大難資源體系建設具有重要的現實意義。

一、高校檔案資源體系建設現狀及其存在的問題

隨著近年來我國教育事業不斷發展，高校檔案管理工作取得一定的發展成效。高校檔案館建設面積、檔子資源管理數量、檔案涵蓋內容、檔案館管理形式、管理原則、管理手段等得到改革與創新發展[1]。信息技術在高校檔案管理中得到有效應用，高校檔案管理呈現出信息化、數字化、智能化的發展趨勢。但是從高校檔案資源體系建設整體發展狀況看，基于高等教育教學的深入發展，高校檔案管理資源的數量得到大幅度提升，大數據環境給予了高校檔案資源體系建設更高的要求。現階段高校檔案資源體系建設仍存在諸多問題，制約了高校檔案資源體系建設的優化發展。具體分析如下：

第一，數字資源相對匱乏。就目前高校檔案資源而言，以傳統介質為載體的檔子資源仍在高校檔案資源管理中占據主體地位，相對的數字檔案資源較為匱乏，二者之間存在明顯的不均衡性。在大數據時代下，高校檔案館不僅應注重以傳統介質為載體的高校檔案的收集、管理與保存工作，還應注重電子檔案的構建，用以實現高校檔案管理信息結構的完善，包括結合化信息、半結構化羞怒襲、非結構化信息的管理，從而完善高校檔案資源體系。

第二，存在“信息孤島”問題。大數據時代下信息資源共享是實現信息資源整合與利用的重要途徑。在高校檔案資源體系構建中，提升信息資源共享性具有重要意義。但是，現階段高校檔案館在實施信息化建設時，缺乏信息共享意識，并未與其他部門或機構建立有機合作，導致數據異構，檔案信息資源無法得到有效共享，形成“信息孤島”問題，降低檔案資源體系建設意義[2]。

第三，注重檔案資源整理，缺乏檔案資源編研。高校檔案館在進行檔案資源管理時，將工作重點放在檔案整理工作上，而忽略檔案編研工作的組織與開展，不利于高質量檔案信息的收集與整理。

第四，缺乏對檔案資源信息的深度挖掘。目前高校檔案館的館藏日漸豐富，檔案信息的歸檔率得到大幅度提升。但是在眾多檔案信息中，檔案館并未實現對有價值檔案信息的鑒定與挖掘，從而不利于有價值檔案信息作用的發揮。

第五，專項資金投入與專業人才投入力度低下。高校檔案資源體系建設的有效開展離不開資金與人才的大力投入。專項資金的缺乏不利于基礎設施的建設與完善，無法提升檔案資源管理的科學水平。與此同時，專業人才的缺乏不利于先進技術在檔案資源體系建設中的落實，并影響檔案管理工作質量與效率。

二、大數據與大數據時代下高校檔案資源體系建設的重要性

大數據（big data）是對海量數據的總稱，主要指在一定時間內借助一定的工具采集、處理與管理下形成的數據集合。大數據是在經濟、科學與信息全球化發展下形成的概念。維托克·邁爾—舍恩伯格在《大數據時代》中指出：大數據具有預測功能。對大數據進行挖掘可在一定程度上獲取具有應用價值的信息，為管理與經營決策提供依據。隨著大數據時代的不斷深入，高校檔案資源體系建設的重要性愈發明顯。它是高校檔案館現代化建設與發展的必然趨勢；是促進高校檔案管理工作質量與效率提升的重要手段；是完善高校檔案資源結構體系，優化檔案管理工作業務流程的重要方法；是提高高校檔案資源利用率，發揮高校檔案館自身職能，促進高校檔案館穩定與可持續發展的前提條件[3]。在大數據時代下，構建高校檔案資源體系已成為高校檔案戰略發展的重要目標，關于高校檔案資源體系建設的研究具有研究價值與現實意義。

三、大數據時代下高校檔案資源體系建設策略

在明確認知大數據時代下高校檔案資源體系建設重要性及準確掌握現階段高校檔案資源體系建設發展現狀的基礎上，為提高高校檔案資源體系建設質量，促進高校檔案館的可持續創新發展。可從以下幾方面入手實現建設目標：

（一）在注重實體資源建設的基礎上，加強數字資源的拓展。

高校檔案館為滿足高校科研、教師教學、學生管理等工作的需求，在大數據時代下應革新傳統館藏理念，打破歸檔范圍與時間的限定，實現有價值檔案信息的收集、整理、分析與存儲，旨在完善館藏結構，豐富高校檔案資源管理內容。此外，將數字資源列為高校檔案資源管理中的重點工作項目，加強數字資源建設。在此過程中，一方面可將傳統介質的檔案信息進行數字化處理，構建數字化檔案資源庫。另一方面可借助信息技術實現檔案數字信息的收集、挖掘與管理，形成多樣化的數字資源，如在檔案資源管理系統中，增設專題檔案資源庫、檔案在線閱覽、檔案網上研討等板塊，實現檔案數字資源的優化管理。

（二）建立完善的高校檔案資源共享機制，實現數字資源系統化管理。

在構建高校檔案管理系統時，需注重檔案數據資源庫子系統建設的完善性、科學性與規范性。例如，在進行數字化資源采集與整合時，需依據相關標準與規范，如“電子文件歸檔管理規范”、“數據轉化格式標準”、“多媒體信息檔案管理條例”、“數字化資源存儲格式標準”等，在保證資源質量的基礎上，進行資源歸檔[4]。與此同時，注重與其他部門或同屬性機構建立合作關系，實現檔案數據資源的有效共享，并在此基礎上進行檔案數據資源價值的挖掘與利用。在此過程中，可建立校園網絡體系，在檔案管理系統中增設數據資源庫共享機制，實現檔案資源的集約化管理，從而避免“信息孤島”問題的產生。

（三）健全安全保障體系，提升高校檔案管理與服務安全性。

在完善相關法律法規的基礎上，應從技術、管理等層面出發，構建安全保證體系，增強檔案管理與服務的安全性。例如，通過利用防火墻技術、身份認證、信息加密等技術，增強檔案資源管理系統運行的安全性；通過定期對檔案資源管理系統進行風險評估，用以探尋運行風險形成因素，并采用科學方法進行改善與解決；通過建立網絡監督管控體系，規范用網行為，防治病毒入侵。

（四）加大資金投入，注重人才培養。

高校應提升對高校檔案資源體系建設的重視程度，并結合自身實際情況與檔案館發展需求，進行投資規劃，完善基礎設施建設，為高校檔案數字化、智能化、智慧化發展奠定基礎。與此同時，注重相關工作人員綜合素質與能力的提升，為高校檔案資源體系的優化發展提供保障。

結語

在知識型社會發展背景下，信息資源成為各行業現代化建設與發展過程中不可或缺的存在。因此，面對大數據時代下存在的機遇與挑戰，高校應加強檔案管理工作，借助先進科學技術并結合自身實際情況，采用行之有效的方式方法實現高校檔案資源體系的構建，從而利用高校檔案管理系統促進檔案作用與功能最大限度的發揮。

參考文獻：

[1]寧燕子.大數據對高校檔案工作的影響分析及對策研究[J].科技視界，2015（01）：39-40.

[2]張冉妮，楊松平.大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究[J].蘭臺世界，2015（02）：21-22.

[3]周催影.大數據時代高校檔案資源管理若干問題的思考[J].銅陵學院學報，2016（1506）：76-79.

[4]王濤.大數據時代背景下的高校檔案資源共享研究[J].蘭臺世界，2016（04）：75-76.endprint