大數據環境下檔案管理的創新與發展

邵鳳起

摘要：大數據時代的來臨，為我國檔案工作的開展帶來了新的機遇和挑戰。檔案信息化管理已經成為必然趨勢，融合大數據技術的檔案管理不但需要有完善的技術支持，同時更需要在管理理念、管理模式上進行優化與變革。本文將以大數據環境下檔案管理工作的創新與發展作為研究主題，結合工作實踐探索以大數據被背景的檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出具有針對性的解決對策，以此促進檔案管理的規范化、高效化、信息化的轉變。

關鍵詞：大數據；檔案管理；創新與發展

伴隨著物聯網、云計算等信息技術而形成和發展的大數據對現代檔案管理工作產生了巨大的挑戰，為了適應大數據時代的發展要求，檔案管理部門需要對大數據帶來的影響進行客觀分析，不斷優化其管理思路，才能適應大數據時代的發展要求，促進檔案管理工作持續、健康的發展。

一、大數據環境下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理理念過于陳舊

檔案管理理念是決定檔案管理質量的關鍵因素，檔案管理不僅僅是做好歸檔整理這么簡單，同時還需要構建起管理與服務之間的橋梁，能夠在繁冗的檔案信息中快速找到用戶所需要的信息，并盡快為其提供。但是，由于一些檔案工作人員理念理念落后，將檔案管理與檔案收藏畫上等號，因此在工作中對檔案的“私密性”過于強調，不愿為客戶提供相應的檔案服務，并認為檔案必須與公眾“保持距離”。還有一些管理者則墨守成規，對新的管理模式、管理理念較為排斥和抵觸，難以順應大數據時代檔案管理的創新要求，難以體現出檔案管理的時效性與科學性。

（二）檔案管理制度不夠完善

從目前檔案資源方面的建設情況來看，不少檔案單位已經逐步實施了信息化管理，在日常檔案管理中，能夠發揮信息技術的作用，對管理資源進行整合與梳理，但是，由于管理制度不夠完善，造成一些電子檔案資源被限制，難以發揮其應用作用。此外，不少檔案仍以紙質資源居多，在管理方式上過于陳舊，信息化建設步伐相對緩慢，與大數據背景下的行業發展需要還有一定距離。尤其是在較為偏遠、經濟落后的地區，檔案整理、分類、歸納、保管等都需要以人工為主，工作效率低下。大數據技術優勢難以體現在檔案管理當中，尤其是對檔案類型、分類管理中難以體現其優勢，對檔案管理工作的優化升級造成不利影響。

（三）檔案資源利用率過低

在檔案管理工作中，一般涵蓋了資料收集、數據整理、歸納保管、信息檢索、檔案應用等環節，這也是傳統檔案管理所涉及的完整流程。而在大數據環境下，由于信息化管理的不斷升級，檔案管理的重心也出現轉移，由原來的收集整理與檔案保存轉變為檔案的利用與開發，在信息技術支持下，檔案的管理效率會相應提升，同時也有利于管理模式多元化。在大數據環境下，檔案功能被深度拓展至民生與服務領域，而當前檔案管理職能顯然與這要求還有一定距離。

二、大數據環境下檔案管理的創新發展途徑

（一）以信息技術提高檔案管理效率

在現代社會管理領域，信息化管理已經成為一種必然趨勢。在檔案管理中，同樣需要具備信息化管理思維，以信息技術完善檔案管理流程，在信息化管理模式下，實現管理工作的效率化與規范化。檔案本身具有典型的憑證作用，以信息技術為載體，充分發掘檔案資源，是大數據環境下檔案管理創新的具體要求。這就需要檔案管理單位充分發掘大數據優勢，建立更高效的檔案信息管理體系，實現檔案管理中不同節點與信息技術的高效融合，從而提升檔案管理質量，同時也能夠為廣大用戶提供更便捷、更高效的檔案服務。

（二）大數據與檔案管理技術的有機融合

從傳統檔案工作的管理性思維過渡到技術性思維，是推動檔案管理持續發展的動力，技術性思維有助于構建起更標準化的檔案管理模式，同時也能夠使外部資源獲得更有效的利用。在大數據環境下，檔案管理需要有更充分的技術支持，能夠對各類檔案數據進行分析和整合，從而為用戶提供更具參考價值的信息。對于檔案管理單位來說，更需要有相應的技術支持，以此促進信息化管理水平的提高，而大數據技術的應用，能夠從根本上改變以往檔案管理的陳舊模式，以用戶需求為主導，建立起服務型檔案管理機制，充分發揮檔案數據的歷史價值。此外，大數據技術的引入，也為檔案管理拓展了新的方向，檔案不再是對歷史資料的整理與保存，同時也融入了數據整合、發掘、應用等全新功能，從而使檔案信息價值不斷提升。

（三）實現檔案資源共享，提高檔案資源開發效率

大數據時代最為典型的特征就是資源共享，在資源共享基礎上，信息的應用價值會進一步提高，而信息共享的實現，則需要信息資源的融合與共建。因此，在檔案信息管理中，則需要建立系統化的信息管理模式，形成更為具有資源銜接作用的信息系統，從而構建起檔案信息共享的高效平臺。因此，檔案管理部門需要建立基于信息共享的數字化平臺，在逐步實施信息化管理的基礎上，利用語義分析、數據發掘等基礎，提高檔案數據的應用效率。

三、結語

信息技術的發展加速了大數據時代的到來，同時也為檔案管理的創新與發展帶來了新的機遇。大數據技術在檔案管理領域的融合與應用，需要有新的管理思維與管理模式與之相匹配，在提高檔案管理質量和管理效率的同時，更有利于完善檔案管理理念，強化管理人員的服務思維，積極應對新的環境變化對檔案管理提出的新挑戰，順應時代發展，做到與時俱進，為檔案管理工作的改革創新拓展出一條新路。

作者簡介：刁文靜（1971―）女，漢族，籍貫（精確到市）：北京市西城區，當前職務：檔案員，當前職稱：初級館員，學歷：本科，作者單位：中國電子科技集團公司電子科學研究院。

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