跨越時間與空間的高效協同

韓占濤

一、企業概況

中國路橋工程有限責任公司（英文縮寫CRBC）是中國最早進入國際工程承包市場的四家大型國有企業之一，主要從事國內、國際道路、橋梁、港口、鐵路、機場、隧道、水工、市政、疏浚等工程承包，兼具投資、實業、貿易、租賃、服務等業務，在亞洲、非洲、歐洲、美洲60多個國家和地區設立了分支機構，承建了如蒙內鐵路、喀喇昆侖公路、澤蒙博爾察大橋等多個有地區和國際影響力的標志性建筑，榮獲多項國內、國際大獎。“CRBC”作為國際工程承包界的知名品牌，享譽世界。

二、平臺建設情況

（一）建設背景

2012年之前，中國路橋使用的原OA系統僅能實現三條公司級審批流程，其余文件審批傳閱仍使用紙質版，而與海外機構之間的文件往來更是需要把紙質版掃描后，再經過電子郵件傳輸。隨著公司規模的不斷擴大和業務的飛速發展，這種相對落后的方式對提升辦公效率的制約也越來越明顯，且原有系統在功能與拓展性方面，也無法滿足公司行政管理向部門與海外機構延伸的需求。因此，公司開始著手新協同辦公管理平臺的建設工作。

（二）建設歷程

中國路橋根據對當前管理現狀的清晰掌握，明確新協同辦公管理平臺的建設主要聚焦四方面內容：OA系統、移動OA、即時通訊、電子郵件。通過市場調研與產品測試應用，中國路橋最終選擇了配置更加靈活的泛微e-cology協同辦公產品、e-mobile移動辦公產品，以及成熟穩定的騰訊即時通RTX、騰訊企業郵，共同組成了新協同辦公管理平臺，2012年中開始實施，2013年1月正式上線。

三、平臺應用效果

（一）三大類流程組與五大門戶

平臺共分為日常工作、公文流程、業務流程三大類流程組。日常工作流程組主要包含新聞類、通知公告類、請假類、行政事務類等日常審批；公文流程組主要包含公司、黨委、紀委、工會、團委、董事會、部門、海外機構的發文、收文、簽報、函、紀要等公文類審批；業務流程組主要包含兩部分，一是集成了公司各類業務系統的審批流程，二是業務系統暫未包含的業務審批流程。

平臺共建有五大門戶，分別為公司新聞、公文流轉、黨建工作、財務工作與交流園地。公司新聞門戶主要包含公司新聞、通知公告、領導出行、駐外機構與項目動態、集團動態、專題專欄、以及黨建工作與交流園地兩個門戶的重要內容；公文流轉主要包含流程的待辦、待閱、已辦、辦結等事宜、以及行政發文和業務指導等內容；黨建工作門戶包含公司黨委工作動態、基層組織工作動態、黨建專題、廉政、黨員發展、道德講堂、理論研究等內容；財務工作門戶為財務會計部與相關領導專屬門戶；交流園地包含企管、工會、法制、青年、宣傳、教育培訓、合規與風險、信息化等園地內容。

（二）突破時間與空間限制

中國路橋作為一家國際化企業，總部與海外機構、海外機構之間因時差與距離的限制一直存在溝通困難、難以協同等問題。通過該平臺建設，第一次真正有效的突破時間與空間的限制，實現了全公司各單位的高效協同，也是公司第一個全球成功推廣使用的信息系統。

平臺實現了電子公文流轉系統向各海外機構和機關部門的內部延伸，將海外機構和公司總部之間往來文件及部門內部文件處理電子化、流程化，有效提升了公文流轉效率和督辦能力；直接或間接實現公司總部及海外機構業務審批事項的網上辦理，提高了審批、報送效率。

（三）實現自動與透明化流程

平臺可通過靈活的主子流程配置，將公司內部流程整體串聯起來，例如，公司下發文件，在公司發文流程歸檔后會自動觸發機關部門與海外機構的收文流程，部門與機構文員會在待辦事宜中自動生成一條待辦信息，信息可通過移動OA和即時通RTX彈出提示，便于文員第一時間辦理收文。

同時，主子流程之間可隨時查看相關流程的辦理進度與審批意見，透明化的流程追蹤模式，極大的提高了協同辦公效率。另外，平臺提供全程可視化流程配置，可在流程運行期間實時調整流程，便于支撐流程優化與管理提升。

（四）兼顧信息安全與網絡加速

一直以來，中國路橋由于大部分海外機構所在國家網絡通訊條件比較差，網絡通訊速度比較慢，信息安全更無法保障，致使中國路橋采用信息化手段延伸管控長度、提升管控深度、強化管控精度的目標難以有效落實。

通過此次平臺建設，中國路橋以較少的成本引入了加速網關與SSL VPN軟硬件相結合的解決方案。海外機構通過部署加速網關設備，實現異地網絡局域網對局域網的通訊，使海外機構的電腦開機即可與中國路橋總部網絡進行通訊，直接通過內網IP地址訪問中國路橋內網中的協同辦公管理平臺，數據通過緩存技術進行訪問加速，并通過隧道技術，數據加密和用戶認證來保障信息安全。同時，針對項目人員，出差人員使用SSL VPN與總部內網進行連接，通過SSL VPN構建的加密通道與中國路橋總部進行信息交互。通過兩種方案的結合，既保證了平臺中的數據安全，又有效地提高了系統訪問速度。

（五）多維系統集成

1、平臺與其他業務系統集成，統一流程待辦，統一審批入口，統一流程查詢；

2、平臺與檔案系統集成，可以通過自動或手動方式，將歸檔流程審批單、正文與附件等信息傳輸給檔案系統的預歸檔庫；

3、平臺與AD域、HR系統集成，平臺中的組織架構及人員信息通過HR系統同步，無需另外添加，減輕了人事人員的工作量；人員的登錄驗證通過AD域集成，實現權限集中化管理、資源同步共享優化；

4、平臺內部OA系統與RTX集成，將OA系統中的組織架構和人員及時同步到RTX中，實現組織架構內人員的消息即時互通，新到達流程的及時提醒；

5、平臺內部RTX與企業郵箱集成，實現RTX中顯示信封圖標，并提示未讀郵件個數，點擊信封圖標自動登錄企業郵箱；

6、RTX與各業務系統集成，通過RTX可單點登錄到所有業務系統。

（六）實時移動辦公

平臺實現了移動化應用的功能擴展。通過e-mobile，員工可以在任何時間、任何地點通過智能終端實現公文流轉審批、日程實時安排、信息及時推送、客戶動態管理、數據追蹤查找、新聞公告瀏覽等日常工作。

（七）全面高效協同

在平臺功能的構建方面，前臺用戶主要涉及我的流程、我的知識、我的人事、我的會議、我的查詢、我的應用、我的報表、信息中心等功能模塊。管理員可以通過工作流程、知識管理、人力資源、門戶管理、設置中心等模塊實現流程配置、報表定義、門戶設計、權限分配、集成配置等后臺功能，全面支撐前臺用戶的高效協同。

四、經驗分享

1、深入分析管理短板，明確協同管理平臺的定位。從選擇產品到落實合同、項目進場、系統上線，僅用了1年不到的時間。這得益于中國路橋對管理情況、難點重點非常清楚，在此基礎上對新協同管理平臺的需求有十分明確的定位。帶著清晰的目的去尋找軟件供應商，去落地項目方案，更加能夠事半功倍。

2、充分溝通，讓對方清楚企業訴求。就協同辦公管理平臺實施的難度來說，相比其他組織，國企的規范標準更多，每一個環節都需要與廠商充分溝通，保證對方明確需求，必要時要求對方制作樣例，確保雙方盡快達成一致，推動項目落地。

3、成熟產品，盡量減少定制開發。在項目初期，中國路橋為了讓平臺更加適應公司各種管理與使用習慣，對平臺進行了大量的定制開發，使后續版本升級變得極為困難。因此，我們的經驗是采用通用成熟產品時要做好需求分析，盡量通過優化自身管理流程、適應平臺操作等方式，減少定制開發內容，增強產品后續維護與升級的適應性。

五、未來展望

平臺上線以來，已平穩使用了近5年時間，e-cology6.0也成為了老版本，考慮到最新版本的集成能力、新功能與跨瀏覽器等新特性，中國路橋已經開始著手升級最新版本e-cology8.0。

同時，隨著移動辦公的普及，目前中國路橋正在建設統一的移動辦公平臺，屆時將在移動設備上實現全業務流程統一待辦、企業微信、簡單實用的輕應用等功能，打造以協同辦公管理平臺為主，移動辦公平臺為輔的雙平臺辦公支撐體系，進一步提升中國路橋整體協同辦公效率。endprint