淺談信息時代檔案管理工作的創新探究

高吉琳

摘要：檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。醫院檔案管理主要包括兩個方面的內容：一是對醫院檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對醫院檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。本文通過對醫院檔案管理工作的論述，提出了醫院檔案管理的新思路。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；創新探究

進入21世紀以來，由于現代信息化技術得到突飛猛進的發展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現代信息、網絡等高新技術和資源，利用信息化網絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業的綜合運作能力，增強企業的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業創新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立企業檔案信息網絡，實現館藏科技檔案數字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。如何在網絡環境下如何做好檔案管理工作，淺談幾點做法：

一、重視檔案信息服務觀念的創新

檔案信息利用與傳播面臨著商品經濟和信息社會的雙重打冷戰，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創新，進一步強化檔案信息開發與利用的地位。更多地關注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發與利用，使其創造更大的經濟效益；同時，還要注重宣傳檔案信息，淡檔案信息開發與利用創造良好的外部環境，更好地為檔案信息開發與利用服務。

在國民經濟和社會信息化發展的宏觀背景下，檔案管理部門應該順應時代發展的需要，以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式帶來的沖擊，充分認識信息化建設所引發的理論與方法的突破與變革；積極應用實踐；利用檔案資源共享政策與環境，實現檔案資源的合理配置。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實現檔案資源的社會共享。為此，檔案部門要在不斷提高檔案管理與利用現代化水平的同時，具體研究我國檔案信息利用服務的現狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用利用需求特點，尋求適應檔案利用需求實際的服務模式，促進檔案資源共享的實現。

二、強化檔案信息服務體系的構建

首先，攀升檔案信息資源體系。一是建立行業檔案信息資源體系，集中本待業檔案資料，對檔案信息進行整體開發、綜合管理，形成檔案信息關頭產品，為某一待業服務。二是建立地區綜合檔案信息資源體系，以地市級綜合為中心，輻射各縣、市、區，形成資源共享的格局，體現經濟的區域性，以利用檔案信息的整體開發，統一運用。三是建立國家檔案信息資源體系，形成全國信息開發利用網絡，以利于提高檔案信息開發國際問題的經濟效益和社會效益。

其次，建立檔案數據庫，打造信息開發利用的基礎數據，并開展檔案咨詢服務。

建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進1步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

再次，運用現代信息技術手段進行檔案信息開發。這是提高檔案信息開發和利用質量的重要手段，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發、科學管理和有效利用信息資源尤為現實提供技術支持。

開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

三、完善網絡化信息服務的環境建設

目前，檔案信息的安全問題及檔案信息軟件的兼容性問題日益突出?！稒n案法》規定：“檔案部門，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用。”在方便利用和維護檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要。對于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術、網絡安全、檢測、加密技術、電子身份認證、防改寫措施等來保證網絡安全，但都很難達到徹底的安全。因此，在檔案網絡化的管理中，利用與安全是一對矛盾，但同樣是機遇和挑戰，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，才能保證檔案信息網絡化建設順利實施。

1、積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2、制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。

3、及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

參考文獻：

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[2]王鳳霞，王秀芳，《深化檔案管理工作》，[J]，《齊齊哈爾大學學報》（哲學社會科學版），2004年第3期。