試析如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

胡志偉

摘要：檔案管理工作對于一個機關事業單位來說具有非常重要的意義，因為機關工作的工作量比較大，同時工作具有比較繁雜的特點，所以機關事業單位的大部分工作都需要通過檔案進行開展。在進行機關事業單位的工作中，工作人員要對檔案管理的重視度進行一定的提高，使檔案管理工作具有一定的規范化和標準化。現階段，在我國機關事業單位檔案管理工作中存在這一定的問題，我們要找到問題的所在處，對問題進行改善，提高檔案管理工作的效率。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；規范化和標準化

機關事業單位實我國比較重要的單位，所設計的工作也比較重要，在社會的發展中，具有不可代替的意義。隨著社會的進步和發展，傳統的檔案管理模式不能滿足工作的需要，在工作的過程中遇到的問題也就越來越多，進行檔案管理的工作人員的工作效率也逐漸的降低。所以要結合實際的情況，尋找有效的科學的解決方法。

一、在以往機關事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理的方式比較落后

機關事業單位在對檔案進行管理的構成中，還使用傳統的方式，以紙質的檔案為主，將這些紙質的的檔案統一放在一個規定的地方，當對某樣檔案使用時，在那個特定的地方進行查閱，在所有的檔案中進行查找，有的時候需要查找好幾個小時，甚至好幾天。這種管理方式在以前的工作過程中能夠發揮重要的作用，但是，隨著社會的不斷發展，工作內容的逐漸細化，檔案的數量與日俱增，傳統的檔案管理有些落伍，因為它不僅不能提高管理的效率，還會增加管理部門的負擔，影響整個單位的工作效率。因此事業單位檔案管理方式不能一成不變、遵循守舊，不能停留在老路上。

2.對檔案管理工作的認識不充分

機關事業單位一般把進行實際操作的現實中的工作作為主要的工作內容，把對檔案管理的工作作為次要的工作內容，所以進行檔案管理的工作人員對這個工作沒有引起很大的重視度。出現這個現象的主要原因也在于事業單位的領導對檔案工作不是非常重視。領導認為對檔案進行管理，管理的效果即使再好，也不能帶來實際性的意義。在對檔案管理的工作人員的聘用中一般選擇在機關事業單位即將退休的老工作人員進行工作，這些工作人員上了年紀工作效率比較低，不會把太多的精力放在對檔案管理的工作當中，他們在進行檔案管理工作只是把這個工作當做消磨時間的一種方法，并不能給這個工作帶來一定的效率和改變。

二、對機關事業單位的檔案管理工作進行規范化標準化的推進

1.對檔案管理工作進行改革，優化管理方式

當前形勢下的機關事業單位工作壓力非常大，其在進行管理、治理、檢查的過程中，會用到以前檢查的數據，如果使用現代化的檔案管理方法，就能及時的調取過往的數據，提高監管的效率，而且，檔案材料的種類比較豐富，在管理的過程中，機關事業單位的相關人員要對檔案資料進行維護，維護的方法主要是病毒檢測與病毒查殺、進行數字化掃描，對重要的檔案資料要進行備份，并妥善保管，相關部門要有勇于創新的勇氣，實現檔案管理的信息化，節省時間的同時又提升了工作效率。

2.對檔案管理工作進行大力宣傳，增強工作人員對檔案認識

對檔案管理工作的重要性進行大力的宣傳，提高工作人員這個工作的認識度，使工作人員認識到，雖然這個工作不能在現實生活中帶來直接的意義，但是它在進行其他工作的時候可帶來一定的方便。如果對檔案的查找中或者審閱中的速度和效率有了一定的提高，那么對其他工作的進行也帶來一定的便利。同時，通過信息化的方式還能存儲錄像、照片等傳統檔案不能存儲的數據，這種數據能為檢查工作帶來更大的便利，提高檢查的直觀性，因此，相關部門要加強這方面的宣傳和引導，普及信息化檔案的優勢，讓干部職工逐漸接受這種管理方式。

3.改善管理體制，將實際的任務進行落實

機關事業單位的領導要加強對檔案管理工作的重視，充分認識到它的重要性，在選派員工的時候，要挑選責任心強、能力強、做事嚴謹的員工，因為，檔案管理工作的難度并不大，它的主要要求就是工作嚴謹認真，不能出現紕漏。同時要制定嚴格的管理制度，將檔案管理工作的責任落實到每個人的身上，這樣就能加強員工的責任心，減少相互推卸責任情況的發生。上級部門在進行工作考核時，要進行檔案管理工作的考核，提高下級部門的責任心和使命感。

4.全面普查案卷，取其精華，去其糟粕

在全部檔案中，會存在許多無用的檔案，或者制作非常粗糙的檔案，這些檔案的存在不僅增加了工作的數量，還占據了檔案管理資源，為此，需要對這些檔案進行清理，保留有價值檔案，這是檔案管理標準化的第一步工作。綜合性的檔案管理部門，要對管理的檔案進行清查，分門別類，銷毀些無用的檔案資料，然后才能為計算機信息化管理提供幫助。

5.按照規范標準進行重新組合

對于厚度過厚、內容比較復雜的檔案，要進行重新組卷，該工作的主要原則是將具有相互聯系的文件組合到一起，對于那使用戶方便快捷地通過移動終端獲取所需信息，從而使移動設備得到宣傳與利用；拓寬移動設備的宣傳方式和平臺。另外，圖書館還可以與各個基于移動設備的社交媒體網站、APP等運營商合作，向用戶提供豐富的資源，不僅使圖書館的資源得到很好的利用，同時又將圖書館信息服務推廣到移動設備中。

三、結語

檔案管理作為機關事業單位的工作內容，具有一定的重要性，由于人們對這個工作的認識度不大，沒有進行有效的管理和改善，是檔案管理工作的效率不是很高。同時由于檔案管理工作的任務量多，內容比較繁雜，以紙質檔案為主，所以進行查閱的時候比較浪費時間，所以要推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化，對檔案管理工作進行改革，優化管理方式；對檔案管理工作進行大力宣傳，增強工作人員對檔案認識；全面普查案卷，取其精華，去其糟粕；改善管理體制，將實際的任務進行落實；按照規范標準進行重新組合。

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