信息化條件下檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與管理

滕偉彬

[摘要]隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作和業(yè)務(wù)也向著信息化的方式開始轉(zhuǎn)變。采用信息化的系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作能夠?yàn)槿肆Y源業(yè)務(wù)提供有力保障。因此，設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理系統(tǒng)對(duì)于現(xiàn)代管理尤為重要。研究表明，采用現(xiàn)代化的管理信息系統(tǒng)來對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，不僅可以提升檔案管理工作和業(yè)務(wù)信息化的進(jìn)程，而且使得管理者對(duì)檔案管理工作變得更加科學(xué)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；信息系統(tǒng)

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734153

1前言

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，社會(huì)發(fā)展到了信息化時(shí)代，檔案管理模式也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。對(duì)于現(xiàn)代的公司而言，對(duì)于財(cái)務(wù)、人力和物品的管理是整個(gè)公司運(yùn)營的重中之重。特別是對(duì)于大型的公司而言，檔案管理工作和業(yè)務(wù)是非常重要，所以為了加強(qiáng)檔案管理工作和業(yè)務(wù)，必須采用先進(jìn)的技術(shù)手段，來打破原有系統(tǒng)之間的隔離壁障，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和交流。與此同時(shí)，不斷增加的檔案管理工作量對(duì)于整個(gè)管理決策都是一個(gè)莫大的障礙，采用新型的技術(shù)和系統(tǒng)能夠有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行分析，幫助公司的管理者對(duì)公司的整體的經(jīng)營概況進(jìn)行了解，實(shí)現(xiàn)信息化手段對(duì)檔案管理工作和業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充，是非常有意義的，設(shè)計(jì)一個(gè)信息系統(tǒng)，我們需要對(duì)公司的檔案管理工作和業(yè)務(wù)進(jìn)行情況調(diào)查；根據(jù)需求調(diào)查分析，驗(yàn)證檔案管理工作和業(yè)務(wù)信息化以后，對(duì)公司使用的系統(tǒng)功能以及需求進(jìn)行分析處理；必須對(duì)系統(tǒng)的各個(gè)子功能環(huán)節(jié)部分進(jìn)行研究和分析，詳細(xì)展示系統(tǒng)功能模塊圖的時(shí)間序列圖，充分展現(xiàn)了系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊；對(duì)所使用的系統(tǒng)的能力進(jìn)行測試，并且對(duì)文章所使用的系統(tǒng)的能力和用途進(jìn)行測驗(yàn)，測驗(yàn)大量用戶同時(shí)訪問系統(tǒng)的負(fù)載情況以及系統(tǒng)服務(wù)器的內(nèi)存、中央處理器的使用情況等。

2檔案信息化管理的發(fā)展

國內(nèi)的信息化檔案管理信息管理系統(tǒng)正處于高速發(fā)展期。國內(nèi)的檔案管理信息管理系統(tǒng)上都是通過檔案管理信息管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息管理方式實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的管理。

我國的各行各業(yè)的信息化在不斷向前推進(jìn)，全網(wǎng)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)將會(huì)快速出現(xiàn)。我國信息管理系統(tǒng)其發(fā)展過程總結(jié)為四個(gè)階段：

第一階段：使用電子表格形式對(duì)檔案管理信息進(jìn)行管理，相比傳統(tǒng)的檔案管理管理方式有了較大的進(jìn)步，但是只是對(duì)員工的基本信息進(jìn)行管理。

第二階段：單一的檔案管理管理系統(tǒng)，相比第一階段出現(xiàn)了管理系統(tǒng)，但是只是對(duì)信息進(jìn)行基本的錄入、查詢等操作，還不具備真正意義上的信息管理系統(tǒng)。

第三階段：局域網(wǎng)形式的檔案管理信息管理系統(tǒng)，只能在一個(gè)特定的局域網(wǎng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳輸、更新等操作，還不能進(jìn)行全網(wǎng)跨區(qū)域的信息傳輸。

第四階段：數(shù)據(jù)共享型的信息管理系統(tǒng)，是在信息化高度發(fā)展以后出現(xiàn)的信息管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸以及信息的共享，真正地實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化的管理。

我國的信息化發(fā)展的腳步也跟隨著世界技術(shù)發(fā)展的腳步前進(jìn)著，不斷地追趕著國際技術(shù)的前沿。傳統(tǒng)的檔案管理方式只能進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢以及數(shù)據(jù)的簡單管理，但現(xiàn)在這種管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理需求。在檔案管理過程中信息融合、信息處理以及信息傳輸這三大難題已經(jīng)成為困擾檔案管理監(jiān)控的大問題。許多企業(yè)花費(fèi)了大量的人力物力進(jìn)行整改，但是并沒有取得重大的成果。究其根本原因就是人工處理方式效率低下，不能進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的共享處理，信息處理速度慢以及不能對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的處理造成以上的問題發(fā)生。隨著國內(nèi)信息技術(shù)的快速發(fā)展，使有實(shí)力的企業(yè)都建設(shè)了自己的檔案管理管理系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)自身的需求分析后有針對(duì)性地對(duì)功能進(jìn)行研發(fā)，從而提升公司檔案管理的效率并降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)性以及減少人工管理的工作量，大大地提升企業(yè)檔案管理信息的管理效率。

3檔案信息管理系統(tǒng)分析

31檔案信息管理系統(tǒng)的需求分析

采用信息化的手段進(jìn)行檔案信息的管理，避免了傳統(tǒng)的人工管理的方式檔案信息管理不到位的弊端，可以使檔案信息更加及時(shí)準(zhǔn)確。檔案信息控制規(guī)范管理，在檔案信息的控制上實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一的分析管控，在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的管理以及數(shù)據(jù)分析方面建立統(tǒng)一的檔案信息的管控方式，實(shí)現(xiàn)了檔案的多種信息共享管理。

通過建立檔案信息的監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)模型，通過建立的數(shù)據(jù)模型對(duì)檔案信息的收集、信息傳輸、信息分析、動(dòng)態(tài)信息展示、預(yù)警信息處理以及完成信息后的處理決策等完整的管理流程進(jìn)行管理。在檔案信息管理平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)共享體系的對(duì)接管理。實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理的智能化、科學(xué)化的檔案信息管理系統(tǒng)很早就開始應(yīng)用于檔案管理中，檔案信息管理系統(tǒng)是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的信息技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)信息化的發(fā)展帶來了契機(jī)。

32檔案信息管理系統(tǒng)的模塊分析

檔案信息管理功能對(duì)員工的檔案信息進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)員工檔案信息的及時(shí)維護(hù)管理功能。實(shí)現(xiàn)了對(duì)不同部門之間的人員借調(diào)以及人員的流動(dòng)進(jìn)行管理。具體檔案信息管理功能模塊圖如下圖所示。

檔案信息管理功能模塊圖

33檔案信息管理系統(tǒng)的功能需求

（1）系統(tǒng)處理應(yīng)滿足及時(shí)、準(zhǔn)確的特性。系統(tǒng)要支持多點(diǎn)并發(fā)通過系統(tǒng)負(fù)載均衡進(jìn)行系統(tǒng)負(fù)載的減輕，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)良好的負(fù)載性能。對(duì)系統(tǒng)實(shí)用性以及系統(tǒng)的可擴(kuò)展性也要符合系統(tǒng)后期發(fā)展的情況，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)后期發(fā)展需對(duì)后期的接口等進(jìn)行管理，建立統(tǒng)一的接口以及系統(tǒng)擴(kuò)展的數(shù)據(jù)規(guī)范等都進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理，對(duì)系統(tǒng)的健壯性以及系統(tǒng)的穩(wěn)定性都是要進(jìn)行保障的，通過對(duì)系統(tǒng)穩(wěn)定可靠的管理實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)健壯性的實(shí)現(xiàn)。

通過對(duì)系統(tǒng)安全性分析對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理以及系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息的操作等進(jìn)行信息安全要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)用戶信息以及系統(tǒng)相關(guān)信息的保密管理，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，系統(tǒng)的安全性不僅僅指的是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，也包括系統(tǒng)本身的安全，對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全以及系統(tǒng)的自身安全都要進(jìn)行保障，數(shù)據(jù)安全上要對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，保證數(shù)據(jù)的完整性，通過數(shù)據(jù)庫自身的安全機(jī)制進(jìn)行數(shù)據(jù)安全的保證，對(duì)系統(tǒng)自身的安全要對(duì)系統(tǒng)的硬件信息進(jìn)行加固。保證系統(tǒng)硬件的穩(wěn)定安全，只有從兩個(gè)方面進(jìn)行安全管理才能保證信息的安全以及系統(tǒng)的穩(wěn)定。

（2）系統(tǒng)的負(fù)載以及系統(tǒng)的性能需求。為檔案信息的管理建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)建模實(shí)現(xiàn)對(duì)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息管理操作，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息進(jìn)行的快速搭建以及管理，在不同的方式以及管理上實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)信息的管理支撐，在管理方式上實(shí)現(xiàn)了對(duì)數(shù)據(jù)以及管理信息的統(tǒng)一管理操作。在不同的信息管理方式上實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管理對(duì)數(shù)據(jù)分析進(jìn)行快速的處理。

對(duì)系統(tǒng)的性能以及系統(tǒng)的負(fù)載進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，在系統(tǒng)建設(shè)的初期對(duì)系統(tǒng)的負(fù)載情況以及系統(tǒng)的性能進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，可以避免系統(tǒng)在建成使用的過程中出現(xiàn)負(fù)載過大或者性能不能滿足客戶的需求的缺陷，所以對(duì)系統(tǒng)的性能以及系統(tǒng)性能的設(shè)計(jì)是非常重要的，系統(tǒng)的性能以及系統(tǒng)的負(fù)載決定了系統(tǒng)使用的廣度以及系統(tǒng)使用的年限，對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者來說是非常重要的指標(biāo)。

4結(jié)論

經(jīng)研究，發(fā)布后的系統(tǒng)測試表明，采用現(xiàn)代化的管理信息系統(tǒng)來對(duì)檔案工作和業(yè)務(wù)進(jìn)行信息化管理，不僅可以提升檔案管理工作信息化的進(jìn)程，而且使得管理者對(duì)檔案管理變得更加科學(xué)。

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