村集體經(jīng)濟組織檔案管理對策

□ 金志昌 劉傳海

村集體經(jīng)濟組織檔案管理對策

□ 金志昌 劉傳海

村集體經(jīng)濟組織檔案管理是一項重要的工作。筆者從事基層農(nóng)村經(jīng)管工作，近幾年處理農(nóng)村信訪案件查找村級財務、文書檔案時，本以為很好找的取證材料，卻因為檔案管理不善而無從找起，影響了信訪案件的調(diào)查和辦結(jié)。

有些村干部一提起檔案管理就覺得是政府機關(guān)需做的事，農(nóng)村沒有什么重要的檔案需要留存，因此既不重視檔案資料的搜集整理，又不重視檔案管理的存放。其實村集體經(jīng)濟組織需要搜集的資料，并不像有些村干部認為的那么少，人們常說“上面千根線，下面一根針”，用來形容村一級檔案資料搜集工作再恰當不過，各級政府下發(fā)的文件，有關(guān)部門安排的工作，如新農(nóng)保、新農(nóng)合、農(nóng)業(yè)補貼、低保戶資料、扶貧資料等，還有近幾年的土地確權(quán)、農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革等工作，這些工作的成果直接關(guān)系到每一位村民，工作相關(guān)的資料具有極其重要的存檔意義。針對村集體經(jīng)濟組織檔案管理存在的問題，筆者認為應從以下幾點加強管理。

提高村干部的檔案管理意識

檔案資料的用途是備查，特別是出現(xiàn)信訪問題時，找到當時的檔案資料，就能查清當時這項工作是如何研究，如何落實的，關(guān)鍵時刻能給村干部一個清白，還群眾一個明白，這樣的問題我們遇到不少。所以教育村干部加強檔案資料的管理，就要結(jié)合實際已經(jīng)發(fā)生的活生生的事例，這樣才能起到應有的教育意義。近幾年我們就是這樣培養(yǎng)村干部對檔案管理意識，收到了很好的效果。讓村干部明白檔案“用時方恨少”的道理和重要性。

加強檔案資料管理人員的責任意識教育

根據(jù)現(xiàn)在的體制，村集體經(jīng)濟組織的村文書是檔案管理的第一責任人，不僅平時的資料搜集他們經(jīng)手得多，而且平日經(jīng)手的文件資料和使用的檔案資料也多，在村辦公室從事的工作時間也多數(shù)掌握，這就決定了村文書在檔案資料管理方面具有優(yōu)勢，因此加強他們對檔案資料的管理意識教育就變得尤為重要。

一是規(guī)定村文書是檔案資料搜集、整理、歸檔和日常管理的第一責任人，村文書不僅是平時搜集檔案的責任人，更是管理的責任人，出現(xiàn)檔案管理問題首先要追究村文書的責任。鎮(zhèn)政府及有關(guān)部門要加強檔案資料檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時進行責任追究和處理，建立起一套規(guī)章制度，并切實執(zhí)行好。

二是文件資料要第一時間交給村文書管理，有的村干部開會時有把上級發(fā)的文件資料帶回家的習慣，造成文件資料丟失，針對這個問題，檔案管理部門要加強對村干部的教育和要求，村文書也要在第一時間收集文件資料，該收集的盡收，不能因為個別干部的習慣造成文件資料的丟失。如果認識到位，檔案資料的搜集和整理，是平時一種自覺的習慣性工作，不用刻意地為搜集而搜集。例如，村“兩委”班子在開會時，作為村文書，如果訓練有素的話，自然而然地就要做好會議記錄，用會議記錄的格式信箋記錄下每位參會者的姓名、會議地點、會議時間、會議研究和通過的事項，把每位參會者的發(fā)言重點記下，會議結(jié)束讓每位參會者簽上自己的名字，會后整理暫存，年底再把所有的會議記錄整理歸檔。所以資料搜集并非刻意為之，只要做到認識到位就行。上級政府、部門發(fā)的有關(guān)文件資料、村集體經(jīng)濟組織與農(nóng)戶簽訂的各類專業(yè)承包合同，只要注意收集保存，年底分類歸檔即可。

檔案資料的管理也要創(chuàng)新方法

2017年，我們在發(fā)現(xiàn)村級檔案管理存在問題后，及時向黨委政府主要領(lǐng)導匯報，由鎮(zhèn)經(jīng)管部門牽頭，對全鎮(zhèn)72個村集體經(jīng)濟組織現(xiàn)有檔案資料專門設置表格予以登記，主要從2016年開始倒推直到村現(xiàn)存一開始的檔案資料，對每一年度的財務檔案和文書檔案進行登記，具體登記每一年度會計賬簿、憑證、文書檔案的本數(shù)，村主要負責人和村文書簽字確認，一式兩份，一份村存檔，一份鎮(zhèn)經(jīng)管部門存檔，凡是登記在冊的檔案資料如發(fā)生丟失和毀壞，就要追究村負責人和村文書的責任。

在實際工作中我們還發(fā)現(xiàn)，畢竟村一級的檔案管理設施和管理責任意識趕不上鎮(zhèn)一級，對于有些檔案資料，如2014年完成的農(nóng)村承包地確權(quán)工作形成的檔案資料，如每戶由村集體經(jīng)濟組織保存的土地承包合同、土地承包確認書、土地承包登記簿，我們從一開始就做到集中存放在鎮(zhèn)經(jīng)管部門，鎮(zhèn)政府為此投入5萬多元，現(xiàn)在黨的十九大提出農(nóng)村土地二輪承包到期后再延長30年，土地確權(quán)檔案資料從現(xiàn)在起保存的時間就要40年了，如果這些檔案資料存放在村一級，很可能因為這樣那樣的問題造成檔案資料的丟失。所以檔案資料的管理需要從實際出發(fā)，采取創(chuàng)新性管理手段和方法。

今后隨著農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革推進，對于這項工作形成的檔案資料，也要采取集中管理的手段和方法。

山東省諸城市桃林鎮(zhèn)經(jīng)管站）