當前文件檔案存在的問題及數字化管理探究

摘要：隨著社會的進步和科技的發展，計算機網絡不斷的深入到我們的生活中。計算機網絡技術已經被融入到各行各業。為了順應時代的發展潮流，學校的檔案管理要需要進行數字化的革新。數字化的管理將以計算機技術為依托，對傳統的檔案文件進行編入、管理。本文通過結合當前檔案文件存在的問題，對數字化管理進行對比、分析和研究并總結出了相應的建議，希望對今后檔案的管理提供幫助。

關鍵詞：文件檔案；問題；數字化管理

一、管理工作的弊端

（一）不適應當前需求

傳統的檔案文件無非是將信息錄入到紙面上，這種方式對于立卷的要求過高，而且在利用與保存上有很大的難題。傳統的案卷材料過于厚重、過于結實，太過于強調立卷的厚實、整齊等，在裝訂規格上也有著極為苛刻的要求，對紙張、字跡等也做出了明確要求。檔案管理部門將大量的精力都浪費在了檔案的裝訂上，根本無暇顧及檔案的管理與整理等工作，這樣的傳統檔案對檔案管理工作造成了很大的影響，大大降低了檔案管理的水平。

傳統的紙質檔案沒有一個明確的規定，立卷有著較強的隨意性，案卷質量沒有處于一個穩定的狀態，質量沒有得到穩定的保障。案卷標題、案卷文件等重要信息的規整沒有一個統一的指標，從而造成管理上的混亂。

檔案之間的聯系造成工作壓力。傳統的檔案管理需要進行檔案之間的總結聯系，這就要求工作人員對于上一段時期甚至是很久遠的檔案尋找出來，，與現在的檔案進行合并整理，這就給檔案管理工作人員的工作造成了很大壓力[1]。

傳統立卷影響利用。因為檔案的儲存是有時間限制的，但由于部分案卷中的幾份文件十分重要，而文件與案卷又是一體的，所以只能將整個案卷的時間限制提升，造成了檔案存庫量急劇上升，非常不利于檔案的管理與查閱利用。

傳統的檔案管理不適應現代化、信息化的新的管理模式。在傳統的“立卷”模式下，很多重要的檔案文件都被搜集起來，并裝訂成一本本厚厚的案卷，在借用計算機進行輔助的時候，由于每一本案卷的內容類型十分復雜而且十分紊亂，導致計算機不能編入準確的案卷內容信息，數量龐大的立卷內容給借用計算機進行管理造成了很大的影響。

（二）檔案管理問題

傳統的檔案管理在檔案管理的歷史長河中還是發揮了很大的作用，但隨著時代的發展和社會的進步，科技成為當前人們解決問題的手段，在面對當前如此龐大的檔案信息量的時，如果不采用現代化的技術對檔案進行管理，反而繼續采用傳統的方式進行檔案管理，那么弊端就會暴露的十分鮮明，當前的檔案管理工作在面對發展的潮流中出現了一部分問題，下面就對檔案管理存在的各類問題進行一一列舉：

（1）可操作性差

在傳統的檔案管理工作中，動手成為管理工作最好的解決方式，但面對大量的檔案時，手動的操作性就顯得比較差了，如若對檔案進行查閱和利用，就要在檔案室中一本本的用手翻找，無異于“大海撈針”[2]。

（2）不利于保護

傳統的檔案管理工作，在對于檔案進行編輯時，工作人員將整合所有的檔案資料紙張，對齊后，掏取三個洞，對文件進行整合，而在這個過程中，工作人員沒有進行一頁頁的檢查，時常會造成洞將文字覆蓋，造成部分重要信息遺失的情況出現。就此看來，傳統的檔案管理方式很大的影響了資料的完整性。

（3）不利于保密工作

傳統的檔案管理工作是講一段時期的檔案進行合并，制作成一本厚厚的案卷，從而進行檔案的整合。但在日常生活中，時常會有人對檔案進行借閱或利用，除了其需要的檔案外，厚厚的案卷中還包含著很多重要的其他信息，在整本借閱之后，很容易造成秘密的泄露。因此，傳統的厚案卷也為資料的保密造成了一定影響[3]。

（4）不便于復印

檔案在整合存檔之后經常會被再次利用，但不能將原件利用，這就需要對原件進行復印，但厚重的案卷，對復印工作造成了很大的工作壓力，提升了復印工作的工作量，還需要將案卷解開，找到相應的內容后再復印，對資料進行還原裝訂。傳統的檔案對于復印工作造成了很大的不便。

二、建立數字化檔案管理

（一）實現信息化管理

當前，高校為了提升檔案的管理工作水平，高校應積極推動檔案的現代化管理建設，建立網絡數字化檔案中心，將學校的大量檔案通過輸入，錄入到計算機數據庫中，對卷宗實現全面數字化的管理。學校還應加強對于錄入工作的檢查力度，大力提高檔案的質量水平，充分發揮電子檔案的作用，充分體現現代化教學的特點[4]。

（二）建立統一的校園網絡

學校還應設計或引入相應的軟件，借閱查閱工逐步實現數字化，為師生對檔案的利用實現全面的網絡化、現代化提供幫助。學校應將校園網絡與檔案管理中心緊密連接起來，實現網絡的一體化，將整個校園的網絡連接成為一個整體，極大程度的為師生的利用提供便捷。學校通過對校務辦公自動化的逐步加深，使檔案管理逐步實現自動化，實現共享資源的最大利用。

總結：

隨著科技的逐步發展，計算機技術已經融入到我們生活的每一個角落。在黨中央號召全面推動現代化、信息化建設的時代背景下，高校應積極推動校園的現代化建設。其中，傳統的檔案管理已經不能夠適應當前學校的需求，因此，就要以檔案數字化管理為契機，全面推動高校的現代化建設。本文通過結合當前檔案管理的現狀、弊端進行研究分析，提出了相應的建設性意見，希望可以對檔案管理的現代化提供幫助。

參考文獻：

[1]全力打造信息時代的企業數字檔案館——江蘇省電信有限公司檔案信息化建設側記[J].張寧.中國檔案.2006（03）

[2]基于文化與科技融合的我國非物質文化遺產保護機制及實現研究[D].葉鵬.武漢大學.2015

[3]基于“集成”內涵的機關數字檔案室建設研究[J].楊智勇，何宏甲.檔案學通訊.2012（06）

[4]提升管理水平 拓展服務領域——蘇州市國土資源局相城分局5A級數字檔案室建設紀實[J].燕楊.檔案與建設.2015（04）

作者簡介：

姓名：楊春華，出生年月：1968.8.11—，性別：男，民族：漢，籍貫：江西省贛州市，當前職務：總監，當前職稱：房地產經濟師，學歷：大專，研究方向：檔案管理，作者單位：深圳市龍房地土地房地產評估咨詢有限公司。