新意公司ERP集中財務管理研究

摘要：企業在深化改革與發展的過程中敏銳地意識到，信息化是實現企業管理現代化的必由之路。隨著經營規模的擴大及管理要求的提高，集團原有的財務會計核算及管理體系已經不能適應新的財務需要，迫切需要應用ERP系統來整合企業現有資源，并提升核心競爭力。本文通過采用文獻閱讀、深度訪談等方式，以案例研究與規范研究相結合的方法，對新意公司ERP集中財務管理在實施過程中所存在的問題進行了詳細地分析和深入地研究，并提出了相應的措施和對策，為其ERP集中財務管理下一階段的實施提供參考和指導。

關鍵字：新意公司、ERP、集中財務管理

新意公司具有30多年生產歷史，截止到2010年擁有總資產10億元，流動資產3.7億元，資產負債率0.19%；實現產值3.8億元，實現銷售收入7.5億元，實現稅金6172萬元，利潤總額1549萬元，凈利潤1312萬元；主要設備有八O型焦爐、六六型焦爐和30萬噸搗固焦爐各一組兩座，洗煤系統三套，以及相應的焦化產品回收及加工系統；主要產品及生產能力為年產冶金焦炭100萬噸，焦油5萬噸，粗苯和炭黑各一萬噸，城市煤氣6000萬立方米，洗煤180萬噸，同時還生產工業煤、瀝青和多種炭素質品，是冶金、金屬、輕紡、橡膠、建材、交通等行業的主要原料；其呈現的特點是：公司內企業間業務聯系緊密、依托性強，并依賴于焦炭生產的較為單一的產業鏈公司。

一、新意公司ERP集中財務管理系統的實施進展狀況

新意公司ERP系統的實施一般分為三個主要階段，即：前期工作、項目實施和鞏固提高。下面針對新意公司ERP集中財務管理系統實施的前期準備環節、項目啟動環節、培訓環節和數據初始化環節中各工作的實施狀況進行進一步的分析。

1、項目的前期準備階段

準備階段的主要工作為領導層培訓及ERP原理的培訓，主要的培訓對象是企業高層領導及今后ERP項目組人員，使他們掌握ERP的基本原理和管理思想。只有企業的各級管理者及員工才是真正的使用者，真正了解企業的需求，只有他們理解了ERP，才能判斷企業需要什么樣的ERP軟件，才能更有效率的運用ERP。

在新意公司ERP集中財務管理系統實施的前期工作中，實施方對公司領導層相關理念和原理的培訓力度不夠，僅在項目組例會上對項目組成員進行一些ERP相關理念與原理的溝通，致使公司領導層對ERP的理解僅僅停留在概念的層面，并沒有深入到ERP的真正管理核心；再加上實施方對公司的業務不熟悉，在進行現行業務流程調研的時候，新意公司相關員工對此并不理解，給雙方的溝通造成極大的阻礙，經常會出現答非所問的現象，這直接導致ERP集中財務管理項目的某些實施部分十分艱難，其實施進度也相對緩慢。

2、項目啟動環節

ERP的實施應成立專項小組，并確定項目的實施主計劃。在項目小組確認完項目實施主計劃后，應將項目的目標、工作方式、時間安排等相關信息在公司內部的中高層以及部門的業務骨干中進行一次宣傳。項目啟動會是一次非常好的溝通機會，企業老總在項目啟動會中的講話將會左右企業中層管理者對這個項目實施的態度。新意公司于2008年5月進行了項目啟動，成立了ERP實施項目小組。本應該在項目啟動時召開一個項目啟動大會，卻因公司高層領導擔心項目實施失敗而放棄項目啟動大會，這就沒有造成讓大家重視的輿論，參與的人員抱著成功失敗都無所謂的態度，也沒有在組織內部形成核心凝聚力。

3、培訓環節

隨著項目的啟動，貫穿ERP項目始終的培訓工作也逐步展開。培訓分為顧問對企業的培訓及企業內部培訓兩大類。實施顧問對公司進行的培訓包括ERP理念培訓、軟件功能培訓、處理流程培訓以及針對IT部門的系統管理培訓。在實施顧問對軟件進行培訓的時候，項目的核心成員原則上必須全過程參與。但實際情況是，項目成員只有在涉及自己的這一部分的時候才參加培訓，或當手邊的工作與培訓時間有沖突時就不來參加培訓，從而導致項目成員對整個系統流程的理解較為片面，不能從全局的觀念上來把握，給后期做流程或進行部門協調時帶來了許多障礙。

4、數據初始化環節

初始化數據包括系統參數、靜態數據、期初數據。系統參數和靜態數據一般包括：物料資料、供應商資料、客戶資料、計量單位及轉換資料、會計科目表、會計期間等等。期初數據主要包括：總賬科目余額、應收余額（分已開票和待開票）、應付余額（分已開票和待開票）、末發貨的銷售訂單、末到貨的采購單等。新意公司ERP軟件的系統參數由實施顧問負責，靜態數據的收集、整理由新意公司相關人員負責。由于公司總部一直應用的是用友U8財務系統，靜態數據方面的收集和整理相對而言比較容易，應該說數據初始化的工作比較容易完成。但是由于數據初始化的計劃較為籠統，只是規定了要完成數據初始化的工作的時間，并沒有按天數安排好進度和落實相關責任人，導致在最后期限這些應該完成的工作還沒有完成。

二、新意公司ERP集中財務管理系統實施中存在的問題

1、公司財務管理體系的問題

一方面是公司對財務管理的重要性認識不足，企業管理者對于財務管理從生產經營產生的信息反饋、提供的有關財務決策資料、對企業的經濟效益產生的促進作用認識不深，對于財務管理的目標、職能、內容等問題了解不夠；另一方面是其財務管理基礎工作不夠統一、規范、標準，各分、子公司與總部在產品編碼、管理編碼、科目編碼等技術標準、規范不統一，造成企業內部“信息孤島”現象嚴重，導致其信息處理過程中的綜合效益發揮不出來，同時也反映出公司財務管理制度不夠完善，執行不力。

2、公司財務人員素質問題

財務人員中各年齡段分配比例較合理，但財務人員市場意識較淡泊，競爭意識不足，對ERP財務管理的管理理念沒有形成。此外，財務人員整體管理水平不高，高素質、復合型財務人才嚴重缺乏，故難以從會計核算及其他途徑獲得的資料中研究和分析存在的問題，找出解決問題的方法和途徑。

3、內部控制失效的問題

在ERP集中財務管理系統實施以前，公司的業務系統基本都是圍繞某一業務功能或者職能部門運行的，這些系統不是基于跨部門的流程來設計的。而ERP集中財務管理系統實現了從采購到付款、訂單的獲取到發票的開出等業務集成，實現了跨部門業務處理。在這種情況下，ERP集中財務管理系統中單一的數據庫會使得過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結果是，用于企業內部控制的許多審計線索在ERP集中財務管理系統的引入后消失了。同時，企業過去基于文件審批的內部控制機制，也無法適應ERP基于流程的管理需要。由于企業的業務運作更加依賴于ERP集中財務管理系統，這種依賴和信息系統本身特點所導致的脆弱性，形成了企業新的潛在問題。

4、成本隱性擴張的問題

ERP系統在實施中，軟件供貨商是按照服務天數提供服務并收取費用，如果在實施過程中出現種種預料之外或不可控制的情況，由于雙方既定的服務天數己到，服務者或者停止服務或者增加費用，給用戶帶來損失或額外支出。這種按照服務天數提供服務并收取費用的方式容易造成實施成果與費用脫鉤的現象。例如，用友公司在簽訂合同時會約定實施后的服務費自簽訂合同之日起一年內免費，這樣實施周期的延長會縮短用戶享受免費服務的時間，構成用戶實施ERP的隱性成本。公司在開始考慮采用ERP集中財務管理系統之前，并沒有充分了解到應用這一系統所需要的全部成本。在實施過程中，公司不能合理分配實施費用，沒有將項目進度和時間安排等實施成本控制在計劃之內，進而導致其隱性成本增加。

三、新意公司ERP集中財務管理系統實施中問題的解決對策

1、公司財務管理體系的進一步完善。ERP集中財務管理系統僅僅只是工具，只有提高財務管理整體水平才能確保ERP集中財務管理系統的充分利用，同時要轉變觀念，確立財務管理的中心地位，正確處理好生產、經營、技術、財務管理等之間的關系，把價值管理的觀念落實到企業管理的每一個人，每個過程和環節。

2、加強財務人力資源的開發與管理。新意公司在這方面要高瞻遠矚、系統規劃，加大財務人員培訓以及引進高級財務人員的力度，遵循“引進稀缺的，用好現在的，培養將來的”原則，培養復合型的會計人才，適應不斷深化的企業信息化建設的財會人員。

3、內部控制制度的建立和完善。針對實施ERP集中財務管理系統過程中所存在的關于內部控制方面的潛在問題，公司在內部控制方面應該做好如下工作：一是組織控制，在設計企業的組織結構時要體現職責分割目的，合理進行工作分工，相互制衡；二是流程控制，在工作流程設計時不僅要考慮工作的銜接和傳遞，還要考慮步驟和步驟之間的工作審核；三是權限控制，根據員工在企業中擔當的不同職責享有不同的操作、交易處理、審核和查閱等權限；四是責任控制，要界定崗位職責，明確職責歸屬，在運行中一旦出現問題，可以迅速查清責任人；五是安全控制，必須在系統中設置安全防護設置，如防火墻、加密卡、數據庫定時備份等，必須建立一套完整有效的系統運行管理制度，嚴格督促各部門、員工執行；六是人員控制，一方面通過權限的授予，另一方面要加強員工的職業道德教育（特別是系統管理員和高級管理人員）；七是操作紀錄控制，保存完整的操作紀錄對未來解決出現的問題有著重要的幫助；八是軟硬件控制，設置專門系統管理人員，確保系統硬件、軟件、程序的正常運轉。

參考文獻：

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[3]孫惠民.ERP系統規劃與典型案例.北京：清華大學出版社，2009.

[4]杜美杰.信息系統與會計內部控制.北京：清華大學出版社，2009.

作者簡介：

郝素娟（1985.7-），女，四川成都人，碩士，助教，主要從事財務會計研究