數(shù)字檔案館如何接替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館

摘要：檔案是重要的社會信息資源，傳統(tǒng)檔案館作為社會信息資源系統(tǒng)的一個重要組成部分，正面臨著數(shù)字化時代的挑戰(zhàn)。本文從館藏檔案數(shù)字化的內(nèi)容、流程、策略、要求等方面，分析了數(shù)字檔案館如何接替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館的過程。

主題詞：數(shù)字檔案館 傳統(tǒng)檔案館 檔案數(shù)字化

數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)包括原始館藏的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫。原始館藏的數(shù)字化是將館藏檔案轉(zhuǎn)化成計算機可以識別和處理的數(shù)字化信息，經(jīng)過整理和組織，存儲在存儲設(shè)備里。網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫是指實現(xiàn)數(shù)字化后的信息資源分布在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)提供資源共享。數(shù)字檔案館是管理檔案信息的"信息中心"，檔案的實體保管模式應(yīng)該向檔案信息化管理模式過渡。而數(shù)字檔案館的檔案信息資源建設(shè)的首要任務(wù)就是如何將傳統(tǒng)檔案館的原始館藏數(shù)字化，亦即數(shù)字檔案館如何接替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館的原始館藏，這是由傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)型過程中的一個關(guān)鍵性問題。要解決這一問題，涉及一系列工作內(nèi)容、技術(shù)與理論問題，諸如數(shù)字化采集設(shè)備的選擇，數(shù)字文件格式的選擇，文件存儲系統(tǒng)的建立等。下面從以下四方面分析數(shù)字檔案館如何接替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館的過程。

一、館藏檔案數(shù)字化的工作內(nèi)容

館藏檔案數(shù)字化工作內(nèi)容從流程上分主要包括兩項：一是將傳統(tǒng)載體檔案目錄進行數(shù)字化，二是將檔案內(nèi)容進行數(shù)字化。

1.檔案目錄數(shù)字化的主要工作是對載體檔案進行編目，并將目錄信息錄入到計算機中，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)的計算機管理和目錄信息的資源共享。

2.檔案內(nèi)容數(shù)字化的主要工作是館藏的紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過掃描、加工、處理（包括去污處理、圖像處理、OCR等），轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋尽D像、圖形、流媒體等數(shù)字格式的信息，存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計算機及信息系統(tǒng)提供查詢、檢索和瀏覽。

館藏檔案數(shù)字化工作內(nèi)容從形式上主要可分為四種：紙質(zhì)檔案、音頻檔案、視頻檔案和縮微膠片等。

二、檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程

一般來說，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程可以分為以下幾個過程：數(shù)字化預(yù)處理、數(shù)字化加工/轉(zhuǎn)換、信息處理、信息存儲、信息發(fā)布與信息利用等幾個核心過程[1]。由于要數(shù)字化的檔案形式不同，有紙質(zhì)、音頻、視頻、縮微四種，因此在實際數(shù)字化時具體工作流程會不同。有關(guān)詳細的、具體化的流程可參見相應(yīng)的國家標準，如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《視、音頻檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（征求意見稿）等。

1.數(shù)字化預(yù)處理

預(yù)處理是數(shù)字化加工的第一個環(huán)節(jié)，主要工作是將實物檔案，如紙質(zhì)檔案、錄音錄像等按照數(shù)字化加工的輕重緩急原則，進行篩選，然后，再按照下一步數(shù)字化處理工作的具體要求做拆卷、分類、整理、模數(shù)轉(zhuǎn)換等處理工作。

2.數(shù)字化加工與轉(zhuǎn)換

是將傳統(tǒng)載體的檔案轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式表示的檔案信息資源，主要工作有：掃描、數(shù)碼拍照、錄音錄像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換等。這一階段需要重點加強對破損程度比較嚴重的、紙質(zhì)又很薄的、很難直接進行掃描或者無法采取掃描方式進行數(shù)字化的歷史檔案的處理。主要采取的措施：一是根據(jù)實際情況做一些特殊的保護處理，或者變換方式如采用數(shù)碼相機拍照然后再加載到計算機系統(tǒng)中，但絕不可以損壞原件；二是在掃描加工時應(yīng)考慮一次掃描、多次使用、全信息捕獲的基本原則，盡量在掃描前充分考慮檔案的利用目的，避免多次重復(fù)掃描加工。因為每次掃描加工不僅花費人力、物力和財力，而且對檔案原件也有損害。這個階段工作過程中采取合適的掃描分辨率與模數(shù)轉(zhuǎn)換等的技術(shù)參數(shù)是非常關(guān)鍵的。本階段必須在大量的實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上，選擇科學(xué)的、合理的數(shù)字化加工與轉(zhuǎn)換的技術(shù)與指標開展工作，側(cè)重點在于技術(shù)方案的選擇與確定。

3.信息處理

本環(huán)節(jié)的工作是將數(shù)字化后的圖像文件、多媒體信息等與檔案的著錄信息進行關(guān)聯(lián)的重要過程。該過程要將圖像與多媒體文件對照原始檔案而進行核對、壓縮及OCR圖文識別。無論是紙質(zhì)檔案數(shù)字化后進行圖文處理，如圖像壓縮、OCR識別等，還是錄音、錄像檔案通過模擬到數(shù)字的轉(zhuǎn)化后，都可能造成一定程度的數(shù)據(jù)丟失或信息失真，因此本階段要重點考慮檔案數(shù)字化后能夠被存儲、保存和提供利用，考慮如何將失真度降到最低。

4.信息存儲

信息處理過程將生成關(guān)系型數(shù)據(jù)庫文件、大量的電子圖像和多媒體文件，這些數(shù)據(jù)需要存儲在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中并提供利用，而不僅僅是存儲在光盤上保存在庫房作檔案備份。因此，應(yīng)首先根據(jù)數(shù)字化存儲容量及網(wǎng)絡(luò)化提供利用的要求，選擇網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備、考慮數(shù)據(jù)庫與電子文件的存儲和被訪問的方式。有關(guān)存儲格式和標準已有相應(yīng)的規(guī)定，如紙質(zhì)文件數(shù)字化后存儲格式已有標準。

5.信息利用

該階段是將數(shù)字檔案信息發(fā)布在網(wǎng)上，并提供不同網(wǎng)絡(luò)范圍內(nèi)的不同數(shù)據(jù)內(nèi)容的檔案利用。利用面向兩種對象--公眾網(wǎng)用戶和政務(wù)網(wǎng)用戶。信息存儲與交流利用所采取的格式是不同的。我們國家對存儲格式有規(guī)定，但對利用格式?jīng)]有規(guī)定。在質(zhì)量可接受情況下，為實現(xiàn)快速方便利用可對格式進行轉(zhuǎn)化，如采用占用空間較小的流媒體格式等。

三、檔案數(shù)字化策略

檔案信息資源要開發(fā)利用，就要對檔案進行數(shù)字化處理，對檔案信息資源進行組織，這一定要講究策略，走有選擇地數(shù)字化和共建共享模式兩條路。

1.有選擇地對館藏檔案數(shù)字化

館藏檔案浩瀚無窮，該如何選擇數(shù)字化策略呢？傅榮校教授已在《中國檔案》2003年第3期《館藏檔案數(shù)字化策略》一文就指出館藏檔案數(shù)字化策略的選擇從理論上講主要可分為以下五種方式：

A、將全部原始館藏檔案數(shù)宇化。這種全部數(shù)字化策略從理論上來說是理想的方式，但從保密和經(jīng)濟的角度考慮是不切實際的。

B、選擇能代表館藏特色的檔案進行數(shù)字化。這種方式可以使數(shù)字檔案館形成自己的特色，有效避免了檔案信息資源的重復(fù)建設(shè)。endprint

C、將有高價值的檔案信息數(shù)字化。高價值要看"檔案信息是否存在潛在的長遠使用價值，是否存在證據(jù)價值和情報價值，或是否具有歷史價值或文物價值"[2]。這就要對檔案根據(jù)檔案保管期限表在數(shù)字化之前先進行鑒定，對一些保管期限劃分不合理的，要進行個別調(diào)整。

D、對使用頻率高的檔案數(shù)字化。事實上，館藏檔案有很大部分是無人問津的，這樣做可以節(jié)省成本提高效益。如我們高校檔案，在近200項歸檔范圍中，頻繁使用的也就是職稱、學(xué)籍、畢業(yè)生及一些政策法規(guī)等幾項。所以在數(shù)字化時重點選擇這幾項就差不多了。當然這種方法也有缺點，需要通過加強館際合作和上面第二、三種方法來解決。

E、用戶需要時才數(shù)字化。這種方式可以將用戶不需要的檔案信息排除在數(shù)字化范圍之外。但用戶的需要有時存在很大的偶然性，切不要把極少情況下才會用到的檔案進行數(shù)字化。

以上五種選擇傳統(tǒng)檔案館原始館藏進行數(shù)字化的方式，各有特點，有些從館藏檔案信息的價值出發(fā)（如第二種方式），有些從利用者需要出發(fā)（如第四種、第五種方式）。基于以上分析，我們不難發(fā)現(xiàn)，無論哪種方式，如果單獨采用都存在一些不可避免的缺陷。筆者建議將第二種、第三種、第四種和第五種方式有機結(jié)合起來使用，優(yōu)勢互補，以提高數(shù)字檔案館檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。

2.共建共享模式

信息資源組織、數(shù)字化是一項龐大的工作，光靠一個檔案部門的力量是不夠的，應(yīng)該由不同的機構(gòu)來共同展開。原先單位存檔把實物檔案移交給檔案部門就行了，以后這樣是行不通的。在歸檔之前，有關(guān)單位要先把檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，這也正好符合我們數(shù)字化走的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)→全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)→多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)這種形式。

很多省市已經(jīng)在實施共建共享模式。上海市檔案局早在2005年《關(guān)于加強上海檔案信息資源開發(fā)利用工作的實施意見》里就提出了數(shù)字化要走共建共享之路的策略，指出"要依托統(tǒng)一的電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺和信息安全基礎(chǔ)設(shè)施，整合包括館（室）藏檔案信息、政府公開信息、企業(yè)和個人的各類檔案信息資源，建立條塊結(jié)合的目錄中心和分布式目錄數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上，建立以檔案全文、多媒體數(shù)據(jù)庫為核心的檔案信息中心。制定資源共享合作機制，推動需求迫切、效益明顯的跨部門、跨地區(qū)檔案信息資源的共建共享，避免重復(fù)建設(shè)"[ 3]。

四、檔案數(shù)字化的工作要求

檔案數(shù)字化是一項技術(shù)性較強的工作，涉及多類先進設(shè)備的使用、多種技術(shù)的綜合應(yīng)用、多項指標的選擇，在組織、規(guī)劃、實現(xiàn)等方面對檔案工作者的業(yè)務(wù)水平有較高的要求。盡管數(shù)字化工作分紙質(zhì)、音頻、視頻、縮微膠片檔案等四種，但它們在數(shù)字化時有著一些共性的要求，這些要求可歸結(jié)為一般原則性要求和技術(shù)性要求。

1.原則性要求

A、要科學(xué)規(guī)劃與組織。拋開資金問題，館藏檔案數(shù)字化其實是一項耗時耗力耗人的工作。為確保數(shù)字化工作有條不紊地開展，除需要對人員進行合理的分工、組織和協(xié)調(diào)外，還需要對即將被數(shù)字化的檔案進行有序的調(diào)控和出入庫的檢查與登記。

B、要準確定位數(shù)字化對象。任何一個檔案館的館藏量都是豐富的，要想對其進行全部數(shù)字化是不現(xiàn)實的。這就要講究策略問題，在符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定情況下，要有選擇地進行數(shù)字化。至于如何選擇的問題在上文里已做了分析。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對紙質(zhì)檔案數(shù)字化對象的確定有詳細的要求。

C、要有安全保障措施，加強過程管理。檔案部門缺少數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)人員是很普遍的問題，所以在實際數(shù)字化時會出現(xiàn)委托外協(xié)加工或外包給電腦公司或商務(wù)公司代加工。這就要制定安全的保障措施，防止檔案被丟失、泄密、篡改、復(fù)制或漏訂錯訂等。在檔案出入庫的各個環(huán)節(jié)，要建立起嚴格的登記制度。

2.技術(shù)性要求

A、避免重復(fù)數(shù)字化。紙質(zhì)檔案掃描、圖像處理、音頻視頻檔案采集捕獲等過程，多少都會損壞檔案原件，丟失部分信息，因此在數(shù)字化時要盡可能做到一次加工，全息捕獲，避免重復(fù)數(shù)字化。

B、技術(shù)指標和格式選擇要合理。檔案數(shù)字化的技術(shù)性主要體現(xiàn)在技術(shù)指標格式的選擇上。檔案數(shù)字化要本著存、用分離原則。從替代母本保存角度講，對數(shù)字文件內(nèi)容上的原真性要求高，因此不能過多的考慮存儲容量問題，盡量不選擇有損壓縮格式，分辨率、采樣頻率、格式等技術(shù)參數(shù)的設(shè)置在滿足國家標準或規(guī)范基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位實際情況可從高從優(yōu)設(shè)置；從檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用角度來講，要求信息存取達到高效、快捷，而文件大小是決定網(wǎng)絡(luò)訪問速度的關(guān)鍵，只有圖像壓縮較高時，文件才能達到盡可能的小，但同時信息的失真度也比較大，要權(quán)衡決定。技術(shù)指標和格式的選擇是一項非常關(guān)鍵的工作，既要考慮信息的保真性，又要考慮網(wǎng)絡(luò)利用的效率，更要保護檔案原件不受損失，這往往是矛盾的，必須根據(jù)業(yè)務(wù)需要做出正確、合理和可行的選擇。

C、設(shè)備和軟件要配套。專門的掃描設(shè)備或視、音頻采集卡有相應(yīng)配套的軟件。雖然很多軟件是兼容的，適用于不同的掃描儀或采集卡，但只有使用相應(yīng)配套的軟件才能使設(shè)備達到最佳性能，并取得最理想數(shù)字化成果。

總之，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點。而檔案信息數(shù)字化是一項龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建設(shè)過程中存在著許多困難，但檔案信息數(shù)字化始終是檔案管理的發(fā)展方向，這是數(shù)字時代的大勢所趨。我們應(yīng)當清醒地認識到檔案信息數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展是分階段的。因此，檔案信息數(shù)字化的建設(shè)應(yīng)根據(jù)需要和可能的原則，區(qū)別輕重，分清步驟，依據(jù)條件，量力而行。循序漸進，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，逐漸走向完善。

參考文獻：

[1]引自薛四新 彭榮 陳永生著：《檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)》，機械工業(yè)出版社，2006年1月出版

[2]引自傅榮校：《館藏檔案數(shù)字化策略》，《中國檔案》2003年第3期

[3]引自《關(guān)于加強上海檔案信息資源開發(fā)利用工作的實施意見》（滬檔發(fā)[2005]201號）

作者簡介：

許文霞 女（1960.03--）浙江臺州人，副研究館員，碩士學(xué)位，研究方向：檔案管理。endprint