高職院校教務檔案管理工作探究

【摘要】隨著社會事業的不斷進步和人們物質文化需求的不斷提升，強化高職院校教務檔案管理，日益成為提高教育教學質量的一個重要組成部分，如何做好高校教務檔案管理工作成為擺在高校教學管理工作中的一項現實問題。本文在認識教務檔案管理的重要性、真實性的基礎上，客觀分析高職院校教務檔案管理人員的職業素質，提出高職院校教務檔案管理工作的科學管理方法，為檔案管理人員的事業成就感、職業能力提供借鑒和參考，構建服務教學、科研及學校發展的教務檔案管理平臺。

【關鍵詞】高職院校；教務檔案；管理服務

【中圖分類號】G717.24 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2017）11-0106-02

一、正確發揮教務檔案作用

高職院校教務教學檔案建立和管理是學校教學活動的重要組成部分，教學檔案的建立和管理能為學校的教學改革工作提供重要的參考資料。而在有效的檔案管理之余，還要注重提高教學檔案的利用度，這樣才能充分發揮教學檔案的價值以及教學檔案管理的意義。高職院校教務檔案記載和保存了學校教育教學的經驗和成果，反映了學校總體教育教學水平，是學校奮斗和發展的記錄。是師生員工在從事教育教學、教改科研、管理和開展各項活動中直接形成的，經過檔案管理人員收集整理，形成對學校和社會有利用保存價值的各種不同形式的記錄資料，具有重要的憑證作用和重要的參考作用。

具體認真做好兩方面的工作：一是將老師們撰寫總結材料中的精華部分，按類摘編形成專題材料；二是將老師們發表在全國各類期刊上的論文編成索引，供老師們檔案室查閱。以上兩方面工作，有力推動學校優良傳統的形成，促進了具有特色的校風和學風的建設。開展檢查和監督，提高教務管理水平，為高職院校師生服務為宗旨。學院教學督導和教學行政管理部門要注意檢查教學檔案的管理情況，評議檔案工作中的成績和不足，提出改進意見，不斷提高檔案管理水平。同時，要按照有關部門的要求，積極開展檔案整改工作，以為教學第一線服務為宗旨，制訂具體措施與辦法，更好地做好這項工作，為學校師生服務為宗旨。

二、認真做好教務檔案管理

（一）準確把握高職院校檔案的構成及特點

高職院校主要由以下幾方面構成：

一是教育教學檔案。包括教學大綱、教學計劃、教材、課程表、考試試卷、考試成績、畢業生名冊、學籍管理等；

二是教師檔案。包括教案、教學鑒定、教學研究論文、教學總結材料等；

三是學生檔案。包括學籍卡、思想品德考核表、健康卡、學生成績卡、畢業自我鑒定、獎懲情況以及紀律、衛生、考勤和日常行為規范登記表等。

高職院校檔案是高職院校教學管理實踐活動全過程的真實記錄，具有以下特點。教務檔案承載著教育教學這一活動的專業特點，具有專業性；以學期、學年、學屆的方式記載，周而復始，循環往復，按學期、學年安排教育全過程，始終與學生入學-學習-畢業這個周期性活動相同步，具有周期性；教學材料來自不同的教學管理機構和不同的教學層面，材料來源較為分散，具有分散性。

（二）有效保障高職院校檔案的收集整理

教務檔案內容豐富，材料繁多，要提高檔案管理效率，必須使用科學化的管理方法。這就要求檔案管理工作做細做實，實現科學文檔一體化管理。首先是教學案卷的歸檔存放。對各類檔案編目之后，分門別類，各年度、各學期每一類目的材料都有固定的排架位置。其次是建成各類數據庫。對在教學管理中產生的電子檔案進行整理，使分散龐雜的檔案信息便于操作、便于檢索、便于查閱，為全面實現檔案現代化創造條件，把價值高、利用率高的紙制檔案轉化為數字化檔案信息，實現數據資源共享。

同時，認真做好教務檔案的及時收集、整理歸檔工作。例如，學校從外校聘請專家，召開學術交流會，對交流的圖片、文字資料等要及時進行整理、歸檔、存放。如果只單純地用幾個字記錄這件事，就失去了原始資料的完整性，不利于以后做參考。

（三）著力提高檔案管理人員素質

教務檔案管理人員素質的高低直接關系到檔案管理工作質量的優劣。作為一名合格的教務檔案管理工作者，一方面，要不斷加強政治理論學習，時刻與黨中央保持高度一致，努力提高政治理論素質；另一方面，要積極參加檔案管理技術方面的專業培訓，不斷提高自身業務素質，為努力做好檔案管理工作打下堅實的業務基礎；三是注重提升個人修養，培養自己的敬業精神、事業心和責任感，努力把檔案管理工作做好，做精。

三、努力實現教務檔案目標

（一）建立檔案管理體制，落實教學檔案管理責任制

建立管理體制，落實教務檔案責任制。根據《高等學校檔案管理辦法》規定，高職院校應設立綜合檔案室（館），由專職檔案人員負責，各教學系及職能處室應有一名負責人分管本單位的檔案工作，并視情況配備專（兼）職檔案工作人員，負責本單位檔案的收集、整理和移交工作。有關檔案規章、教學評估、課程建設、專業設置等方面的文件，應由院級檔案管理機構負責；各教學系部只保管上述方面同本部門有關的教學檔案以及課程檔案、學生考試試卷、畢業論文等數量較大的材料。同時，學院各部門要根據自己的管理范圍，制定相應的檔案管理制度。教務處根據每個工作人員的崗位職責，確定與之有關的檔案資料收集管理責任制，并要求每學期結束前將此工作細化，從制度上保證教務檔案長期有效地收集和保存。做好教務檔案工作，不僅僅是教務檔案管理人員的事情，應該進行全面動員，使各院系充分認識到教務檔案的重要性，每學期結束要將分散存在的檔案材料收集起來，統一管理，并且要對檔案管理員進行業務指導和培訓，以強化其檔案管理技能。

從制度上保證教務檔案長期有效地收集和保存。

（二）開展檢查和監督，提高管理水平，服務師生

教學督導和教學行政管理部門要注重檢查教學檔案的管理情況，評議檔案工作中的成績和不足，提出改進意見，不斷提高檔案管理水平。同時，按照有關部門的要求，積極開展檔案整改工作，以為教學第一線服務為宗旨，制訂具體措施與辦法，更好地做好這項工作，為學校師生服務。

（三）深化教務檔案的開發利用，應用現代技術手段

教務檔案管理者要更新觀念、從封閉的管理機制走出來，變被動服務為主動服務，利用計算機和網絡等現代技術，深化教務檔案的開發應用。搭建綜合教務管理系統數字化校園平臺，力求多角度、深層次、全方位地開發利用，在網絡環境下，師生可以在任何一臺電腦上查閱到自己權限內可以查閱的檔案信息，方便師生檢索和查詢檔案資料，利于查全、查準。使檔案資源在保密范圍之外高效、無時空限制地得到共享，更好地服務學校建設。

（四）高度重視檔案工作人員的業務培訓

組織檔案工作人員學習政策法規、基礎理論知識，掌握相應的理論、技術、方法，不斷提高檔案工作技能。一是具備從全局高度科學對待教務檔案工作的眼界和意識，自覺把本職工作納入全校發展的整體和全局規劃之中；二是具備信息化專業知識和能力，全面加強檔案從業人員的信息化培訓，將電子文檔（轉下頁）（接上頁）歸檔、檔案數字化加工等技術納入培訓內容。

高度重視檔案管理工作人員的再教育。學校綜合檔案室應經常組織各院系檔案管理人員學習檔案基礎知識，了解相關政策，不斷提升檔案管理人員的業務水平和綜合素質，提高檔案管理的科學化、現代化、規范化，為高職院校教育教學提供更好地服務。

參考文獻

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作者簡介：譚慧，女，恩施職業技術學院。研究方向：檔案管理。endprint