人力資源管理中人事檔案管理出現的問題研究

張娜

摘 要：在人力資源管理中，人事檔案管理是其重要的輔助工具，企業的一些寶貴的信息資源都存在檔案中，所以說人事檔案管理對于人力資源管理的充分發揮起著關鍵的作用。然而，在實際檔案管理中，還存在著一些問題，需要我們去解決。本文就人力資源管理中人事檔案管理中的一些問題進行了分析，闡述了人事檔案管理的重要作用，并提出了提高人事檔案管理的一些措施，希望對人力資源管理起到一定的促進作用。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；問題；對策

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）21-0209-02

人事檔案管理雖然是人力資源管理的重要組成部分，對人力資源管理起著重要的推動作用，但是企業對其的重視程度卻不夠，有的單位甚至對其忽略。不同的單位人事檔案管理的問題也不一樣，所以我們需要根據單位的實際情況來發現問題，并有針對性的采取措施，這樣才能夠使人事檔案管理中的問題得到有效解決。

1 人事檔案管理在人力資源管理中的作用

1.1 有利于企業人力資源的合理配置

所謂的合理配置是指根據每個人的情況把適合的人安排到合適的崗位，對其分配相應的工作，這個過程要根據人員的履歷、職稱、專業、性格等多方面綜合考慮，分析他們合適什么崗位，這樣才能保證每個員工工作后可以發揮他們的長處，提高工作效率，這樣對個人和單位都是百利無一害的。反之，如果隨便安排崗位，就會導致有些員工的優勢得不到充分發揮，使他們對工作不感興趣，進而不能夠把全身心精力投入到工作中，這樣對企業的效益也會產生嚴重影響。所以，根據人事檔案的記載，可以把企業的人力資源合理配置，這樣一來工作效率就會大大提高，進而提高企業的整體效益。

1.2 有利于人力資源管理科學化和規范化

影響人力資源需求的主要因素是由組織內部決定的，真實可靠的人事檔案對于分析組織內部的人力資源狀況是否適應企業的發展需求，制定科學的人力資源計劃有著極其重要的作用，沒有根據人事檔案而建立的人力資源需求預測肯定是徒勞無功的。因此，人事檔案管理對人力資源的預測更科學、規范，有利于制定合理的管理規劃。

1.3 有利于發現人才和挖掘人才潛能

在一個企業中，人是最重要的因素，一切工作都要堅持“以人為本”，要最終人才，善于培養人才，合理的運用人才，只有把人的積極性調動起來，才能使他們更好的服務于企業。另外，根據人事檔案記載，企業要善于挖掘每個人的潛能，使他們可以各盡其才，使他們把自己的才能都發揮到工作中，企業可以通過在職表現、專業能力、工作態度、業績考核等多個方面綜合比較，作出合理的選擇，在這個過程中人事檔案是其正確挑選、培養、使用人才的重要依據。

2 人事檔案管理中出現的問題分析

2.1 人事檔案管理內容單一，不全面

人事檔案具體是指在長期的人事管理活動中形成的，記錄員工個人、家庭情況以及工作情況、個人的經歷、品德、才能、工作表現等詳細的資料。然而，目前一些政府機關和事業單位的人事檔案管理內容不夠全面，只記錄了員工的簡歷和一些簡單的狀況，例如，姓名、出生地、生日、家庭成員、學習和工作經歷等，對他們在工作中的具體表現、個人的特長、業績情況都沒有詳細的記錄，這樣一來人事檔案就不能作為一個單位選用人才的重要依據。

2.2 人事檔案管理手段落后

隨著科技水平的不斷發展，對于人事檔案管理的要求也更加規范化和科學化。目前在一些單位中，人事檔案管理還是采用之前的傳統模式，在實際工作中，這樣的模式已經不能夠滿足現在的要求，經常會出現檔案分散、甚至有些還會丟失的情況，這樣就會嚴重影響人事考察的整體性，也在一定程度上降低了人力資源的使用效能。

2.3 人事檔案管理技術水平相對落后

目前我國大部分國有企業的人事檔案管理仍是以紙質檔案為主，沒有形成系統的數字化管理模式。國有企業由于在全國各地大多都有分公司或辦事處，人員的工作崗位變動頻繁，經常會出現當事人從一個分公司調往其它分公司或是離開這個城市，但他的檔案卻還在原公司或原城市，這就給人事檔案的查閱、管理、核查帶來了很大困難，也造成人力、物力和財力的極大浪費。

2.4 人事檔案時效性較差

我國大型國有企業人事檔案管理和事業單位檔案管理的方式很相似，個人檔案往往集中于對當事人過去經歷的記錄。我國的人事檔案制度是人員檔案3-5年整理一次，對于已經放入人事檔案中的材料不會再重新審核鑒定，新放進去的材料也只是一些績效考核表、工資變動表等內容，而真正能夠反映當事人近期動態情況的材料卻少之又少，這樣的人事檔案就無法為企業管理者提供有價值的信息。

2.5 人事檔案的真實性差

相較于政府和事業單位而言，在一些中小企業中，檔案的“失真”現象較為明顯，包括假學歷、假年齡、假工作經驗等，導致這種情況一方面是由于中小企業檔案管理人員對檔案管理的重視度不夠，認識不到檔案管理的重要性，對人員檔案的審核不夠嚴格；另一方面是由于中小企業中人力資源管理水平有一定的局限性，他們對人員信息的鑒別能力不強，缺乏專業的評估能力，這樣一來就會使檔案的內容失真，對企業的長久發展也會造成影響。因此中小企業的人力資源管理者一定要充分重視檔案管理，在今后的工作中一定要保證人事檔案的真實性。

3 提高人事檔案管理的有效措施

3.1 將人事檔案的內容具體化

在原來的人事檔案資料中相應地添加一些內容，這些內容必須能夠反映出一個人綜合素質和能力以及性格特征、專業能力等具有個性化的資料，還可以加上由權威部門認定的業績考核資料，通過這樣的方式充實了人事檔案的內容，讓企業更好地了解人才，使用人才。

3.2 規范常規管理，確保有序運行endprint

認真貫徹落實人事檔案管理制度，建立健全存檔資料交接工作手續，同時配套落實強有力的專業措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，提高人事檔案工作質量和整體水平要完善檔案材料的鑒別工作，防止不真實材料人檔，避免錯漏，實現檔案材料的真實性、完整性、連續性，企業檔案工作要為企業人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的意見。

3.3 運用現代科學技術，更新管理方式

傳統的人事檔案管理方式過于陳舊和落后，應該盡可能的引進現代化的管理技術，建立人事檔案管理數據庫，實現網絡化、自動化的人事檔案管理模式，將個人的資料錄入電腦中，以電子檔的形式保存下來，并可以在企業內部建立局域網，實現資源的共享，讓企業的管理者更加便捷的調取員工資料。人事檔案管理是衡量人才素質重要來源和載體，是國家和社會選拔人才的憑證，也為企業的人力資源管理保證的人才信息的來源，為人力資源的發展帶來動力。在競爭日益激烈的社會中，企業必須轉變傳統的觀念，跟上現代管理的步伐，提高對人事檔案管理的重視力度，積極的拓展職能服務，為人力資源發展提供強有力的保障。

3.4 加強人事檔案的時效性和真實性

傳統人事檔案重點在于個人的歷史記錄，整理的的時間間隔較長，失真的可能性就大，現代檔案管理改變這種現狀，縮短整理檔案的時間段，不段增加一些能夠反映個人近期綜合能力、培訓情況和績效表現的等較具體的材料。合理擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新。另外，要加強內容真實性核定，缺乏真實性性的檔案無疑是廢紙一堆，甚至會適得其反，所以人事檔案管理工作應加強對檔案內容的清查，剔除無效、虛假的信息，確保人事檔案的真實可靠。

4 結語

總之，完善的人事檔案管理對人力資源的開發與管理有著極其重要的作用，人事檔案是企業或組織進行考察和合理使用人才的重要依據，在人力資源管理作用中是不可替代的。因此，為了促進人力資源和諧健康發展，企業必須充分發揮人事檔案管理的積極作用。

參考文獻

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