高校基建檔案中前期資料的管理研究

任家英

摘 要：高校基礎設施建設是高校建設的重要組成部分，承擔這高校教育與研究的重要責任。高校基建檔案同樣也是高校檔案的重要組成部分，在高校建設管理決策中發揮重要作用，因此加強高校基建檔案管理具有積極的意義。本文以高校基建檔案的前期檔案管理為研究對象，對高校基建前期檔案資料管理進行分析研究，并提出針對新的建議。

關鍵詞：高校檔案管理；基建檔案；前期資料

1.高校基建前期檔案資料概述

高校基建檔案管理工作中，前期檔案主要是指在高校基建工程項目開始施工以前，在立項、審批、投招標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。高校基建前期檔案是基建檔案的重要組成部分，是基建工程建設的憑證性、基礎性文件材料，是高校永久保存的法律性原始憑證。高校基建前期檔案形成是一個復雜的過程，包括前期程序、移交報送程序、庫房管理等流程。

高校基建前期檔案在基建工程建設與檔案管理中發揮重要的作用，是高校建設規劃與管理決策的依據，是基建質量保證體系的重要組成部分，是高校基建檔案最終形成的關鍵，是基建工程項目前期文件材料的保障。

2.當前高校基建前期檔案管理問題分析

（1）前期檔案形成條件不足

從當前高校基建檔案管理的現狀調查結果來看，高校基建檔案在早期的檔案形成中過于重視建設過程，對當前形成缺乏足夠的認識和重視，使得基建工程檔案資料不齊全，不規范，甚至部分基建檔案材料出現造假的現象。由于高校基建工程建設單位與高校檔案管理部門之間的協作不夠緊密，建設單位相關人員在檔案管理中的前期檔案意識不強，不懂建檔范圍，同時建設單位檔案管理制度匱乏，無法可依，組織不力，導致高校基建前期檔案形成的條件不足，進而影響了基建工程的前期檔案管理質量。

（2）前期檔案管理制度不規范

由于高校領導階層對基建檔案管理的意識不夠，以及高校檔案管理部門與建設單位的配合協作有限，導致前期檔案管理制度不規范，無法做到工程檔案與工程建設同步進行。從高校基建工程項目的建設現狀來看，檔案工作并沒有納入基建工程建設的整體規劃中，檔案管理人員很少參加簽訂工程的有關合同。此外，由于高校檔案管理部門并沒有派出專業人員參于基建工程檔案的形成過程，而建設單位相關單位缺乏檔案政策、法規、標準、規定的學習，也缺乏檔案專業知識，使其不了解基建前期檔案形成與移交的具體規定，進而造成基建工程前期檔案形成與管理水平不高。

（3）前期檔案資料管理中的檔案管理部門缺位

從現狀來看，當前高校在基建工程建設管理中，過于重視建設施工過程，對基建過程中的檔案管理意識不足，這也使得高校檔案管理部門在基建過程中缺位現象較為突出。高校作為基建的主導方，在基建檔案早期形成中存在工作缺陷，以至于檔案管理部門需要在工程竣工后“突擊”基建檔案的建設與管理，無法實現工程建設與檔案形成管理同步。高校檔案管理部門在基建工程項目中缺位主要表現在以下幾個方面：一是重建設輕檔案，二是早期檔案缺乏專人保管，三是高校無強勢主導與統一協調。

3.加強高校基建前期檔案管理的建議

（1）明確檔案資料管理的主體

高校在開展基建工程建設中，要明確檔案管理部門在基建前期檔案形成與管理中的主體地位。在收集整理材料時，要求基建施工單位先出圖在施工，并保證圖紙資料的完整性，而且施工單位對圖紙的變更需要檔案管理部門的參與，要確保每次資料變動中建檔的及時性與準確性。在工程建設前期，每次資料的刪減、變更都要及時通知檔案管理部門，且高校檔案管理部門收到通知后要著手準備檔案資料，以最快、最有效的方式建立完整的基建前期檔案。在整個基建過程中，要確立檔案管理部門的主體地位，并明確規定其權利與義務。

（2）理順前期檔案資料的管理程序

在高校基建前期檔案管理中，高校檔案管理部門需結合基建建設流程，理順前期檔案資料的管理流程。首先，檔案管理部門要嚴謹收集管理，確保檔案的真實完整，必須及時收集基礎設施檔案材料，保證檔案材料的真實性，把握基礎設施檔案材料的階段性，在初步驗收與整理的基礎上，逐一登記，發現漏洞及時不缺。其次，做好工程竣工檔案驗收，在驗收時，檔案管理人員必須事先審查工程技術檔案和施工資料是否完整，在確認無誤后由高校檔案部門統一歸檔。再次，對前期檔案資料的管理實行集中統一管理，開展規范化服務，使基建前期檔案管理工作科學化、規范化與標準化。

（3）健全前期檔案資料管理制度

高校需要建立健全前期檔案資料管理制度，重點加強管理機制，做到檔案管理部門與基建工程各單位之間的緊密配合，明確各自職責，確保各環節的有效銜接。在基建檔案管理中，改變當前一級管理模式，變檔案一級管理為檔案管理部門與項目管理部門的兩級管理。并且在基建工程中設置專門的檔案管理員，并全程跟蹤工程進展，這使得檔案管理員對工程進度與變更情況較為了解，能夠及時督促建設單位做好變更文件的收集和修改工作，確保工程竣工圖與基建實際狀況相符。

（4）推動檔案行政管理職能轉變

在高校基建前期檔案管理中，高校要明確基建檔案管理服務的方向，要以與時俱進的創新精神促進檔案工作的改革與創新。高校基建前期檔案管理的目的不僅僅是檔案的存儲與憑證，更應該發揮其利用功能，完善檔案的服務形式。因此，高校要推動檔案管理部門的職能轉變，要體現其服務屬性，不僅面向高校自身的服務，而且要體現面向社會的服務功能。為卻把高校檔案部門的職能轉變，要建立相對穩定的保障措施，比如強化基建檔案管理部門的職能配置，建立績效向導機制，明確其服務屬性。

（5）強化檔案管理意識，做好業務培訓

首先，高校層面應強化基建前期檔案管理意識，并落實檔案管理制度，明確檔案管理部門在基建前期檔案管理中的職責與權力，健全一支有事業心、責任心的檔案管理隊伍。高校要加強檔案管理部門人員的專業素質培訓，提高檔案管理人員綜合能力。參與基建工程項目前期檔案管理的檔案管理人員，高校組織專業培訓，使其熟悉基建工程建設的流程，以及基建前期檔案形成、收集、歸檔等方面的專業知識，使其在基建前期檔案管理中能夠適應并滿足工作要求。此外，高校還用通過培訓提升檔案管理人員的時代意識，包括市場意識、信息意識、現代化意識、法紀意識。

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