淺談醫(yī)院財務(wù)檔案管理存在的問題及對策

劉 娟 / 安徽省泗縣人民醫(yī)院

淺談醫(yī)院財務(wù)檔案管理存在的問題及對策

劉 娟 / 安徽省泗縣人民醫(yī)院

醫(yī)院的財務(wù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它是一個單位進行經(jīng)濟活動的原始記錄，直接反應(yīng)醫(yī)院各項經(jīng)濟活動的收支情況。財務(wù)檔案是否真實、齊全、準確、完整。直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策和醫(yī)院今后醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體質(zhì)改革的不斷深入，醫(yī)療市場的競爭與日俱增，作為為決策者提供真實正確原始資料的財務(wù)檔案，在醫(yī)院改革發(fā)展中顯得尤為重要。該文對目前醫(yī)院財務(wù)檔案管理存在的問題進行分析，提出加強醫(yī)院財務(wù)檔案管理的幾點看法。

醫(yī)院管理；財務(wù)檔案；科學(xué)管理；審核監(jiān)督

醫(yī)院財務(wù)檔案是醫(yī)院管理、醫(yī)療、護理、科研、教學(xué)和后勤保障等全面工作的經(jīng)濟反映，是醫(yī)院財務(wù)部門及財務(wù)人員在經(jīng)濟活動中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查的財務(wù)憑證、財務(wù)賬簿、財務(wù)報表等財務(wù)核算材料。是重要的經(jīng)濟檔案，是國家檔案的重要組成部分。規(guī)范醫(yī)院財務(wù)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，醫(yī)院財務(wù)檔案管理是醫(yī)院財務(wù)工作的一項重要內(nèi)容，必須加以重視，以便進一步提高醫(yī)院財務(wù)檔案的管理水平。

1.醫(yī)院財務(wù)檔案的特點及作用

1.1 醫(yī)院財務(wù)檔案的特點

醫(yī)院財務(wù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，醫(yī)院財務(wù)檔案的特點主要表現(xiàn)為來源的廣泛性、內(nèi)容的專業(yè)性、形成過程的嚴密性、行業(yè)的特殊性等。

1.2 醫(yī)院財務(wù)檔案的作用

財務(wù)檔案作為一種經(jīng)濟檔案，有著不可替代的作用。首先醫(yī)院要對外報送真實準確的財務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟活動和經(jīng)營成果都儲存在財務(wù)檔案中。其次，醫(yī)院對外融資及投資等活動都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，而財務(wù)數(shù)據(jù)也都來源于財務(wù)檔案。再次，上級主管部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)也有相當一部分來源于財務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開財務(wù)檔案，而且隨著醫(yī)院衛(wèi)生經(jīng)濟的快速發(fā)展，醫(yī)院的業(yè)務(wù)活動更加多樣化和復(fù)雜化，財務(wù)檔案則保留了全部經(jīng)濟活動的痕跡，為日后分析經(jīng)濟情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。因此，只有加強醫(yī)院財務(wù)檔案的科學(xué)管理，才能發(fā)揮醫(yī)院財務(wù)檔案的重要作用，保證為國家、社會、各種機構(gòu)和單位領(lǐng)導(dǎo)提供及時、準確、全面、高質(zhì)量的財務(wù)信息。

2.醫(yī)院財務(wù)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1 部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重財務(wù)業(yè)務(wù)，輕財務(wù)檔案管理

部分醫(yī)院對檔案管理工作的重要性認識不夠，管理機制不夠規(guī)范，由于檔案本身不能帶來直接經(jīng)濟效益，造成有部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作重要性認識不夠，沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，財務(wù)檔案沒有專門的地方存放，有的醫(yī)院雖有設(shè)置，但也只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，沒有把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成財務(wù)人員對財務(wù)業(yè)務(wù)非常熟練，但對檔案知識，特別是對財務(wù)檔案規(guī)范性原理標準知之甚少。也沒有參加過財務(wù)檔案管理知識的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少醫(yī)院重財務(wù)業(yè)務(wù)，輕財務(wù)檔案管理，存在財務(wù)業(yè)務(wù)與財務(wù)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。

2.2 財務(wù)檔案管理制度有待改進和完善

很多醫(yī)院財務(wù)檔案管理制度不太完善，以至于檔案的收集率很低，信息不能獲得有效的共享。財務(wù)資料是醫(yī)院財務(wù)核算過程中形成的記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生、執(zhí)行情況的資料，是財務(wù)檔案的組成要件，其收集裝訂是由財務(wù)機構(gòu)的財務(wù)人員來完成的，因此財務(wù)檔案的質(zhì)量取決于財務(wù)人員對財務(wù)資料的審核監(jiān)督及收集裝訂工作。但實際工作中由于財務(wù)職能的弱化，財務(wù)的監(jiān)督職能未能很好的發(fā)揮作用，不能確保財務(wù)資料的真實、合法、或者是合法的財務(wù)資料掩蓋了非法的經(jīng)濟行為，造成檔案利用價值不大。很多醫(yī)院雖然檔案管理比較健全，人員的權(quán)利和責(zé)任也劃分的比較明確，但是財務(wù)檔案管理工作卻沒有一套完善的管理制度，人員的考核和職責(zé)劃分等都比較混亂。一些具有使用價值的財務(wù)資料因為沒有很好的收集而丟失，檔案的共享性更是無從談起，使財務(wù)檔案無法服務(wù)于醫(yī)院的各項管理。

2.3 信息收集不規(guī)范，無法綜合利用

很多醫(yī)院在對檔案信息進行收集時，收集手段不夠規(guī)范，收集速度也相對較慢。在進行財務(wù)檔案管理時，要根據(jù)財務(wù)檔案的性質(zhì)由相應(yīng)的職能部門來完成。但是很多醫(yī)院在對財務(wù)檔案進行收集時規(guī)范性很差，主要表現(xiàn)在財務(wù)檔案收集不完整，移交手續(xù)未按照規(guī)定要求執(zhí)行，收集到財務(wù)檔案之后未對檔案進行歸類、細化和歸檔。以至于收集到的檔案價值性極差，對醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生不利影響。

2.4 財務(wù)檔案銷毀難

醫(yī)院財務(wù)檔案的銷毀是檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環(huán)。實際工作中這一環(huán)節(jié)往往不夠重視，不按《中華人民共和國會計法》規(guī)定的期限進行銷毀，許多醫(yī)院的財務(wù)檔案已超過保管期限，也不愿意銷毀，存在無人愿銷、無人敢銷的局面。究其原因，一方面是數(shù)量大，開展工作需要花費大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性的規(guī)定，大量的陳年舊賬既占據(jù)了有限的空間，又影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

2.5 缺乏專業(yè)的財務(wù)檔案管理人員

現(xiàn)在許多醫(yī)院沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。大多由會計人員兼管，由于會計人員只熟悉本專業(yè)知識，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識的專門培訓(xùn)，使得整理出來的財務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高，內(nèi)容填寫不全，排列不整齊，裝訂不規(guī)范，整理出來的會計檔案達不到規(guī)范化的標準，不符合檔案管理的要求，更談不上進行科學(xué)化的管理。

3.完善財務(wù)檔案管理的對策

3.1 完善檔案管理的體質(zhì)建設(shè)和制度建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)制定相應(yīng)的措施，根據(jù)《檔案管理辦法》、《電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立健全一整套相關(guān)制度。采用先進手段和科學(xué)方法保管檔案，定期開展對財務(wù)檔案管理工作進行檢查，檢驗財務(wù)檔案管理工作的情況，可以對相關(guān)工作人員制定工作考核細則，將此考核情況納入員工的績效考核范圍內(nèi)，通過考核工作人員可以發(fā)現(xiàn)不足，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性，對當前財務(wù)檔案管理工作進行改進和完善。

3.2 規(guī)范化收集及處理財務(wù)檔案

財務(wù)檔案管理人員要按照檔案局的要求將財務(wù)檔案規(guī)范地定期移交到醫(yī)院的檔案管理機構(gòu)。辦理移交時，必須監(jiān)交人、移交人、接交人同時在場辦理交接手續(xù)，雙方應(yīng)清點會計檔案是否齊全、完整，賬目是否相符，案卷整理是否規(guī)范，交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方科室各保留一份，存檔一份。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視財務(wù)檔案收集工作，督促各業(yè)務(wù)科室配合好財務(wù)檔案收集工作，提供各種有利條件，便于檔案管理人員快捷的對檔案、文件進行收集，同時要對財務(wù)檔案的收集情況進行不定期的檢查。在整理資料時如果發(fā)現(xiàn)資料遺失，要采取必要的手段進行補救，只有財務(wù)檔案收集規(guī)范化，財務(wù)檔案管理工作才能規(guī)范化。會計檔案的鑒定及銷毀，要按照財政廳、國家檔案局《會計檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院要根據(jù)財務(wù)會計工作中的實際情況，制定出適合會計檔案鑒定及銷毀的規(guī)章制度，并且編制會計檔案鑒定及銷毀清單，由會計部門與檔案部門提出鑒定及銷毀的書面意見。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，檔案部門提出詳細的鑒定及銷毀清單，并與醫(yī)院財務(wù)會計部門共同鑒定后進行銷毀。檔案、財會、審計、保衛(wèi)等部門要共同派員監(jiān)銷。

3.3 加強醫(yī)院財務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理

要使會計檔案管理工作的規(guī)范化，就要不斷改進財務(wù)會計檔案工作的管理方法。會計檔案工作已經(jīng)從原始的紙質(zhì)財務(wù)會計檔案，發(fā)展到磁質(zhì)和電子的財務(wù)會計檔案，由于電子系統(tǒng)財務(wù)會計數(shù)據(jù)易被修改。所以要嚴格執(zhí)行計算機授權(quán)權(quán)限，嚴格執(zhí)行醫(yī)院財務(wù)會計管理人員的審批制度，對醫(yī)院財務(wù)會計數(shù)據(jù)及時備份、及時維護，以防止病毒侵害和人為惡意的修改，導(dǎo)致財務(wù)會計信息損失和破壞。使用磁盤、光盤等電子介質(zhì)來存儲會計報表和賬簿時，要對存儲介質(zhì)進行編號，通過一定的標注來對檔案資料進行分類，采取措施保證存儲空間得到有效的壓縮，最大限度的降低存儲成本。

3.4 加強培訓(xùn)，培養(yǎng)雙面人才

會計檔案是醫(yī)院檔案管理工作的一個重要組成部分，無論從會計檔案的內(nèi)容、財務(wù)會計檔案的數(shù)量，還是財務(wù)會計檔案保密程度上都是非常重要。為改善會計檔案保管的條件，確保會計檔案的安全和完整，及時完善會計檔案管理的規(guī)章制度，要不斷加強人才隊伍的建設(shè)。醫(yī)院要配備既具備檔案的管理知識，又有會計知識和計算機知識的會計檔案管理隊伍，要以開發(fā)會計檔案的價值為目的、為醫(yī)院財務(wù)會計工作、醫(yī)院審計工作和制定經(jīng)濟政策提供服務(wù)。醫(yī)院財務(wù)不僅要建立合理的財務(wù)會計檔案管理人員的績效考核評價規(guī)定，也要對計算機信息化技術(shù)人員進行一定的檔案管理工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹，使其了解財務(wù)會計檔案管理工作的重要性，以更好地為會計檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

4.結(jié)束語

醫(yī)院在進行日常的發(fā)展過程中，應(yīng)充分發(fā)揮財務(wù)檔案的潛在作用，利用各種財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料，分析研究醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展和財務(wù)運行的特點，以及存在的不足，研究分析財務(wù)管理對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)。所以醫(yī)院必須要重視財務(wù)檔案管理工作的重要性，正視在檔案管理工作中存在的問題，并找出問題的原因，通過有效的管理來解決這些問題。只有檔案管理工作收集規(guī)范化、硬件建設(shè)到位、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)過關(guān)，才能保證醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的效率。

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