人工檔案管理與數據化檔案管理對比研究

摘 要：隨著近年來我國科學技術快速的發展，在信息技術的影響下，檔案管理模式也發生了變化。借助信息網絡的信息交互、傳遞等功能可實現一體化的檔案數據管理與共享，充分滿足用戶信息查詢和獲取的需要。但就目前我國的檔案管理體系建設情況來看，跟多檔案管理機構和單位還在沿用著人工檔案管理方式，既沒有進行一體化的檔案數據建設，也無法滿足社會各領域檔案數據查詢和獲取的需要，限制了檔案管理效率的提升。鑒于此，本文人工檔案管理方式和數據化的檔案管理進行對比分析，并提出詳細的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關鍵詞：人工檔案管理；數據化檔案管理；對比研究

1 數據檔案管理模式建設的必要性

在信息技術的影響下，檔案數據化建設已經成為了行業發展的必然趨勢。借助信息網絡的數據資源管理和信息交互功能不僅能實現一體化的數據資源共享，還能對各類檔案數據進行有效的歸類、歸檔和數據化存儲，充分滿足用戶信息資源獲取和查詢的需要。可以數據檔案管理數據化建設完全改變了傳統的檔案管理模式，在滿足檔案數據共享、信息交互、傳遞的需求上讓檔案管理變得更為簡單、便捷。不但提高了檔案管理效率，更能促進紙質檔案信息、音視頻檔案數據信息進行長期保存，形成永久性信息資源來滿足各領域信息查詢和獲取的需要。具體而言，數字技術、信息技術的發展開拓了檔案管理的新篇章，以計算機數據管理為核心的信息化檔案管理體系能夠形成全面性的資源互補優勢，既能促進檔案信息進行永久保存，也能提升檔案管理效率，滿足檔案管理體系一體化建設的需要。

2 人工檔案管理模式存在的主要缺陷

從檔案保管的方法演變來看，人工檔案管理模式還存在較大的發展局限，不能適應檔案管理一體化發展的需要。一方面，多元化、多種類的檔案數據資源需要人工進行長期的保管、對于重要的信息資源還要進行加密管理，既需要付出較多的時間，也需要付出較大的精力，其處理效率較低，錯誤率較高，不適應大規模檔案信息數據集中使用的需求。此外，檔案管理機構如果采用人工的方式對檔案信息數據進行集中處理需要較多的人力資源，而檔案管理專業出身的人才相對較少，不能滿足檔案管理機構人才使用的要求。同時人力資源的使用意味著檔案管理部門要付出更多的人力成本，而人力成本的支出要遠遠高于檔案信息管理體系建設的費用，長此以往會給檔案管理部門造成較大的經濟負擔。最后人工檔案管理模式主要以紙質信息、電子音像制品信息為主，面對這些實體資源既需要建立專門的檔案室進行保存，也需要人工對其進行專門的整理、存放、歸檔、處理流程過于繁瑣且效率低下。

3 數據化檔案管理模式的主要優勢

（一）提高保存管理質量

傳統上的檔案保存手段，一般主要以紙質、圖片、照片、錄音、錄像為主，因檔案保存的方法不同，時間長短不同，可能造成紙質文檔受潮、水浸、火災等各類損壞情況，每年需要檔案管理部門投入相當的經費進行保存。同時這類實體紙質資源到大安信息數據很難進行備份處理，因為無備份文件，當原文件損失后，信息管理將變得較為困難。數據化檔案管理主要是指借助計算機、網絡等工具，把有關資料制作成電子文檔進行保存，在保存空間、質量、清晰度、準確性方面都有明顯的提升。

（二）數據信息檢索更為準確

數據化的檔案信息管理體系在信息檢索方面上午的快速準確，操作簡單便捷。傳統檔案管理工作檢索需要檔案管理人員從目錄中找出所需的記錄信息，然后據此在檔案管理室進行查找，既費時又費力。檔案數據化體系建設只需要通過網絡就可滿足信息查詢的需要，其操作更為便捷，管理人員可以從模糊查詢，組合查詢分類查詢中，選取最佳的查詢方式。在檔案數據庫中檢索出需要的檔案信息，在信息共享的前提下，信息查詢者只需要獲取管理權限，就可以進行數據共享，極大減輕了工作人員的負擔，提高了信息檢索效率。

（三）提高工作效率

檔案管理上進行數據化體系建設，更省時省力，能夠有效提高人力資本的利用率。傳統的檔案管理工作大多由人工完成，需要大量管理人員進行大量的手工資料的收集、整編、匯總存放等、工作量大、且效率低、造成時間浪費而提高了人力成本。進行檔案信息數據化建設后，網絡化，自動化實時化的優點立刻凸顯出來，只需要一次簡單的數據錄入，檔案管理內部進行數據共享就能滿足各領域對于檔案信息數據查詢的需要。這種檔案管理方式，能夠實現多次信息數據利用，并實現信息傳遞和數據共享，有效提高了信息的管理效率和檔案資源的利用率。檔案數據化管理體系及服務機制的建設能夠擴大檔案信息的使用范圍，這就要求檔案管理機構一方面要結合信息技術建立線上信息服務平臺來滿足社會用戶多方面當然信息獲取的需求，另一方面檔案管理及服務機構要在引入計算機技術的前提下，結合自身的管理模式，優化自身的內部組織架構，根據自身的檔案管理特點建立完善的信息化操作模式，促進信息化檔案管理機制的形成。

（四）促進檔案信息標準化管理

相對于傳統的人工檔案管理方式，檔案管理體系進行數據化建設能夠促進檔案管理方法向科學化方向邁進。科學化的檔案管理工作方法是實施檔案管理的重要前提，就是根據信息社會的特點和檔案工作的客觀規律，進行合理的組織計劃和信息資源控制。傳統人工檔案管理模式下，檔案數據資源整理、歸類、歸檔難以形成科學性的管理工作標準體系，不能從科學的角度形成信息資源管理優勢。當然，數據化體系的建設就可以很好的解決這一問題，依托于計算機網絡的數據交互優勢，既能促進檔案信息數據及時共享、分類傳播、集中存儲和數據庫建設，也能全面提升檔案管理的工作效率形成集中化的工作標準模式。一方面，數據化交互體系的建設能為檔案資源的及時共享提供必要的途徑，既能轉變檔案數據的共享形態，也能促進不同的管理機構之間進行數據交流和數據傳播。另外一方面，數據庫的建設為檔案管理提供了標準性的存儲流程，對于不同種類、不同形態的檔案數據進行電子化處理，將其集中存儲在信息數據庫當中能滿足各部門、各組織的信息查詢需要，形成社會性的資源分布體系來促進信息收集和信息共享，全面提升了檔案信息資源的利用效率。

綜上所述，與傳統人工檔案管理模式相比，數據化的檔案管理體系建設有了更為明顯的優勢，既能形成集中化的資源存儲優勢促進檔案信息數據在不同的空間和時間范圍內進行使用，也能形成檔案管理標準流程，將各種各樣的電子信息數據進行集中存儲。這就要求檔案機構要以先進的技術及技術管理為基礎，在先進技術及管理理念的引導下，進行檔案信息的網絡共享和網絡數據管理體系建設，形成統一的管理流程，滿足檔案數據信息共享和傳遞的需求。

參考文獻

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作者簡介

唐虎（1984-），男，四川南充，蓬溪縣人力資源和社會保障局，檔案管理。endprint