淺談如何做好照片檔案管理工作

摘 要：檔案的收集、整理、利用都是檔案管理工作中不可缺少的環(huán)節(jié)。對(duì)照片檔案而言，照片檔案的前期收集工作至關(guān)重要，可為照片檔案的下一步整理工作提供重要的信息。整理好的照片檔案能得到充分的查閱和利用，進(jìn)而發(fā)揮照片的形象紀(jì)實(shí)作用，推進(jìn)企事業(yè)單位更好地發(fā)展。本文結(jié)合個(gè)人工作實(shí)際就如何做好照片檔案管理工作進(jìn)行了相關(guān)的探討。

關(guān)鍵詞：照片檔案；收集；整理；利用

照片是隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而誕生的一種新型的檔案載體類(lèi)型，它以其特殊的載體形式，反映出悠久的歷史、重大的變革以及重要人物的歷史面貌，彌補(bǔ)了紙質(zhì)文字檔案的不足。由于辦公自動(dòng)化的普及，新型信息介質(zhì)的出現(xiàn)，照片檔案日益增多，內(nèi)容日漸豐富。在實(shí)際工作中，如何做好照片檔案的管理工作也越來(lái)越重要。。

1 照片檔案的重要性

照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)工作中起著重要的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，照片成為社會(huì)生活重大 重要組成部分，它以其特殊的畫(huà)面載體形式，原始、真實(shí)、有效地記錄了不同時(shí)期企業(yè)管理的變化和發(fā)展。

2 如何做好照片檔案的管理工作

1、照片檔案的收集工作

照片形成過(guò)程復(fù)雜、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，管理難度大。隨著數(shù)碼技術(shù)的普及，數(shù)字照片越來(lái)越多，管理方法發(fā)生了根本的變化。檔案工作應(yīng)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，順勢(shì)而上，提高檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。

（1）收集范圍

收集的照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。按照照片檔案收集要求，照片內(nèi)容主要包括：記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片；領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片；本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片；記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片；本單位獲得各種榮譽(yù)的照片；其他具有保存價(jià)值的照片。

（2）收集時(shí)間

重大活動(dòng)要隨時(shí)歸檔；日常活動(dòng)要定期歸檔；階段性工作結(jié)束時(shí)整理歸檔。

（3）收集信息

收集信息環(huán)節(jié)的重要性顯而見(jiàn)之。辦公室應(yīng)設(shè)專兼職人員負(fù)責(zé)收集保管照片，較全面低記錄照片的各個(gè)要素，尤其是時(shí)、地、人、事這四個(gè)最基本的信息。必要時(shí)，還可提供事由的產(chǎn)生背景及重要影響等內(nèi)容。辦公室負(fù)責(zé)保管照片的人員應(yīng)提前把活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)主持、與會(huì)人員、攝影者、備注說(shuō)明等要素制作成表格，在每一次歸檔時(shí)都按要求認(rèn)真填寫(xiě)照片信息，以免因照片信息不全而造成有價(jià)值的照片無(wú)法歸檔。

2、照片檔案的整理工作

（1）照片檔案的分類(lèi)

在實(shí)際整理照片檔案過(guò)程中，主要將照片分為四大類(lèi)：1、省市各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)各界知名人士以及同行單位到本單位的活動(dòng)照片（視察、參觀、座談等）。2、本單位主辦或協(xié)辦的各類(lèi)學(xué)術(shù)培訓(xùn)和講座。3、本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果、重大榮譽(yù)的照片。4、本單位黨、團(tuán)、工會(huì)組織活動(dòng)形成的照片。

（2）照片檔案的編號(hào)

照片檔案的編號(hào)方式有幾種，其中以本單位使用萬(wàn)維數(shù)字化檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)為例，則采用格式為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)（冊(cè)號(hào)）-照片流水號(hào)。

（3）照片檔案的著錄

為更好地保管和利用照片檔案，在著錄過(guò)程中應(yīng)盡可能全面錄入照片的主要信息。這里的信息大部分來(lái)源于前期的照片信息收集工作，缺少了收集信息這一環(huán)節(jié)，無(wú)形中增加了照片檔案的著錄工作難度。以萬(wàn)維數(shù)字化檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)為例，對(duì)入冊(cè)照片的題名、攝影者、攝影時(shí)間、地點(diǎn)、文字說(shuō)明、載體類(lèi)型、大小等項(xiàng)目都應(yīng)進(jìn)行錄入。其中照片題名部分可參考以下格式：

參觀類(lèi)的題名：*年*月*日某領(lǐng)導(dǎo)一行*人到**（單位）參觀指導(dǎo)（圖為參觀**現(xiàn)場(chǎng)）

格式會(huì)議、活動(dòng)類(lèi)的題名：*年*月*日**（單位）在**（地方）召開(kāi)**（會(huì)議）（圖為會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)）

文字說(shuō)明部分也不可忽視，它是對(duì)照片題名內(nèi)容的補(bǔ)充。大致可以從這幾個(gè)方面進(jìn)行說(shuō)明：照片中重要人物的職務(wù)、姓名、位置；活動(dòng)主題；參加人員的數(shù)量、性質(zhì)、歸屬；活動(dòng)的重要性和影響力；培訓(xùn)內(nèi)容可以具體到課程名稱等等。

（4）照片檔案總說(shuō)明的編寫(xiě)

編寫(xiě)照片檔案總說(shuō)明時(shí)，可參照大事記的寫(xiě)作方式，根據(jù)照片前期收集的信息，需要時(shí)可摘錄本單位的大事記內(nèi)容，對(duì)單張照片或組合照片進(jìn)行總說(shuō)明，具體交代清楚時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事情即可。

（5）照片檔案標(biāo)簽的制作

以萬(wàn)維數(shù)字化檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)為例，系統(tǒng)自生成檔案標(biāo)簽，包括題名、照片號(hào)、底片號(hào)、攝影者、時(shí)間、說(shuō)明等信息。打印后只需裁剪、入冊(cè)便可。

3、照片檔案的數(shù)字化管理

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已成必然趨勢(shì)。照片檔案的保管和利用都離不開(kāi)數(shù)字化技術(shù)。在照片檔案底片已進(jìn)行科學(xué)編號(hào)的前提下，有兩種有效的科學(xué)手段可對(duì)照片檔案實(shí)行數(shù)字化管理。方法一，利用大容量的專業(yè)移動(dòng)硬盤(pán)對(duì)照片檔案進(jìn)行備份保管；方法二，按照照片檔案的目錄號(hào)，把對(duì)應(yīng)的照片底片上傳到檔案管理系統(tǒng)中，既提高了照片檔案的利用率，又起到了檔案資源信息共享的效果。

4、照片檔案的查閱和利用

照片檔案的保存價(jià)值在于利用，只有積極開(kāi)發(fā)照片檔案的利用價(jià)值，為社會(huì)提供各種有價(jià)值的信息資源，才能充分體現(xiàn)出照片的珍貴和檔案本身所具有的歷史價(jià)值。

（1）開(kāi)展主動(dòng)服務(wù)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，在照片檔案的利用工作中，檔案管理員要盡心盡職，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，了解利用者需求，為利用者查找所需的各種照片檔案提供服務(wù)。

（2）照片檔案與文書(shū)檔案結(jié)合利用。在一些照片和文書(shū)中所反映的內(nèi)容和信息往往是同一事物或事件。照片檔案作為一種信息記錄，形式簡(jiǎn)單、直觀，記錄真實(shí)迅速，畫(huà)面包含的信息量大且不受語(yǔ)言、國(guó)界的限制。但是單一的照片檔案所表達(dá)的內(nèi)容不夠全面、翔實(shí)，如能夠在提供照片檔案的同時(shí)，主動(dòng)為利用者提供相關(guān)的文書(shū)檔案，即與相應(yīng)的文書(shū)檔案相結(jié)合，將會(huì)更好地提高利用價(jià)值。

（3）利用照片直觀、形象、真實(shí)的特點(diǎn)，編輯畫(huà)冊(cè)、舉辦圖片展，通過(guò)展示文化和歷史發(fā)展歷程，宣傳檔案工作。同時(shí)通過(guò)照片這個(gè)載體，讓員工回憶過(guò)去，放眼當(dāng)下，展望未來(lái)，進(jìn)而升華他們對(duì)集體的歸屬感和榮譽(yù)感。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，照片檔案是檔案管理工作的重要組成部分，做好照片檔案的收集、保管工作是整個(gè)照片檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；積極主動(dòng)地開(kāi)展照片檔案利用工作是照片檔案管理的目的和根本。當(dāng)前照片檔案工作在這兩方面都應(yīng)加強(qiáng)和完善，從而有效地推動(dòng)照片檔案工作沿著正確的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]照片檔案管理規(guī)范.GB/T.11821—89.

[2]安殿堂.提高照片檔案質(zhì)量和管理水平的幾點(diǎn)建議[DB/OL].甘肅檔案信息網(wǎng)，2012（8）

作者簡(jiǎn)介

李元芳（1985-），女，漢族，廣東省，東莞市第七人民醫(yī)院，本科，研究方向：檔案管理。endprint