重點工程檔案的收集與管理體會

肖夢蝶

摘 要：在項目初期重點工程檔案的征收管理工作中，根據項目建設情況和規律形成情況，實現重點工程項目檔案的總體規劃，及時收集和整理相關資料，實現歸檔信息安全托管，促進重點項目順利實施。本文主要分析重點項目檔案的收集和管理，希望為重點項目的實施提供依據。

關鍵詞：重點工程；工程檔案；收集管理

重點工程項目檔案主要包括項目提出、立項、審批、設計、施工和監督過程中產生的材料、形式、聲像等材料信息。收集檔案是檔案管理與利用的基本環節。 重點項目檔案的收集和管理仍然存在一些缺陷，這項工作也面臨新的挑戰。在新時期，檔案工作者需要跟上時代步伐，確保項目記錄的真實性，實現重點工程項目管理提高質量。

1 重點工程檔案收集的重要意義

對重點工程的相關檔案進行收集與整理，能夠確保工程資料信息的真實性，這樣所收集管理的檔案才具有實際的使用價值，工程檔案的收集工作需要在工程項目施工之前就開始，對重點工程開展的各項工作和操作流程進行全面的記錄，只有這樣才能實現對工程施工過程的有效監督。工程建設中產生的一份圖表、一張紙質材料或者一段視頻都可能是重要的信息資料，是工程建設施工的一份重要憑證。對于重點工程項目中一些細節處也不應該忽略，工程的設計環節及施工環節都是不可忽視的檔案管理關鍵點，做到對資料的全面、詳細的收集與整理。如果對重點工程檔案的相關信息資料收集的不夠細致、全面，這會對工程質量的追溯性產生不良影響，不能成為工程質量及責任問題的有效依據，進而對施工單位的聲譽和經濟效益產生不良影響，嚴重的情況下還可能會涉及到土地賠償等問題。由此可見，在重點工程施工建設中需要對檔案的收集與管理工作有一個足夠的重視。

2 重點工程檔案的收集

以湛江市鑒江供水樞紐工程為例，在這一水利工程的建設中檔案資料的收集主要有三方面的內容，一個就是建設單位的資料，主要包含有工程相關的批復文件、招投標文件、報建手續、施工承包合同、建管指令、會議記錄等[1]。第二方面的內容是監理單位的資料，主要有監理工作中制定的制度規劃資料，監理日志、會議紀要、監理工作總結、監理抽檢原材料的試驗報告、監理通知等。第三個方面就是設計施工單位的資料，主要有工程前期的測繪成果、地質勘察報告、環境影響報告、施工日志、混凝土試驗報告及其他原材料試驗報告、竣工結算資料等等。工程的建設及施工單位需要成立專門的小組負責對工程資料進行收集與整理，在竣工階段業主單位需要聯合施工單位對收集整理的檔案資料進行系統的分類匯總，將檔案目錄、備考表等填寫完整之后裝訂成冊，根據檔案號實行清點，將完整、真實、詳細的檔案資料交由檔案管理部門審閱存放。

3 重點工程檔案收集中應注意的問題

在工程檔案的收集過程中，一方面將收集工作貫穿于工程施工的全過程，這樣有利于實現檔案管理的規范化發展，實現工程檔案管理制度的不斷完善[2]。在不同的施工現場都設置一位專職或者兼職檔案管理人員，負責該工地的檔案收集。加強對檔案管理人員進行檔案管理業務的培訓，使其能夠對工程檔案業務了解的更加全面、深入，促進檔案收集通道的暢通。另外，需要注意對工程設計施工中產生的變更檔案進行收集，隨著地下連續墻、垂直鋪塑等新的施工技術的應用，為檔案的收集也帶來了新的挑戰，在這類施工技術中產生的資料信息通常是比較零散的，又因為地質條件、土壤、施工工藝等的限制，施工過程中就經常會出現方案的修改問題，從內容變更到修改文件的批復，包含其中的資料是非常繁雜的，涉及到的建設單位及人員也比較多，很容易出現遺漏。要解決這一難題，施工單位就需要明確檔案的收集方法，將施工現場的檔案收集人員作為各項資料文件的第一經手人，要求檔案管理人員能夠對各種新技術的應用原理有一定的了解，對施工中的原始資料做到及時收集，并交給專人保管。

4 重點工程檔案的管理完善策略

1、重點工程準備及建設階段的檔案管理策略

在工程建設的初期階段需要按照檔案管理的相關要求，制定與本工程建設相符合的檔案管理實施規范，在規范中明確檔案管理部門的具體職責，嚴格對材料歸檔、案卷質量等的管理[3]。使檔案管理工作從工程建設的初期就能夠走上規范化、標準化的道路，使得檔案工作的開展能夠有章可循、依法辦事。在水利工程的建設階段，檔案管理人員需要對工程建設的具體規劃、建設規模、性質、施工進度等進行了解掌握，與工程資料員保持聯系，使檔案的收集管理工作能夠從立項開始與工程進展同步前進，對工程施工任務的下達以及對施工進度、質量的檢查等工作都需要在檔案中進行備案，在分部、單位工程與整體工程竣工驗收之前需要先對相關的檔案進行仔細驗收。

在鑒江供水樞紐工程檔案的管理中，廣東水電二局股份有限公司的檔案管理人員就經常進入到施工現場進行檢查、指導，并對工程技術人員、管理人員進行檔案管理重要作用的宣傳，使施工人員能夠主動確保相關資料信息的完整度，對存在殘缺的資料，檔案管理人員則需要及時的在現場找到相關負責人員進行核對，對資料進行補充。對檔案管理中發現的問題需要及時的進行改正，提高檔案整編的質量，方便后期的檔案驗收。

2、工程竣工驗收階段的檔案管理

為完善鑒江供水樞紐工程檔案管理工作，規范鑒江供水樞紐工程竣工資料的整編，湛江市鑒江水利樞紐管理處結合工程特點，制定了《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案資料管理規定》[4]、《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案整編有關要求（一）》、《湛江市鑒江供水樞紐工程檔案整編有關要求（二）》。規定中對工程檔案資料歸檔范圍、數量、質量、完成時間、檔案移交等事宜都進行明確的規定。按照市檔案局的檔案管理要求編制了《鑒江工程資料整理裝訂暫行細則》，實現了檔案工作的進一步細化，統一了標準，提高了檔案管理的工作效率。對工程檔案的驗收需要嚴格把關，保證檔案質量符合要求，在檔案的驗收環節，需要重視的是對前期文件、竣工圖的編制等進行檢查，如果工程工期比較長則需要采取分段驗收的方式，促進工程檔案驗收的規范化發展。

3、規范表格填寫及檔案保管

為了便于檔案的統一管理，需要對工程中產生的各類表格進行規范化的填寫，原始記錄是施工單位在施工現場的檢查記錄，施工人員應仔細填寫，確保內容的真實性。為了更好的服務于工程建設管理，施工中還編制了《鑒江工程檔案分類大綱》，將所有的檔案分類嚴格根據大綱要求進行，形成電子檢索目錄，方便以后的檢索與借閱，這樣能夠大大提高檔案資料的利用率。檔案存放的庫房也具備了防潮、防塵、防盜、防光照等功能，提高了檔案保管的安全性。

5 結束語

現階段我國的水利工程行業發展迅速，人們對于重點工程進行檔案收集與管理也更加的重視，只有對工程檔案進行科學有效的管理，才能實現對工程資料的循環利用，使得檔案能夠在工程建設中發揮出最佳的借鑒指導作用，對工程的具體運行及安全建設有著密切的影響，對施工前期及施工過程、竣工階段的資料收集與管理是重點工程建設中不可缺少的一項工作，實現對檔案的充分利用，為重點工程建設提供更加優良的管理服務。

參考文獻

[1]陸猛.論水利工程檔案的收集和管理[J].建材與裝飾，2015，（50）：80-81.

[2]童敏，柳寧.新形勢下水利工程檔案管理工作的思考[J].江蘇水利，2016，（03）：70-72.

[3]張明.淺析水利工程檔案資料的收集與整理[J].農業與技術，2016，36（20）：248.

[4]劉明忠.水利工程檔案收集及管理中的幾個問題[J].現代農業，2015，（05）：110-111.endprint