事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

龐洪波

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討

龐洪波

檔案管理工作應(yīng)當受到事業(yè)單位的高度重視，由于傳統(tǒng)的檔案管理存在比較多的問題，不但容易損壞，而且數(shù)據(jù)容易丟失，事業(yè)單位應(yīng)當加強對檔案信息化建設(shè)的研究，從而提升檔案管理的水平，本文主要是關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的探討。

事業(yè)單位 檔案管理 信息化 建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作十分重要，在存儲環(huán)境以及檔案查詢方面都相對傳統(tǒng)的檔案管理有巨大的優(yōu)勢，事業(yè)檔案管理工作中應(yīng)當逐步實現(xiàn)信息化管理，通過信息化技術(shù)的應(yīng)用從而提升檔案管理的質(zhì)量以及水平。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要性

在事業(yè)單位很多檔案是依靠人力的作用完成，人工處理檔案對于小型的單位還比較合適，但是對于較大的單位而言，人工處理的速度以及工作質(zhì)量都比較低，這樣就難以滿足事業(yè)單位對于檔案管理工作的要求。隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都融入了信息化的技術(shù)，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，不但可以促使事業(yè)單位得到比較快的發(fā)展，而且一定程度上節(jié)約事業(yè)單位的工作時間以及提升事業(yè)單位的工作效率，相關(guān)工作人員可以在比較短的時間之內(nèi)完成事業(yè)單位的檔案管理工作，不但提升了工作的效率、節(jié)約了時間，而且工作質(zhì)量還比人工管理的好，采取計算機技術(shù)對事業(yè)單位的檔案進行管理，并且對檔案進行必要的收集，這樣的方式可以避免檔案管理工作受到空間以及時間的限制，這樣也不需要像傳統(tǒng)的檔案管理那樣，每一份檔案都需要向上級匯報，這樣容易耽誤時間。

二、事業(yè)單位的檔案信息化主要的特點分析

（一）存儲環(huán)境方面具有一定的優(yōu)勢

以往進行檔案管理是通過紙張作為載體的，但是紙張并不可靠，容易受到損壞以及字跡模糊不清，如果紙張出現(xiàn)變質(zhì)，信息也容易丟失，尤其是一些容易氧化的紙張，較為容易損壞。這樣就導(dǎo)致一部分重要的資料損失，但是，檔案信息化就不存在這一個問題，目前都是電子檔案，打印之后會封存在檔案袋之中，不容易丟失數(shù)據(jù)。此外，一些檔案也不需要打印，直接可以存在網(wǎng)絡(luò)硬盤、光盤或者U盤之中，這樣就讓檔案存儲變得十分方便以及安全。

（二）檔案查詢方面存在一定的優(yōu)勢

傳統(tǒng)的檔案如果想要查詢，相關(guān)的查詢手續(xù)以及借閱手續(xù)比較多，比較復(fù)雜，需要經(jīng)過申請以及審批等多個環(huán)節(jié)才能查詢好檔案資料。尤其是以前的紙質(zhì)檔案，如果頻繁被查詢以及借閱就容易損壞，但是，檔案管理信息化建設(shè)之后，就可以自己登錄網(wǎng)站自己查詢想要找的資料，查詢到資料之后也可以從網(wǎng)站下載下來打印。這樣就不會對檔案造成負面的影響或者破壞，這相對于傳統(tǒng)的檔案管理方式具有很大的意義以及作用。

三、促進事業(yè)單位檔案信息化的主要策略

（一）提升檔案管理人員的素質(zhì)

在事業(yè)單位應(yīng)當進一步加強以及提升檔案管理人員的素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)包括工作技能水平以及計算機技術(shù)水平，對此，應(yīng)當針對員工進行素質(zhì)培訓(xùn)工作，從而培養(yǎng)出符合檔案管理工作實際的高素質(zhì)人才。此外，應(yīng)當加強對檔案管理人員的高度重視，在思想層面上，應(yīng)當認識到檔案工作應(yīng)當注意的事項并且深刻認識到檔案管理工作的重要性，此外，應(yīng)當高度重視對檔案管理人員專業(yè)能力以及專業(yè)技術(shù)的考察，需要建立健全考核制度，這對于人才的培養(yǎng)意義重大。

（二）對檔案管理的硬件建設(shè)需要進一步加強

在檔案管理工作中，應(yīng)當加強硬件管理的工作，硬件設(shè)施是事業(yè)單位檔案管理不能缺少的一個部分，在事業(yè)單位應(yīng)當加大資金以及加緊硬件建設(shè)，這樣不但有助于實現(xiàn)對檔案的合理、科學(xué)管理，而且可以順利保管好檔案資料，將最新的科學(xué)技術(shù)積極應(yīng)用在檔案中，這樣的方式對于檔案資料的存儲以及管理都具有十分重要的意義。

（三）制定檔案管理工作的總體規(guī)劃

為了促進檔案管理工作不斷發(fā)展，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當在信息系統(tǒng)方面進行必要的研究，高度重視信息系統(tǒng)是否具有靈活性以及擴展性等特點，之后需要制定符合本單位實際情況的總體規(guī)劃，在制定檔案管理總體規(guī)劃的過程中應(yīng)當建立網(wǎng)絡(luò)管理模式，網(wǎng)絡(luò)管理的模式需要具備可擴展以及靈活的特點。

（四）建立檔案管理的網(wǎng)站

在事業(yè)單位應(yīng)當加強對檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，其中，事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)上建立相關(guān)的信息站點，通常是建立實用以及良好的檔案信息網(wǎng)站， 這樣的信息網(wǎng)站對于促進事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升意義重大。對于事業(yè)單位而言，建立信息網(wǎng)站也是促使事業(yè)單位信息化實現(xiàn)的重要方式。在事業(yè)單位之中通過網(wǎng)頁就可以給相關(guān)人員提供信息服務(wù)以及可以在信息網(wǎng)站上實現(xiàn)電子歸檔、咨詢以及下載等功能，這也是檔案信息化管理重要方式以及重要標志。此外，建立檔案信息網(wǎng)站，對于實現(xiàn)資源的共享也具有很大的意義，對于事業(yè)單位建立信息管理管理系統(tǒng)以及實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的更新需要都具有十分重要的意義。為了保障事業(yè)單位逐漸實現(xiàn)信息化，應(yīng)當選擇使用市場上主流以及高性價比的設(shè)備，這樣更有利對檔案信息的管理以及操作。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位實現(xiàn)信息化的檔案管理具有十分重要的意義，為了提升檔案管理的水平，應(yīng)當采取的主要策略包括提升檔案管理人員的素質(zhì)、對檔案管理的硬件建設(shè)需要進一步加強、制定檔案管理工作的總體規(guī)劃、以及建立檔案管理的網(wǎng)站。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機技術(shù)，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

[1]張培軍．分析事業(yè)單位檔案信息管理化建設(shè)的問題及應(yīng)對策略[J]．赤子(上中旬),2016(22):135．

[2]孫航．事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性及意義解讀[J]．才智,2016(07):216．

（作者單位：菏澤市衛(wèi)生和計劃生育委員會）