新時期檔案管理信息化的對策解析

王麗芬

新時期檔案管理信息化的對策解析

王麗芬

在信息時代已經到來的新時期的背景之下，檔案管理的工作也必須實現信息化。本文根據目前檔案管理的實際情況，對新時期檔案管理信息化的對策進行解析。

新時期 檔案管理 信息化 對策

檔案是非常重要的資料，為了順應時代的發展，檔案部門一定要讓檔案管理工作實現信息化的建設。提高檔案管理的信息化程度，檔案管理工作也能夠實現更好的發展。有關部門應當把檔案管理信息化重視起來，抓住這次檔案管理發展的機會。工作人員必須要使基礎工作更加堅實，在此基礎上使工作得到信息化的改革和創新，這樣檔案管理信息化的程度才能夠有所提高。

一、檔案管理信息化概念和意義

檔案管理信息化的概念就是通過計算機網絡技術完成檔案當中信息的采集和存儲的過程，使過去繁瑣的檔案管理工作過程得到簡化，同時效率也能夠有效提高。檔案管理信息化一般來說由兩部分內容構成，一個是檔案信息實現數字化，另一個是檔案的傳遞過程實現網絡化。檔案管理實現信息化是檔案管理諸多方法當中的一種，無論檔案管理怎樣發展，其管理的過程都必須以檔案管理法規為一切工作的準則。在網絡信息技術飛速發展的今天，信息化技術越來越成熟并被應用到生活當中的各個領域，在這樣的情況下，把信息化技術應用到檔案管理工作的過程當中已經是大勢所趨，實現了檔案管理的信息化之后，檔案工作也一定能夠獲得更好的發展。

檔案管理信息化對于檔案管理工作有著非常重要的意義。具體的方面有：檔案管理信息化能夠讓原來的檔案管理工作得到有效的改善。檔案管理實現了信息化的管理之后，檔案管理所具有的職能也實現了與之前不同的轉變，之前管理過程當中的許多限制都被有效的打破了，這樣想獲得檔案信息的人群就能夠獲得更加有效的信息。不僅如此，檔案管理實現了信息化之后，檔案信息也能夠得到更大程度的開發和利用。在信息化檔案管理工作真正實現了信息化以后，檔案信息在這種模式之下一定能夠變得更加的系統，這樣在有人需要查找檔案信息的時候就不需要大費周章，檔案信息也會變得更有價值，同時檔案資料的利用率也能夠有效提高。再有就是檔案原有的服務范圍實現了有效的擴大，有了信息網絡技術的支持，檔案信息就能夠隨時完成復制的過程，且信息儲存技術能夠讓檔案資料存儲起來更加方便，所占空間能夠變得更小。在信息技術的支持之下，檔案信息能夠實現更加迅速的傳輸。這樣檔案管理工作的效率就能夠實現有效的提高。

二、新時期檔案管理信息化的具體對策

（一）使檔案管理信息化基礎設施的建設得到加強和完善

在新時期，想要提高檔案管理信息化的程度，就必須使檔案管理信息化基礎建設設施建設得到一定的完善和加強。基礎設施的建設得到完善和加強是發展檔案信息化的前提，要想讓基礎設施得到完善，最重要的一點就是要讓檔案信息的網絡有效建立起來并得到完善，在此基礎之上，檔案的網絡傳輸以及資源共享才能夠實現。要想使信息化基礎設施的建設得到加強和完善，就一定要配備完整的信息化設備，例如計算機等互聯網設備。同時，要建立起統一的、有效的網絡平臺，來保證檔案信息的傳輸速度以及資源共享的速度。除此之外，有關部門一定要加大對于檔案管理信息化工作的資金投入，這樣檔案信息化建設才能夠更快更好的實現。

（二）使檔案管理信息化標準體系得到更加完整的建設

為了讓檔案管理信息化進程發展得更快，必須使檔案管理信息化標準體系得到更加完整的建設。讓檔案管理工作變得更加規范并形成標準的體系是檔案管理現代化的前提，能夠保證檔案管理現代化的實施。雖然我國的檔案管理信息化并沒有一個完善的標準體系，但是我們可以去學習國內和國外那些成熟的、先進的經驗，再把這些經驗同我們國家的實際情況有效的結合到一起，這樣檔案信息化的標準體系就一定能夠有效的建立起來并得到完善。在有效的檔案管理信息化探索過程當中，對于有關法律的完善和規范也具有一定的促進作用。當我國的檔案管理信息化工作更加系統、法律更加完善，工作的過程當中有一定的法律可以遵循，那么檔案管理信息化的水平自然就會得到提高。

（三）使檔案管理信息化的資源體系建設得到健全

為了發展檔案的信息化管理，一定要使檔案管理信息化的資源體系建設得到健全，資源體系是檔案管理信息化的重中之重，檔案管理信息化的資源體系建設得到了健全的發展，檔案信息化建設才能夠算得上是有了實質性的進展。有關部門必須要加大對于電子文件的監督力度，使多媒體檔案數據庫得到更加完善的資源建設。運用科學的管理方式，使檔案管理信息化的資源體系建設得到健全。

三、結語

綜上所述，在新的時期，檔案管理信息化是一項非常重要的工作內容，要使檔案管理工作實現信息化的建設，有關部門一定要更新觀念，使自身的認識有所提高。在開展信息化管理的過程當中必須要做出科學合理的規劃，對于工作人員的專業素質以及信息化能力都要提出更高的要求。檔案管理工作如果能夠很好的實現信息化，那么檔案管理工作一定能夠獲得一個更好的發展。

[1]宋曄．交通檔案管理信息化中存在的問題及對策解析[J]．企業技術開發,2015(33):64,67．

[2]曾霞．新時期醫院文書檔案保管期限的確定及管理對策解析[J]．科技與創新,2015(07):49．

[3]馬菲．新時期檔案管理信息化建設研究[J]．科技展望,2015(19):219．

（作者單位：江陰市林場）

王麗芬（1976-），女，漢族，江蘇江陰人，本科，江陰市林場，助理檔案管理員，研究方向：檔案管理。