醫院辦公室檔案管理工作的優化建設分析

倫 紅

醫院辦公室檔案管理工作的優化建設分析

倫 紅

本文中，將在對優化醫院檔案管理工作的意義進行分析的基礎上，分析具體的優化對策，希望對促進醫院辦公室檔案管理工作效率的提升有所益處。

醫院 辦公室 檔案管理 優化

一、前言

醫院檔案管理指的是將醫院文書、大量的病例、科技信息與人事信息等原始記錄進行收集與管理。醫院通過辦公室檔案管理工作，可以為醫院其他工作提供重要的檔案信息支持，是醫院辦公室管理不可或缺的重要組成部分。對醫院而言，優化醫院辦公室檔案管理工作是新形勢下的醫院辦公室工作改進與優化的必然要求，也是醫院實現自身檔案信息管理水平和利用水平提升的內在要求。具體體現在三個方面：一是，醫院提升辦公室管理水平的必然要求；二是，醫院完善醫院辦公室檔案管理的要求；三是，促進醫院辦公室檔案延續性的要求。為此，本文中，將主要圍繞醫院辦公室檔案管理工作優化的意義以及具體優化策略進行詳細的分析。

二、醫院辦公室檔案管理工作的優化對策分析

（一）做到與時俱進，增強檔案管理意識

首先，檔案管理思維與時俱進。當前，大部分檔案管理工作中綜合素質都尚未滿足時代發展要求，專業知識的缺乏以及相關意識的淡薄導致了資料管理中出現了許許多多的問題，資料分類不明確以及未及時分類等問題十分突出，以至于檔案的價值很難體現，同時給人們使用和查閱檔案造成了很大的阻礙。因此，在安排辦公室檔案管理工作時，醫院應當具備變通思維，不斷完善優化現有制度，做到與時俱進，與時代接軌。

其次，具備較強的檔案管理安全意識。檔案具有十分重要的價值，所以在保管時應該盡可能保證其安全性。若是紙質檔案應該注意防火、防盜并做好相關防潮措施，保證檔案的整潔和安全。若是電子檔案應該做好網絡防護工作，杜絕被病毒以及黑客入侵的可能，并且將相關資料進行備份以防萬一。醫院工作者在進行查閱和下載時也應該注重資料的安全性和私密性。

（二）優化檔案信息資源，拓展開發利用途徑

醫院辦公室檔案管理工作中，應當優化檔案信息資源，拓展開發利用途徑。具體如下：

首先，加強源頭管理。加強檔案信息資源的合理開發以及利用，是加強源頭管理的重中之重。具體應從幾個方面入手：一是，和工作人員直接掛鉤。對工作人員來說，就需要提高他們的工作效率和工作能力。在工作中，工作人員應該熟悉檔案信息資源的處理情況以及儲備情況，準確的把關檔案信息在分類和資源利用中的質量。對于已經搜集到的檔案信息，工作人員必須第一時間了解檔案的來源以及用途，根據檔案的不同種類和重要程度合理和妥善的進行保存起來，保證檔案信息資源的有效性和完整性；二是，對于檔案室的工作人員而言，在進行實際的檔案管理過程中，我們發現了很多工作人員自身的素質以及能力問題。他們的工作能力并不能夠很完善的對檔案信息資源進行處理，還有就是業務不熟練。如果要解決這一問題，就需要醫院根據自身的實際狀況，有針對性的對工作人員進行定期的業務能力以及管理方面的培訓，同時也需要加大對工作人員積極性的提升。此外，要優化我國的行政管理網絡，一方面，要建立跨部門的協調機制，另一方面，在建立跨部門的協調機制的基礎上，還要對檔案行政管理部門的職能進行拓展。

其次，循序漸進的進行檔案信息資源管理。在醫院的檔案信息資源管理過程中，首先要注重細節方面的把握，注重平時工作的注意事項，不能有疏漏之處。細節決定成敗，所以平時的工作中可以以點及面，從最細微的工作開始做起。在醫院的檔案信息資源管理過程中，如果能夠從源頭上就注重細節的把握，防止出現一些細小的問題而沒有去忽視它，那么由點及面的合理應用，能夠保證醫院檔案信息資源管理的系統化和精細化。在日常的工作中，醫院應該從平時就注重對各個科室的檔案信息資源管理進行加強和重視，定期的進行不同科室的監督和調查，管理的方式和手段要創新，要不斷適應社會的需要和發展。

（三）注重信息技術在檔案管理中的利用

加強技術建設在醫院檔案管理工作中的突出地位，那么資金的支持是最有必要的。資金的投入，可以保證醫院信息存儲技術的先進性、設備的完備性等。這種專業化的手段能夠提高工作效率并且滿足現代化的發展。時代在發展，社會在進步，技術的革新對新時期醫院檔案信息資源的管理提出了更高的要求，技術的完善也給檔案信息資源管理帶來了更多的機遇。

因此，從醫院的整體發展狀況考慮，檔案信息資源的管理，也應該革新思想，對如何建設更加完備的檔案信息資源管理進行分析和研究，在滿足目前醫院的現實發展情況的基礎上，探討醫院未來的長遠發展，這不僅僅是檔案信息資源管理部門的職責，更是醫院甚至整個衛生系統應該考慮的問題。

三、結語

知識經濟時代下，伴隨著網絡技術的快速發展，信息的更新與傳遞更加迅速。在新背景下，醫院辦公室檔案管理工作人員更應當努力地提升自身的工作意識和責任意識，不斷地更新檔案管理工作意識，創新檔案管理工作方法，提升檔案管理工作效率，從而為醫院進行各項工作提供有力的支持。本文中，將在對優化醫院檔案管理工作的意義進行分析的基礎上，分析具體的優化對策，希望對促進醫院辦公室檔案管理工作效率的提升有所益處。

［1］李斯琪.醫院辦公室檔案管理人員職業視野拓展的路徑思考［J］.辦公室業務，2017（07）:110.

［2］范瑩.關于基層醫院辦公室檔案管理工作的思考［J/oL］.科技創新導報，2016（11）:144～145.

山東省胸科醫院）