大數據背景下人事檔案管理創新途徑

劉 芳

大數據背景下人事檔案管理創新途徑

劉 芳

本文以大數據時代下事業單位人事檔案管理存在的問題為研究視角，進一步介紹創新人事檔案管理工作的建議，促使事業單位更好地挖掘和選用人才。

大數據 事業單位 人事檔案 創新管理

現代人事檔案管理，主要管理內容包括本單位職工的人生經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現以及榮譽證明等文字材料，人事檔案管理實際上是將檔案資源進行分類、歸納，應用現代信息技術等多種手段，直接或間接滿足人們檔案信息需求的活動。在大數據時代，我國人事檔案管理面臨良好的發展基于，也存在巨大的挑戰，大數據對現代人事管理工作帶來巨大的變化，這一背景下，要抓住機遇，迎接挑戰，不斷增強檔案管理意識，提高檔案管理隊伍的水平，使現代人事檔案管理工作順利開展。

一、人事檔案管理中的不足之處

（一）管理者不夠重視

大數據時代下，現代人事檔案管理主要存在管理者不重視的問題。在檔案管理上，部分領導對具體的檔案管理工作不了解，或對檔案信息管理平臺的建設不重視，導致人事檔案管理水平差，出現檔案丟失、遺漏或雜亂無章等問題。此外，人事檔案管理不重視還表現在管理人員的選擇、管理手段以及管理制度的建設上，如：我國很多單位人事檔案管理員選擇門檻較低，人員專業素質不高，責任及服務意識不強等，在檔案整理、分類、維護上不嚴格遵守相關管理標準，致使檔案管理質量低下[1]。加之，大部分管理人員都是進行傳統的紙質資料管理，計算機管理應用水平較差，由于缺少定期培訓，對于更新換代的新型軟件難以快速適應，導致人事檔案管理工作出現各種問題。

（二）人事檔案管理缺少充足的基礎設施

大數據時代，人事檔案管理信息化進程不斷加快，但縱觀當前的管理現狀，發現現代人事檔案管理仍舊存在基礎配置差、管理形式單一的問題。目前，部分單位人事檔案管理仍舊使用紙質統計方法，即使應用計算機進行檔案記錄、分類，但管理水平仍與發達國家存在較大差異，主要原因是計算機的硬件、軟件配置較低，計算機在使用上容易出現各種故障，例如：存儲受限、系統崩潰、維修難度增大等。而在防火墻等安全設施的安裝上，軟件安全性弱，容易受到病毒感染以及黑客攻擊，檔案的安全性有待提高。

二、大數據時代人事檔案管理創新對策

（一）轉變干傳統的檔案管理觀念

事業單位進行人事檔案管理時，管理人員要轉變觀念，認識到檔案管理的重要性，提高重視意識、責任意識以及管理意識，全面提升人事檔案管理的質量。具體做法如下：（1）要重視對管理人員進行培訓，提高管理人員的專業素質。在培訓中，可以聘任相關的專家以及計算機專家，定期對管理人員進行培訓，一方面，培訓管理人員計算機素質，讓其能夠快速應用現代各種計算機軟件，同時，還要改變管理人員的固有觀念，提高管理人員的信息安全意識，實現人事檔案的信息化管理；另一方面，要重視培訓管理人員檔案管理的方法和知識，讓其了解具體的管理流程，提高管理人員的基本素質。在培訓指導時，注意開展多種形式的培訓，將人工培訓與網絡學習結合起來，不僅能提高管理人員的學習興趣，也可以節約培訓時間，提高培訓速度。（2）創新人事檔案管理手段，要重視計算機的應用，針對機密檔案可以應用紙質、計算機雙備份的方式進行管理，避免計算機故障造成的檔案丟失，管理人員針對檔案管理中出現的問題進行收集整理、分析，研究最佳的管理方案，保障網絡檔案信息平臺的長遠發展。（3）在人事檔案管理上，要想管理人員實現有法可依，就要建設相應的管理制度，讓管理人員按照具體標準進行管理。同時，還要建設績效考核制度，能夠對管理人員的行為進行監管，做到賞罰分明，提高工作人員的工作熱情。

（二）加強檔案管理基礎設施建設

事業單位人事檔案管理上，要重視基礎設施的建設。第一，開展檔案管理工作時，主動建立網絡管理平臺，將檔案信息存儲在計算既中，如建設電子檔案室等，為計算機配置高檔軟件和殺毒工具，改善軟件、硬件設施，提高人事檔案管理的環境；第二，加大資金支出，改建檔案室，做好紙質檔案的保存工作，避免出現潮濕情況損毀檔案[2]。在紙質檔案的管理上，要由專人服務，定時整理紙質檔案，調整檔案的位置，以便于進行檔案管理。

在人事檔案管理過程中，要重視信息安全化建設。首先，管理人員必須要強化安全意識，定時對計算機進行病毒清理，不了隨意點擊陌生鏈接；其次，加強計算機安全防護系統建設，構建多層防火墻，保護核心檔案信息；最后，可以對機密檔案信息建立秘鑰，由管理隊伍掌握秘鑰，在檔案調取上，要對人員的身份進行核實，最大程度的提高檔案信息的安全性，從而提高人事檔案管理質量。

三、結語

綜上所述，新時期各單位人事檔案管理工作不僅迎來新的發展機遇，也面臨巨大的挑戰。想要確保人事檔案管理工作更好地為事業單位提供服務，不單要改進管理制度，也要促進其更新管理觀念，不斷探索現代化管理模式和手段，以此提升人事檔案管理效率。

在數據大時代下，本文深入分析現代人事檔案管理現狀，針對檔案管理中存在的問題，提出創新發展的策略，全面提高人事檔案管理的質量，推進現代事業單位人事檔案管理信息化發展進程。

[1]崔潔．加強大數據時代人事檔案管理工作的探討[J]．現代經濟信息,2016(9):46～47．

[2]王莉娜,程鵬．大數據環境下高校人事檔案的管理與利用[J]．蘭臺世界,2017(3):40～42．

（作者單位：湖南廣播電視大學）

劉芳（1988-），女，湖南人，本科，助理館員，研究方向：檔案。