提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

胡冬梅

提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

胡冬梅

本文仔細研究了目前檔案管理工作存在的問題，并對提高檔案管理科學化水平的路徑提出了自己的觀點。

檔案管理 科學化水平 路徑

近年來，提高檔案的管理科學化水平，使檔案管理更加規范，已經引起不少單位的重視和改進，但目前我國很多單位、企業的檔案管理科學化水平仍然不高，檔案價值未能得到充分發揮。

一、我國目前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理重視程度不夠

盡管檔案管理已經引起了國家的日漸重視，但是一些地方和單位認為，檔案管理是一件費時費力的事情，而且在推動經濟發展中的意義不大，沒有必要在檔案管理方面放太多精力。這具體表現在，不夠及時地對一些文獻資料保存，一些重要檔案資料沒有得以保留，檔案建設流于形式，這些都影響著檔案管理工作的科學開展[1]。

（二）檔案管理制度不完善

我國很多企業、單位檔案管理工作混亂，追其原因，在于其檔案內部管理體系還不完善，相當一部分企業、單位內部缺乏相應的制度保障和統一管理；另外，隨著信息時代的到來，伴隨而來的是龐大的檔案數據量，在有限的工作時間里，要使管理人員有效率有質量的去完成檔案管理工作，就需要單位內部制定相應的檔案管理制度，另外，現在檔案管理盡管實現了計算機上存儲和處理的功能，但是由于體制原因，檔案資源并沒有實現公開查詢使用，不能充分發揮檔案資源的真正價值，影響了檔案事業的快速、科學化發展。

（三）檔案工作者素質不高

檔案工作人員直接負責檔案管理工作，因此檔案工作人員的素質高低尤為重要，尤其進入信息時代以來，不僅信息更新非常快，而且信息的數據量也是相當驚人的，這就要求檔案管理工作人員要與時俱進，不但需要不斷地加強自己的業務能力和專業技能，還要不斷提高自身的綜合素質來適應時代的發展。但是我國現在的檔案管理隊伍缺乏相應培訓機制與自學機制，整體素質有待提高。

（四）檔案利用度不夠

對于檔案來說，其最大的價值在于能夠充分利用來服務現代生活，然而在我國的企業、單位大多數的檔案管理工作中，很多檔案只是單純保存起來，變成一種死的資源，另外還存在公眾查詢檔案資源困難的情況，依然有很多檔案館只服務于機構，存在封閉式的現象，只有一部分檔案館是小范圍的向公眾開放，檔案的價值和作用尚未得到充分的發揮[2]。

二、進一步提高檔案管理科學化水平的路徑

（一）強化檔案管理意識

首先要強化單位的檔案管理意識，檔案管理工作者要深入了解檔案管理的發展戰略，及時進行資料信息更新，不僅要收集好檔案資料，同時還要對檔案進行整理、分類、歸檔，深入挖掘檔案價值，保障檔案資料的質量，從而使用戶能夠更加效率、精準的查詢、使用信息。另外，隨著時代的變化，檔案服務工作也要及時地改變服務觀念，服務對象要從局限于機構學者逐漸面向普通民眾，檔案管理也要從轉封閉式為開放式。

（二）加強檔案管理的制度建設

要實現檔案科學化的管理，需要不斷地加強檔案管理制度體系建設，這就需要通過立法來建立相關的規章制度和法律法規來完善管理體系，另外，在企業、單位內部建立相應的監督管理制度，以業務考核、表彰獎勵、責任追究等多種方式來深化內部體制改革，同時還要加強管理人員對檔案管理思想上的重視，只有意識到檔案科學管理的重要性，才會在工作中發揮主動性和創造性。

（三）提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員的素質很重要，它的高低直接決定著檔案管理的質量，在新形勢下，檔案管理工作人員一方面需要逐漸培養自己深厚的職業情感和敬業精神，另一方面需要加強學習，不斷提高自己的實踐能力和操作管理技能，在工作中要善于自我管理。能積極自省，勇于自學，以跟上時代的步伐。與此同時，單位加大投資，積極培養檔案管理人才，對檔案管理人員定時開展計算機技術以及檔案資料等相關的培訓課程，通過不斷的教育培訓，使管理人員發展成為新型的檔案管理人才[2]。

（四）提高檔案管理的利用度

目前我國的檔案管理利用度仍然不高，然而，檔案資料的核心在于能夠充分利用為人民服務，因此，為使檔案的價值可以最大化的得以發揮，并產生相應的社會效益和經濟效益，就需要進一步提高檔案管理的利用度，把“死檔案”變成 “活資源”。這對于檔案管理工作來說，一方面需要轉變觀念，擴大檔案資料對公眾的開放度，另一方面要能夠從海量的檔案資料里篩選出對現在社會發展有價值的東西，并對非保密信息進行公開，方便用戶查閱，充分實現檔案的潛在價值。

三、結語

總的來說，在檔案管理工作中，要不斷強化檔案管理者的管理意識，并不斷深化企業、單位內部檔案制度改革，不斷提高檔案管理的標準化、制度化，與此同時，在信息化社會要加強檔案人才的培訓工作，以此來全面提高工作人員的綜合素質，不斷提高檔案的管理質量，并擴大檔案資料的開放程度，為用戶提供更加優質的服務，有效發揮檔案在社會發展中的重要作用。為我國社會發展中的各行各業得到可靠的資源保障，為全面實現我國走向小康社會的目標更近！

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學,2011(1):174～176.

[2]馮小澤.論提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].華人時刊(下旬刊),2014(5):214.

（作者單位：武漢市農業技術推廣中心）