淺談新形勢下電子文件檔案歸檔的必要性

王慶齡

淺談新形勢下電子文件檔案歸檔的必要性

王慶齡

隨著現(xiàn)代化信息科技的不斷發(fā)展，電子技術(shù)已經(jīng)各個企業(yè)中信息管理的重要方式，在各方面信息管理工作中都起到至關(guān)重要的作用，本文結(jié)合現(xiàn)代化信息科技的現(xiàn)狀對電子文件檔案歸檔的重要性進(jìn)行簡單的探討分析。

新形勢 電子文件檔案 歸檔

一、前言

我國信息科技技術(shù)正逐漸步入現(xiàn)代化，紙質(zhì)版的信息技術(shù)正在轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影嫘畔⒂涗浄绞剑瑸樘岣唠娮訖n案資源綜合利用的水平，提升當(dāng)前形勢下檔案管理工作的效率，電子文件檔案歸檔具有強(qiáng)大的重要性。

二、為有效提高檔案工作的效率，開展電子文件檔案歸檔具有必要性

（一）保證檔案工作完成流程

現(xiàn)代化科技技術(shù)在不斷成長創(chuàng)新，電子文件檔案在企業(yè)工作中得到廣泛的應(yīng)用，電子文件檔案的歸檔也成為檔案管理工作當(dāng)中的重要組成部分，在大部分企業(yè)當(dāng)中，電子文件檔案缺乏信息管理的嚴(yán)密性，阻礙了電子文件檔案被開發(fā)利用，電子文件歸檔具有法律效應(yīng)，促進(jìn)了信息管理工作的提升，更使檔案具有保真性，為檔案管理工作的發(fā)展起到?jīng)Q定性作用。

（二）使檔案工作效率有效提高

在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理工作都是采用紙質(zhì)型進(jìn)行保存，一些保密性高的文件文檔也都用紙質(zhì)材料保存，大大增加了文件本身的危險(xiǎn)性，但是隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，逐漸將紙質(zhì)文件演變成電子文件檔案的保存技術(shù)，為政府機(jī)關(guān)的工作起到幫助作用，隨著時(shí)代進(jìn)步，電子文件檔案技術(shù)慢慢地融入到生活當(dāng)中，被企業(yè)商家廣泛應(yīng)用，替換了過去的紙和筆，在開發(fā)利用上發(fā)揮優(yōu)勢，電子文件檔案室檔案信息管理的重要部分，并具有清晰性和易改性，這種信息管理方式將之前的紙質(zhì)管理方式進(jìn)一步強(qiáng)化提升，使檔案工作效率有效提高。

（三）提升檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)

在電子文件檔案管理當(dāng)中，相比過去的紙質(zhì)型保存方式，增加了許多技術(shù)性難點(diǎn)，為了使信息管理工作能持續(xù)有效的發(fā)展，應(yīng)從信息管理工作人員入手，提高他們在電子文件檔案管理當(dāng)中的專業(yè)性技術(shù)水平，使信息管理工作的效率大幅度提升，信息管理工作者要改善對電子文件檔案歸檔的思路與觀點(diǎn)，為客戶提供更安全的服務(wù)，為信息管理工作的發(fā)展進(jìn)步做出貢獻(xiàn)[1]。

三、改善電子文件檔案的歸檔工作具有必要性

（一）電子文件檔案不歸檔存在弊端

電子文件檔案歸檔為信息管理工作提供方便簡易的方式，但也具有一定的危險(xiǎn)性，目前，隨著各個企業(yè)的運(yùn)行與發(fā)展，電子文件檔案管理的應(yīng)用逐漸增加，信息化程度日漸增長，泄密文檔會造成對企業(yè)極其不利的影響與損失，在文檔不歸檔的情況下，泄密文檔會將企業(yè)的正常運(yùn)營大量的破壞。從此可以看出，電子文件檔案的保存、記錄、整理工作也尤為重要，電子文件檔案的歸檔工作在信息管理當(dāng)中起著非常重要的作用[2]。

（二）電子文件檔案提升文件原始性

電子文件檔案提高了文件的原始性，在當(dāng)下時(shí)代，電子文件檔案的應(yīng)用已經(jīng)融入了各個企業(yè)和政府機(jī)關(guān)，大多數(shù)都是通過電子文件來分配工作，但電子文件檔案相比于過去的紙質(zhì)檔案多數(shù)缺少蓋章，大大降低了文件本身依據(jù)性的體現(xiàn)，在企業(yè)的發(fā)展和日常辦公當(dāng)中，電子文件檔案沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致文件本身的真實(shí)性受到質(zhì)疑，未完善檔案管理工作，電子文件檔案的及時(shí)歸檔十分重要，影響著信息管理工作的發(fā)展趨勢[3]。

（三）電子文件檔案的歸檔推進(jìn)檔案工作的發(fā)展

電子文件檔案的歸檔推進(jìn)了檔案工作的發(fā)展，電子文件檔案使當(dāng)下社會的信息技術(shù)更為先進(jìn)，為整體的檔案資源大大地增加了收集量與館藏量。電子文件檔案相比于過去的紙質(zhì)型保存方式更加節(jié)約成本，為檔案的建立與保存都提供了便利，在社會的各個企業(yè)當(dāng)中，無須再以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行查閱翻看，新型的電子文件檔案管理正在不斷地進(jìn)步更新，為信息管理工作找到了更為先進(jìn)的材料，檔案的儲存、管理、修改都具有安全性，由此看來，電子文件檔案的技術(shù)促進(jìn)了現(xiàn)代化管理水平的提升，使社會信息管理工作可以持續(xù)發(fā)展，用自身的優(yōu)勢為政府機(jī)關(guān)與各個企業(yè)都創(chuàng)造便利[1]。

四、結(jié)論

在新形式的信息管理工作中，許多企業(yè)正在逐漸運(yùn)用電子文件檔案的方式維護(hù)企業(yè)的正常運(yùn)營，但當(dāng)下階段單子文件檔案的歸檔存在著部分問題，這些問題影響現(xiàn)代化電子檔案的使用，使歸檔質(zhì)量大大降低，在歸檔時(shí)應(yīng)用專業(yè)的技術(shù)保證歸檔后的信息資料真實(shí)有效。從新形勢的信息管理工作現(xiàn)狀看，電子文件檔案的歸檔十分重要，提升了現(xiàn)代化信息管理工作的管理水平，用更加科學(xué)先進(jìn)的方式將檔案安全保管，將信息管理工作效率有效提高，為政府機(jī)關(guān)和各個企業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

[1]白鈺銘.新形勢下電子文件檔案歸檔的必要性[J].才智,2016,06(25):273.

[2]張財(cái)榮.淺談新形勢下電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔與利用[A].中國武漢決策信息開發(fā)中心、決策與信息雜志社/清華大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——科學(xué)制定有效決策理論學(xué)術(shù)研討會論文集(上)[C].中國武漢決策信息開發(fā)中心/決策與信息雜志社/清華大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2015,04:1.

[3]王奇.新形勢下電子文件檔案歸檔的必要性[J].黑龍江檔案,2014,05(06):31.

（作者單位：深圳市聯(lián)鑫達(dá)檔案用品有限公司）