檔案信息化建設的現狀與對策

王婷婷

檔案信息化建設的現狀與對策

王婷婷

隨著科學技術的迅速發展以及電子科技的不斷進步，我國檔案管理也逐漸邁向了信息化建設的征途，但是就我國目前檔案信息化建設現狀而言，仍然還存在著諸多的不足，許多問題需要我們去探究、去解決，檔案信息化建設可謂是任重而道遠。

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一、前言

隨著科學技術的不斷發展，社會信息化進程也在不斷地加快，信息資源已逐漸成為了了人類社會不可或缺的重要部分。而且近幾年來黨中央也不斷把推進國民經濟和社會信息化作為一項重要戰略目標。在這種情況下，檔案信息化建設也變得刻不容緩?？梢哉f加強檔案信息化建設不僅是提高檔案信息服務水平，讓檔案管理事業適應社會發展和時代需要的客觀需求，而且還是發展先進文化進而發展先進生產力的必然要求，更是踐行黨和國家方針政策的重要舉措。那么，就目前形勢而言，我國檔案信息化建設的現狀如何？面對如此現狀又該采取怎樣的對策使其不斷優化呢？現筆者就此問題談幾點自己的認識。

二、檔案信息化建設的現狀

自2001年，國家檔案局將深圳、青島兩市定位檔案信息化建設的試點城市以來，我國檔案信息化建設的步伐逐步加快。目前，在我國社會中的大多行業都采取了信息電子化的方式，各行各業中出現的電子文件、各類信息也日漸增多。而檔案作為整個信息系統的文件中心和信息中心，一方面承載著巨大的信息量，另一方面也是各行各業最重要的信息資源庫，是社會各類信息分類利用的樞紐。但在檔案信息變得日漸重要的同時，我們也看到了電子政務手段以及信息化程度的提高使社會各界對檔案信息的利用提出了新的要求。加之，隨著網絡資源共享模式范圍的逐漸擴大，網絡用戶的迅速增加，也對檔案信息化建設提出了更高的要求。除了以上這些客觀現狀外，檔案信息建設仍有許多現實不足。比如說我國檔案信息化建設雖然已經取得了諸多成就，但是相較于發達國家而言仍然還有很大的差距，很多地市的檔案信息化建設仍然還停留在文件級、案卷級上，館藏紙質檔案信心的全文數字化處理基本上海未起步就是最明顯的體現。并且由于我國檔案信息化管理相較于發達國家起步較晚，對這方面專業人才的培養相對滯后，加之對數字檔案館（室）、檔案館（室）數字化系統以及電子政務的網絡構建方面缺乏研究，最終導致我國多地市電子政務不能很好地與電子檔案的收集、保管、利用有機地結合起來，從而無法構建起數字檔案的網絡體系，達不到館室之間的無縫連接。除此之外，我國檔案信息化建設還存在著東部優于西部，沿海優于內地，省會城市優于普通城市等明顯發展不平衡的狀況。

三、推進檔案信息化建設對策

（一）合理規劃，有序推進

規劃是檔案信息化建設的重點，既然要合理規劃，就不能各自為政分散式的建設，更不能亂建設、低水準的重復建設。反之應該是縱觀全局，結合市場發展以及政府信息化建設的總體部署，各級檔案館結合自身實際情況，制定切合實際的發展規劃。具體來說每個地方在開展檔案信息化建設時要注意把信息建設納入當地政府信息化建設中，與當地政府信息建設同規劃同部署，將檔案信息建設工程項目化，以此爭取政府的財政支持。其次，在應用系統建設、網絡建設、數據庫建設中要充分與政府部門合作，集中開發，統一使用，從而實現檔案信息資源共享，使檔案信息建設的作用得到最大化發揮。除了合理規劃外，檔案信息建設還應該符合活動規律與社會需求，以期實現檔案信息建設的有序推進。畢竟隨著社會信息化的加快，檔案信息量也逐漸增多，而且很多信息難免會出現交叉重復的情況，為此，檔案信息化建設就是適應新情況而繼續采用的。這是由于隨著社會信息量的激增，如果在采用傳統的方式進行管理已經不能完全滿足社會發展的需要。再者，隨著國家行業電子業務和電子政務的普遍應用，檔案信息的服務空間得到了大大的拓展，檔案資源服務的方式和內容也就有了更高的要求。為此，走出傳統檔案管理的下載思維，遵循活動規律，適應社會發展，創新管理模式，利用現代化信息技術搭建網絡化、信息化的檔案信息服務平臺，有效儲備和積累檔案信息資源，合理保存社會記憶，實現最大范圍的檔案信息資源共享與互補既是適應社會發展的需要，更是國家信息化建設的需要。

（二）完善檔案信息硬件基礎化設施建設

一定的硬件基礎是實現檔案信息化建設的重要保障。具體來講完善檔案信息硬件基礎化建設主要包括這幾方面：首先，要搭建檔案信息傳輸平臺。這些平臺包括互聯網平臺、黨政網平臺以及局域網平臺。具體來說互聯網平臺，作為檔案信息管理的外部網絡平臺，承擔著檔案信息發布、在線利用等工作。黨政網平臺則可以實現主體檔案信息與對應單位檔案信息的有效對接。通過數字檔案在線集中管理服務器連接政府網絡，主要用于接收電子公文、電子檔案數據，開展檔案信息發布、在線利用等工作，可以實現網上文檔服務功能（代替實體文檔服務中心），保密信息不在網上傳輸。局域網平臺則主要承擔數字檔案館內部數據的采集、處理、利用等主要業務工作，將市及縣市區檔案館網站系統集中統一管理。其次，要搭建檔案信息的采集平臺。這里所說的采集主要包括電子目錄采集、多媒體檔案采集、全文數據采集等數字檔案信息的日常采集工作。再者，要搭建數字檔案信息存儲管理平臺。這一平臺包括館全文存儲管理服務器、內數據存儲管理服務器、光盤刻錄機、磁帶備份系統、數據庫系統、斷電保護系統、服務器操作系統等，主要承擔數字檔案信息的信息發布和存儲管理工作。最后，還要搭建數字檔案信息應用平臺。即通過在計算機上安裝“檔案館數字檔案信息管理系統”，通過網絡連接服務器，實現數字檔案信息的檢索利用、編輯研究等功能。在搭建好以上幾個平臺后，完善檔案信息硬件基礎化建設還需要完善軟件建設。具體包括數字檔案館綜合管理系統、檔案館數字檔案在線集中管理系統、檔案信息發布系統以及電子公文接收管理系統。只有這樣檔案信息建設才有了硬件保障，檔案信息建設也才能有效開展。

（三）重視推進檔案信息資源的整合與共享

檔案信息資源的整合與共享是開發檔案信息資源的核心，也是檔案信息化建設的最終目的，為此，在檔案信息建設過程中，我們還應把檔案信息資源整合與共享落實到檔案信息建設的各個環節。為實現這一點，首先要加快館藏檔案的信息化進程。就目前我而言我國各個地方檔案館的紙質檔案數量多，信心量大，而且隨著社會的不斷發展，館藏檔案還會不斷增多。因此，盡快開展館藏檔案數字化就顯得尤為的重要。特別是那些珍貴、利用率高、易損的檔案更需要盡早進行數字化。其次，還要不斷推動電子文件歸檔管理工作，建立全文數據庫。就信息化建設而言，電子文件將成為未來檔案的主要形式。但目前卻存在著大量電子文件流失的現象，導致檔案工作將無法滿足電子政務發展的要求。為此各級機關部門應該以制定和研究電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源管理標準規范的制定和推行。將電子文件歸檔管理納入電子政務和辦公自動化建設的總體規劃，整體設計，逐步實現文檔管理一體化。最后，還要注重推進數字檔案館（室）建設。隨著無紙化辦公技術的逐步普及以及現代辦公設施的廣泛應用，電子文件、電子檔案的產生、保管、傳輸以及利用成為必然趨勢。為此，我們在進行檔案數字化管理的同時，還應通過公共網絡通道實現電子檔案的收集、管理、存儲以及利用，以期建立滿足包括網上信息發布、電子文件網絡接收、數字檔案網上查詢等功能的數字網絡體系，以建設全方位的信息化服務體系。

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（作者單位：內蒙古能源發電投資集團有限公司）