為國際學術交流提供外事服務策略探析
——以回復電子郵件為例

李軍平

中國國際科技交流中心，北京 100081

為國際學術交流提供外事服務策略探析
——以回復電子郵件為例

李軍平

中國國際科技交流中心，北京 100081

當今國際化大背景下，為國際學術交流提供良好的外事服務非常重要。良好的國際學術交流有助于推動科技成果的共享和普及、科技創新以及創新型國家建設。根據筆者的外事經驗，本文以給外賓回復電子郵件為例，探討為國際學術交流提供外事服務的幾點思考，包括：郵件回復要及時，要有針對性，要有耐心，且態度要誠懇等。

國際學術交流；外事服務；電子郵件

1 相關概念的界定

1.1 國際學術交流

“學術交流（Academic exchanges），是指針對規定的課題，由相關專業的研究者、學習者參加，為了交流知識、經驗、成果，共同分析討論解決問題的辦法，而進行的探討、論證、研究活動?？梢圆捎米?、討論、演講、展示、實驗、發表成果等方式進行。”[1]“學術交流是交流中的一種特殊類型，它是指較為專門的、有系統的學問交流，是學術研究活動中提供、傳遞、轉換、獲取學術的信息、知識、思想、觀點、方法的系統過程?！盵2]“一般而言，學術交流概念是狹義學術交流的定義，即學術共同體內部成員之間的、與學術有關的交流。而現代廣義的學術交流，包括學術共同體對內、對外的一切形式的、與學術有關的交流?！盵3]

而國際學術交流指為了傳遞和獲取知識、觀點、思想和方法等，國與國之間就某個研究領域進行專門的、有深度的、有系統的交流。那么，開展國際學術交流的重要性主要體現在以下幾個方面：“1）國際學術交流促進科技創新，是獲取創新源泉的重要途徑，促進學科間的相互滲透；2）國際學術交流促進學術規范，促進科學承認范式形成，孕育新的學科；3）國際學術交流促進科技人員培養和成長，彰顯科技人員的學術能力；4）國際學術交流促進科技成果共享普惠，是發布科研最新研究成果的途徑，促進科技成果的傳播與普及?！盵4]開展國際學術交流還有利于科技創新，創新型國家建設。在這樣的大背景下，應當大力開展高質量的國際學術交流，采取“送出去，請進來”的方法，吸引更多國外專家、學者來華參加學術交流活動，同時，鼓勵我國科學家、學者到國際上參與高質量的學術交流活動，提高中國在有關研究領域的聲音，為國際事務、政策研究等貢獻中國智慧。

1.2 外事服務

顧名思義，外事服務是國與國之間的交流需要所產生的一切與國外有關的業務，比如，為出國人員辦理簽證，為來華參加會議的外賓報銷機票等等。本文提到的外事服務特指為來華參加國際學術會議的外賓提供的一切服務，主要是如何回復郵件內容。

2 國際學術交流外事服務中，電子郵件回復的幾點思考

“電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯網應用最廣的服務。通過網絡的電子郵件系統，用戶可以以非常低廉的價格（不管發送到哪里，都只需負擔網費）、非?？焖俚姆绞剑◣酌腌娭畠瓤梢园l送到世界上任何指定的目的地），與世界上任何一個角落的網絡用戶聯系?！盵5]由此可以得出，電子郵件具有“傳播速度快，便捷，成本低廉，信息多樣化，比較安全等優點”。正是由于電子郵件具備這些無可比擬的優點，自從誕生以來，它就深受大眾青睞，被廣泛地用于各種交流、交際活動中，國際學術交流活動也不例外。筆者現在從事的工作與國際學術交流、外事活動有關。根據多年的外事服務經驗，總結出在給外賓回復郵件時，應該注意以下問題，這對于國際學術交流得以順利開展具有極為重要的作用。

2.1 回復人員需具備良好的外語水平

“當今社會，是科技的社會，更是人才的社會，可以說，哪個國家掌握了科技制高地，哪個國家擁有更多國際化人才，哪個國家就會在國際競爭中掌握先機，甚至脫穎而出。所以當今各個國家都重視培養國際化人才，而培養國家化人才的手段與方法便是鼓勵學習英語?！盵6]因為英語是世界上使用最廣泛的語言，其地位和作用日益重要，英語在國際學術交流中同樣扮演著重要的作用，工作人員擁有良好的英語水平可以為國際學術交流涉及的外事工作提供更好的服務，讓彼此的交流更順暢。筆者通過自己對幾年的國際學術交流外事服務工作進行反思，深刻體會到，英語水平的修煉和提高是一個持續的動態且互動的過程，需要在工作中不斷提升。

首先，在郵件回復的過程中，千萬不要出現最基本的語法錯誤，否則給外賓留下不好的印象。比如，每句話的第一個單詞的首字母需要大寫。筆者發現，很多人在寫或者回復英文郵件時，顯得比較隨意，比較口語化。郵件內容應盡量顯得正式點，要重視語法、修辭和句子結構等。比如，一般在給外賓回復時，我們經常會用到Dear...， 很多人不注意，很隨意，把本應該大寫的D寫成d“dear...”。然后進入正文部分，另起一行，即第二段，此時，第二段的第一句話的第一個單詞的首字母也要大寫，比如“Thank you foryourletter ”， “Thank” 中 的“T” 應該是大寫的?？傊?，根據以上分析，每一個以句號為標志的句子里的第一個單詞的首字母都需要大寫。

其次，郵件的落款，即感謝部分，要盡量顯得簡潔誠懇。一般情況下，“Regards! Sincerely yours! With regards! Yours sincerely!”等落款都是可行的。此外，千萬記得要把自己的身份寫上，一般是“姓名+聯系方式+工作單位”，因為服務的對象一般是國際某個學術領域的頂尖專家、學者，他們每天要處理很多的事情，如果給他們一封沒有說明自己身份和情況的郵件，他們有時會感到莫名其妙，甚至會指責發郵件的人員，給彼此的溝通帶來不便和困難。

2.2 回復要及時

及時回復信息，包括回復郵件信息是一個人綜合素質的重要體現之一。及時回復意味著十分重視他人的事情，及時處理，能讓當事人放心，剔除焦急等待的情緒。根據慣常經驗，在國際學術交流中，郵件的回復最好能夠當天完成。比如，一個大型的國際學術會議可能會有幾百名外賓參會，從發會議通知、邀請信、機票報銷等，就會有數百、數千次，甚至更多的郵件往來。工作量雖然很大，但必須要做，而且最好當日完成。也許有時由于工作忙碌，雜事太多，就漏掉了幾個外賓的回復信息。我們可能有時會想，這么多外賓，需要回復那么多郵件，漏掉幾個是很正常的事，我們可能自己就原諒了自己。但是外賓很少這么想，他不會想到你有多少郵件要回復，他會把他的事情記得一清二楚，記得把郵件發給你，你沒有及時回復。如果沒有得到及時的回復，有的外賓會發牢騷，會指責你，甚至，他們會向你的上級領導反應情況，投訴你。自己被指責被投訴，倒還不是特別嚴重的事情，只怕外賓會因此事對咱們中國的會議舉辦單位產生不滿，甚至影響他們對咱們國家的看法，會認為中國的工作人員做事都不認真等等。所以，為了更好地為國際學術交流提供良好的外事服務，及時回復郵件內容顯得非常重要，最好以當天回復為妥，最多不要超過兩天。

2.3 回復要有針對性

參加國際學術交流活動，特別是參加國際學術會議的外賓往往來自不同的國家，有著不同的文化背景和民族習慣。在回復郵件時，要謹慎，且考慮周到。參加國家學術交流的外賓一般是他們所在研究領域的翹楚，是具有旗幟性和號召性的人物。在稱呼他們時，應該特別謹慎，根據其身份情況，進行稱呼。根據筆者的經驗，在回復郵件時，不能把所有的國際交流人員統統稱之為“Dear Prof.”。有些人即便沒有達到教授的身份，這樣被人稱呼，他們會感到很高興，好像一下子自己的身份被抬高了；而有的人卻會感到不高興，他們會關于身份職稱的問題，發一堆郵件內容和你辯解，這樣的類型屬于比較較真型的。在這種情形下，最好通過各種渠道和工具，做好功課，事先了解國際交流人員的身份稱呼，避免造成不必要的麻煩。如果身份是教授的，就稱之為“Dear Prof.”，如果身份是博士，但職稱還沒有達到教授的，就稱之為“Dear Doctor.”等等。此外，一定要加上身份稱呼，外國專家學者，專家一般會介意這個問題。譬如，如果他是教授身份，在回復郵件時，稱他為，“Dear+人名”，他會顯得不高興的，應該是“Dear Prof.+人名”，因而，對身份的恰當尊稱非常必要。

2.4 回復時要有耐心，態度要誠懇

回復郵件就如同打電話一樣。有的人打電話對方愛聽，而有的人打電話，對方卻不愛聽，為什么呢？就是態度問題，耐心問題。有的人打電話，可以感受到他的誠懇，爽朗的笑聲，這樣的電話肯定別人愛聽；而有的人打電話，一聽就是心不在焉，敷衍了事，這樣的電話肯定不受待見?；貜蛧H郵件也是一樣的道理，態度是否誠懇，是否細致，是否耐心，幾個回合的郵件往來就能感受到。比如，來華參加國際學術交流的重要邀請外賓，中方一般會給他們一定數額的講課費和機票報銷。但現在國家對外匯管理，特別是國際匯款管理比較嚴格，造成國際匯款是一項非常瑣細的工作，匯款的信息不能有一點錯誤，否則需要重新整理資料，重匯。有時一個外賓的匯款就需要來回幾次，甚至更多。此時考驗的就是我們的耐心、細心、恒心。外賓催促匯款時，作為工作人員，要耐心地回復，向對方說明情況，請求對方的原諒。我們不能因為麻煩、折騰而放棄。

3 結論

外事工作無小事，外事是體現國家良好形象的重要窗口之一。國際學術交流是我國外事服務的重要組成部分之一，提供良好的外事服務會為國際學術交流增添色彩，提供良好的后勤保障。在當今國際大背景下，特別是全球化、信息化不斷推進的大背景下，應當充分利用高科技信息手段，為國際學術交流活動提供良好、便捷的服務。從而為我國學術交流、科技人才培養、科技成果普及，以及創新型國家建設做出貢獻。

在國際學術交流中，充分利用電子郵件等現代科技手段是最為常見和便捷的方式之一。在回復郵件時，需要做到及時、耐性和細致，使來華進行學術交流的外賓能夠切實感到中國人的真誠、微笑和周到的服務。

[1]http://baike.baidu.com/link?url=eEpT7-Jfd1dwMsUBB8j PBWbQ1v4m1QpobGD8UIhIql2Nz3Dz3IFAx7Tn6T20cQd2PGaAY HmzfZCnboqyuP7JxWCyfUvk3FQKbz0tkgtICR9BGejnvaxB1v9 uejzQgn5Z.

[2]中國科協學會學術部.現代學術交流概論[M]，北京：中國科學技術出版社，2011：6-7.

[3]中國科協學會學術部.現代學術交流概論[M]，北京：中國科學技術出版社，2011：7

[4]中國科協學會學術部.現代學術交流概論[M]，北京：中國科學技術出版社，2011：19-30.

[5]http://baike.baidu.com/link?url=cwMbikbXhVYgeoeZRal 3lescNh5EqpTguclaN7SIly2ePvZQ9faKK78HW21Wfqpjzx8MO dYpjsRrYexMlZvvmFx-S9B7v7h_LofVJmRaI5lmKRgTnzgXQrG buHz7JFoi.

[6]王麗娟.論學好英語的重要性[EB/OL].http://wenku.baidu.com/link?url=NAE6-JVrj9gJh9SuyLUVyGN8rakSaHI b4i70rnyrJ0jt63PHFDSsrsojjG-VsvsWtsZaitog4ifzWQ8v1 rOqUSVsnQFD8oUCS4iqVejZR8G.

G2

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1674-6708（2017）192-0001-02

此論文為中國科協調研宣傳部資助課題（課題編號：2015DCYJ06）。

李軍平，管理工程師，博士，畢業院校為中央民族大學，中國科普研究所2012級博士后，現工作單位為中國國際科技交流中心，研究方向為國際學術會議市場與開發、科技外交等。