食品藥品檢驗檔案管理信息化建設(shè)研究

文｜王楠楠

食品藥品檢驗檔案管理信息化建設(shè)研究

文｜王楠楠

食品藥品檢驗院是國家和地方食品藥品質(zhì)量保證體系的重要組成機(jī)構(gòu)和技術(shù)支持部門，是法律規(guī)定的國家藥品生物制品質(zhì)量檢驗機(jī)構(gòu)和最高技術(shù)仲裁機(jī)構(gòu)，依法承擔(dān)實施食品、藥品、保健食品、生物制品、化妝品、實驗動物等多領(lǐng)域產(chǎn)品的審批注冊檢驗、進(jìn)口檢驗、監(jiān)督檢驗、安全評價及生物制品批簽發(fā)，負(fù)責(zé)國家食品藥品和生產(chǎn)檢定用菌毒種的研究、分發(fā)和管理，開展相關(guān)技術(shù)研究工作。食品藥品檢驗檔案記錄了食品藥品檢驗、科研、培訓(xùn)和管理等內(nèi)容，主要包括食品藥品檢驗業(yè)務(wù)和食品藥品檢驗管理，屬于科技檔案范疇，具有一般檔案“自然形成”、“歷史記錄”和“使用價值”等屬性，也具有自身獨特的特點，例如，材料比較分散、時限性較強(qiáng)、使用頻率更高、查詢難度較大、信息多樣，專業(yè)性較強(qiáng)等。在信息技術(shù)日益廣泛應(yīng)用的今天，參考國內(nèi)外同行的先進(jìn)經(jīng)驗，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計算等計算機(jī)技術(shù)手段，建立數(shù)字化食品藥品檢驗檔案館，進(jìn)一步深化、廣化面向社會公開食藥檢檔案信息資源，可以有效提升食藥檢檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

一、食藥檢檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢分析

食藥檢檔案信息化建設(shè)具有如下優(yōu)勢：

第一，空間優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理，就是檔案室，各種大文件柜儲藏各類文檔，占據(jù)大量的空間。檔案信息化管理后，在存儲上不再需要大空間，不再需要繁瑣的整理和歸檔，只需一個小小的芯片就能對檔案進(jìn)行存儲，而且存儲的時間更長，內(nèi)容更完整。

第二，效率優(yōu)勢。檔案管理信息化后，檔案信息化管理將紙質(zhì)材料形成電子文檔后，即時進(jìn)行分類歸檔，由此文件的存儲、收集、登記、查閱、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，將變得更加快捷，這不僅能保證歸檔率和檔案內(nèi)容完整率，也便于今后查找利用。

第三，資源共享。傳統(tǒng)的檔案很難實現(xiàn)資源共享，需要查閱的時候只能親自前往檔案室受時間和地點的限制，不僅使查檔的工作變得困難，也使很多檔案的價值得不到發(fā)揮。而實行檔案管理信息化后，就可以有效解決此問題。

二、當(dāng)前食藥檢檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）重紙質(zhì)檔案輕電子檔案

在我國歷史上，檔案管理一直以白紙黑字為主作為記錄，紙質(zhì)檔案為是目前檔案的主流。檔案管理工作在思想上沒能跟上時代的步伐比較落后。單位對檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致投入甚少，從而導(dǎo)致管理人員存在著就是為了保存而去保管檔案，檔案管理失去了生命力。這種情況使檔案失去了應(yīng)有的價值，也不利于檔案信息化的發(fā)展。盡管當(dāng)前大部分食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)已經(jīng)對食藥檢檔案的信息化建設(shè)有了較高的重視，但因缺少信息化管理經(jīng)驗和方法，大多數(shù)檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工方式，絕大部分食藥檢檔案還處于收藏保管的階段，無法實現(xiàn)食藥檢檔案信息資源的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化，難以適應(yīng)迅速發(fā)展的藥品監(jiān)督管理工作和藥品檢驗工作的實際需要。

（二）檔案存儲查詢難度比較大

目前許多食藥檢檔案的存儲還停留在紙質(zhì)階段，隨著時間的積累存儲的檔案越來越多，占用的地方越來越多，因為空間有限只能對達(dá)到期限的檔案進(jìn)行銷毀，然而這些檔案都是寶貴的信息資源，銷毀將會導(dǎo)致巨大的資源浪費。另外，由于查詢不是很便捷且部分內(nèi)容自身具有保密性，食藥檢檔案查閱起來難度比較大，利用率和開發(fā)程度比較低，這與公民享有的平等使用檔案信息權(quán)存在矛盾。例如，在2016年，濟(jì)南市食藥檢所檔案的借閱量也只占到檔案庫存量的3%左右。 除了前文所述的原因以外，食藥檢檔案還因其自身保密性和信息渠道不暢導(dǎo)致利用低的問題。

（三）檔案管理軟硬件設(shè)施更新速度滯后

從硬性設(shè)備來看，大部分食品藥品檢驗機(jī)構(gòu)因建所時間短，辦公條件不是很完善，有的未設(shè)置專人、專庫，有的未落實防火、防盜、防潮等安全措施，也未配置空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，檔案管理設(shè)備基本就是計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀，有的檔案室連掃描儀都沒有，尚未建立全面的LIMS系統(tǒng)，檔案借閱管理均需要人工進(jìn)行，這極大地阻礙了食藥檢檔案管理信息化建設(shè)步伐。同時，檔案的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)也不一致，在處理和管理上沒有規(guī)范，難以實現(xiàn)全體檔案信息資源的共享。另外，食藥檢機(jī)構(gòu)的檔案管理隊伍人員配置數(shù)量不足、知識結(jié)構(gòu)老化，整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。

三、食品藥品檢驗檔案管理信息化建設(shè)對策

（一）通過整合館藏食藥檢檔案資源建設(shè)信息體統(tǒng)

對食品藥品檢驗檔案資源進(jìn)行整合，首先要獲得上級授權(quán)，在授權(quán)許可的情況下，按照館藏資源編目規(guī)則進(jìn)行編目、整理。做好上述工作后，對檔案資源管理軟件招標(biāo)采購；對硬件設(shè)施進(jìn)行整合，包括檔案柜、個人電腦、小型機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀，其他電腦外設(shè)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施；在此基礎(chǔ)上構(gòu)建食品藥品檢驗檔案數(shù)據(jù)庫、食品藥品檢驗檔案管理信息系統(tǒng)和食品藥品檢驗信息網(wǎng)。把不同文件格式的檔案信息資源存儲到食品藥品檢驗院自身或者租用的服務(wù)器內(nèi)形成數(shù)據(jù)庫，通過食品藥品檢驗信息網(wǎng)對公眾開發(fā)信息查詢服務(wù)，通過食品藥品檢驗檔案管理信息系統(tǒng)對食品藥品檢驗信息網(wǎng)和食品藥品檢驗檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行后臺管理。使民眾的檔案需求得到滿足，使食藥檢檔案管理發(fā)揮促進(jìn)幸福社會建設(shè)的良好作用。

（二）利用云技術(shù)促進(jìn)食藥檢檔案信息化建設(shè)

利用云技術(shù)構(gòu)建食藥檢檔案信息查詢網(wǎng)絡(luò)，具有以下優(yōu)點：一是減少了硬件設(shè)施維護(hù)成本，利用云計算技術(shù)直接把檔案信息資源存儲在云端平臺上，減少了購買服務(wù)器和電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的成本，同時減少了設(shè)備維護(hù)更新的成本。二是降低了檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)維護(hù)成本。當(dāng)前云技術(shù)已經(jīng)比較成熟。直接應(yīng)用云端存儲平臺既節(jié)省了硬件設(shè)施也可以直接利用成熟的云端平臺管理技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行管理，減少了開發(fā)系統(tǒng)和不斷升級維護(hù)的成本。三是避免產(chǎn)生信息孤島。各地食品藥品檢驗檔案管理機(jī)構(gòu)可以考慮依托現(xiàn)有的硬件基礎(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，構(gòu)建本地云端平臺，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建全國性檔案管理信息系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)全國食品藥品檢驗檔案信息的統(tǒng)一管理。當(dāng)然、利用云技術(shù)也有其缺點。由于云服務(wù)企業(yè)直接接觸食品藥品檢驗檔案的原始信息，如果云服務(wù)企業(yè)利用食藥檢檔案謀取私利將對食藥檢檔案管理機(jī)構(gòu)造成危害。一個關(guān)鍵問題就是如何保證云服務(wù)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和職業(yè)操守方面不出風(fēng)險。因此，監(jiān)督體系需要進(jìn)一步加強(qiáng)，相關(guān)法規(guī)體系還需要進(jìn)一步完善。另外，還要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)推進(jìn)“低碳化”管理。例如，建立專題數(shù)字化的檔案信息庫。利用現(xiàn)代信息化工具建立檔案數(shù)據(jù)庫，立足于資源共享的原則，進(jìn)行合理有序的分工，充分滿足眾多人們對檔案信息使用的需求。建立網(wǎng)上檔案閱覽室和展廳，打破時間和空間限制，使人們可以隨時隨地通過網(wǎng)上檔案閱覽室和展廳進(jìn)行檔案查詢。設(shè)立網(wǎng)絡(luò)檔案咨詢論壇，直接通過網(wǎng)絡(luò)征詢意見、發(fā)布信息等，最大限度地發(fā)揮用戶的主體性作用，從整體上促進(jìn)基層食藥監(jiān)檔案管理的規(guī)范化。

（三）提高檔案管理投入力度及創(chuàng)新能力

首先要提升管理層對檔案管理的重視程度，從經(jīng)費、庫房等方面入手，及時解決檔案管理工作中存在的問題。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，要做好如下三點：一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)分為內(nèi)網(wǎng)、業(yè)務(wù)專網(wǎng)、公眾互聯(lián)網(wǎng)三個層次。內(nèi)網(wǎng)主要負(fù)責(zé)食藥檢檔案信息的傳輸、采集、預(yù)處理、內(nèi)部的信息檢索；業(yè)務(wù)專網(wǎng)負(fù)責(zé)食藥檢系統(tǒng)內(nèi)部的業(yè)務(wù)受理及信息采集并送達(dá)預(yù)處理系統(tǒng)，向食藥檢專網(wǎng)用戶提供信息服務(wù)；公眾互聯(lián)網(wǎng)對社會公眾提供服務(wù)，通過該網(wǎng)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務(wù)。二是硬件環(huán)境建設(shè)。食藥檢檔案信息化管理主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行。根據(jù)功能需要，建設(shè)大容量存儲的信息資源數(shù)據(jù)庫、高性能高并發(fā)用戶的訪問服務(wù)器系統(tǒng)，配置大型高速交換機(jī)、路由器、光終端設(shè)備、安全設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備等。三是軟件系統(tǒng)建設(shè)。軟件系統(tǒng)分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩大類，系統(tǒng)軟件主要功能是搭建操作平臺，負(fù)責(zé)管理計算機(jī)系統(tǒng)中各種獨立的硬件，使得它們可以協(xié)調(diào)工作。應(yīng)用軟件是滿足用戶解決檔案領(lǐng)域具體問題的應(yīng)用程序，如數(shù)字化圖像處理、OCR識別、校對、質(zhì)量審查等一系列專業(yè)軟件。另外，還要實行繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高基層食藥監(jiān)檔案管理人員的自身素養(yǎng)及專業(yè)技能。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化是新時期檔案工作發(fā)展的主流方向，但食品藥品檢驗檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的工作，應(yīng)在參考國內(nèi)外同行成功經(jīng)驗基礎(chǔ)上，結(jié)合實際情況做好規(guī)劃，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，加強(qiáng)全國管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、“雙套制”歸檔和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，以全面實現(xiàn)檔案管理工作信息化、低碳化，推動食藥檢檔案社會服務(wù)功能進(jìn)一步深化。

作者單位：濟(jì)南市食品藥品檢驗檢測中心