立足實際認真做好機關檔案管理工作

郭梅

【摘 要】 機關檔案管理人員，必須嚴格依照《檔案法》、《保密法》、《機關檔案管理工作條例》等，嚴格遵守檔案管理制度，全力恪盡檔案管理人員職責，加強思想政治學習，不斷提高專業技能，認真做好檔案管理工作。

【關鍵詞】 機關 檔案 管理

一、充分認識機關檔案工作的重要性

首先，檔案是機關工作查考的依據。檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地紀錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有機關領導人或有關人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發機關或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

其次，檔案是宣傳教育的生動素材。改革開放以來，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業的宏觀管理得到全面加強；各機關、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統計和現代化技術的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。

二、嚴格遵守機關檔案管理規則制度

1.遵守檔案管理制度。為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬于人事部門形成的材料，在一個月內歸檔。任何個人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔；人事檔案由人事主管部門管理。干部調離工作單位時，檔案要隨人及時移交轉遞；每季度要核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的要及時糾正，按照登記檢查檔案，發現缺少及時查找；查（借）閱檔案須經主管領導批準，辦理有關手續后、方可查（借）閱。

2.做好檔案統計工作。檔案統計是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好；認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量；做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便于查找；按照上級要求，報送本局檔案情況。

3.遵守檔案查（借）閱制度。確因工作需要、查閱檔案時，須主管領導批準辦理登記手續。一般只限在檔案室查閱，如有特殊情況外借時，應按要求限其歸還；查閱借閱時檔案管理人員必須遵守保密制度。查（借）閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任；查（借）閱檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經局主管領導和檔案管理人員審閱后，才能帶離檔案室。

4.做好檔案保密工作。為提高警惕，嚴守國家機密，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。嚴格保密紀律。堅持內外有別的原則，嚴禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國家的機密；不在公共場所及家屬子女，親朋好友面前談論有關檔案的機密；忠于職守，加強保密觀念。不該說的不說，不該問的不問，做到不失密，不泄密；凡查閱不宜公開的秘密以上的檔案材料，要嚴格履行手續，不準隨便摘抄，復制和補傳；嚴守保密紀律。自覺遵守“保密法”，對違犯“保密法”及保密紀律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規定嚴肅處理，構成犯罪要追究其責任；非檔案管理人員，不準隨便出入庫房。

5.遵守檔案利用制度。檔案提供利用是檔案工作重要環節。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業務工作服務的指導思想，努力提高檔案的利用工作；提供利用要堅持用原件或復制件提供利用。提供利用時，均應按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應手續；檔案人員要熟悉本機關的工作性質、業務、范圍、程序，提供檔案材料要準確、及時，積極、主動為領導和各部門做好服務工作。

6.做好檔案庫房管理工作。檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的工作；檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞；管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”；嚴格保密和保衛制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品；檔案柜的排列要科學有序、便于通風和避光；檔案管理人員要經常打掃衛生，保持室內和柜內整潔，干凈防止灰塵對檔案材料的損害；庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

三、檔案工作人員必須恪盡職責

（1）認真學習、宣傳貫徹《檔案法》、《保密法》《機關檔案管理工作條例》和上級業務主管部門制定的關于檔案工作的方針、政策、規定、辦法及本局規定的各項規章制度。（2）刻苦學習檔案工作業務知識，培養獨立工作能力，不斷提高檔案管理工作的科學水平，積極為本局各項工作服務。（3）對人事檔案要每一季度檢查、核對一次，避免張冠李戴，調出人員檔案要隨人員及時轉出。凡需查（借）閱檔案，未經主管領導批準，不得外借，不得轉出。（4）經常保持檔案庫房整潔、衛生，切實做好“七防”工作，確保檔案庫房絕對安全，發現問題及時報告，采取措施，妥善解決。（5）準確做好檔案的統計工作，定期編制檔案工作統計報表，同時做好檔案資料的借閱登記工作，按有關規定，定期向檔案主管部門移交檔案。（6）堅守崗位、忠于職守、遵守紀律、嚴守機密。（7）對丟失、損壞檔案者有權提出處理意見。絕對保護檔案的安全，凡接受的檔案要及時存入檔案室，不得外放，不得擅自轉移，分散銷毀檔案材料。

結束語

總之，作為檔案管理工作人員，我們就要保護好、管理好檔案，要依法行使自己的職責，定期接收檔案，妥善保管好檔案，為檔案的利用創造條件，提供方便，要維護好歷史的真實面貌；要忠于和熱愛檔案事業；要具備全心全意為人民服務的精神；要有良好的保密習慣；要樹立高度的法制意識和觀念。同時更要解放思想、勇于改革、大膽創新，以飽滿的工作熱情、奮發向上的精神，為發揮檔案事業的作用多做貢獻。

【參考文獻】

[1] 樂嘉昌.新時期機關檔案管理工作的實踐與思考[J].中國檔案，2011.endprint