淺析鐵路企業檔案數字化建設工作

摘 要：檔案是歷史記錄，它客觀的記錄情況，為查考、爭辯以及事物的處理提供真實的憑據。檔案數字化的實現可以快速準確的利用檔案資源信息，更高水平地顯示檔案信息化的優越性和科學性。當前鐵路企業檔案的傳統利用方式已經不能適應社會的飛速發展，本文針對鐵路企業檔案利用工作的現狀及問題進行探討，對其中出現的問題提出了解決辦法，促進鐵路企業盡快實現檔案數字化建設，提高檔案管理整體水平，更好地幫助鐵路企業快速良好的發展。

關鍵詞：淺析；鐵路檔案；數字化建設；工作

隨著高速鐵路的快速發展，檔案管理工作利用高效率是新時期檔案管理工作的新要求。而當前鐵路企業檔案管理利用工作不斷出現許多新問題，降低了檔案管理工作的效率，這給鐵路企業的快速發展帶來一定的影響。因此在實際工作中，我們要嚴格實行檔案工作的規范化、標準化，尤其是要推動檔案工作的數字化技術進程，以提高檔案利用效率。本文主要闡述鐵路企業在檔案管理工作利用方面出現的問題，提出具體的解決方法，推動檔案事業良好發展，以促進鐵路企業更好的發展。

1 鐵路企業檔案管理利用工作現狀及問題。

從南昌鐵路局近三年檔案利用情況表（如圖1）可以看出，隨著時代的發展，鐵路企業利用檔案的人次、卷次①呈不斷上升趨勢，而且卷次的利用次數越來越高，說明人們調閱年代久遠的檔案越來越頻繁，檔案資源利用工作越來越重要。

現在，鐵路企業檔案查找方式仍然是傳統模式—人工查找，檔案員先翻閱歸檔目錄，找到文件所在的卷次或盒號，再在一卷或一盒中的某份文件資料來完成檔案的利用工作。而年代久遠的檔案往往因為時間長檔案保管人員不斷變更或檔案庫房搬遷等原因，造成歸檔目錄的不完整甚至缺失，檔案員就要在檔案庫房里逐卷翻閱，有時為找一份文件耗費數天的時間和精力，造成了檔案利用低效率，直接影響了檔案管理工作的整體水平。所以鐵路企業必須要加快檔案數字化建設工作的進程，以實現計算機準確查找檔案，提高檔案管理的整體水平。

1.1鐵路企業人工查找檔案的方法，不利于檔案管理工作水平的快速提升。鐵路企業現在的檔案工作仍延續傳統的檔案管理模式，所有的工作需要檔案員親力親為手工操作，對于現在檔案利用頻率的越來越高，檔案員得花很多時間和精力在檔案的利用工作上，這就使檔案員在檔案安全保管、檔案編研等其他方面的工作時間減少，影響檔案工作成果發展，不利于檔案管理水平的提高發展。

1.2紙質檔案經常被利用復制，對檔案具有一定的人為因素傷害性，不利于紙質檔案的保護。歸檔文件按卷整理的裝訂是在文件左邊空白處自上至下縫紉走線固定，復制時不能拆線，只能折住左邊一張張在復印機上復制，歸檔文件利用次數多，頻繁翻查摩擦、復制，檔案文件自身很容易損壞。

1.3紙質檔案保存時間長，受自然因素影響易老化、損毀。鐵路企業許多檔案庫房條件有限，一些自然因素，如溫濕度、光線、空氣污染物，再加上危害檔案的生物，檔案制成材料受到損害是難以避免。時間長紙質檔案易發黃，變脆甚至損毀。而一般紙質歸檔文件多為單份、孤本或稀本[1]，存在損毀風險。

2 問題解決的方法

解決檔案利用效率低的最有效的辦法，就是實現紙質檔案數字化，有效解決檔案利用低效率的問題。數字化檔案館是以二進制編碼的數字方式存儲、處理館藏信息，以計算機為管理手段，以網絡傳遞為利用方式的一種新型檔案館。檔案館數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲檔案信息。檔案數字化是將紙質檔案轉化成電子文件，用于查閱利用，也是檔案信息化的一部分。

2.1實現檔案數字化能有效地節省檔案員查找檔案的時間和精力，讓檔案員有精力顧及檔案保管及編研工作，有利于提高檔案管理工作的整體水平。館藏資源數字化，不光是檔案條目數字化，檔案的內容（實體）同樣要數字化。利用檔案時，檔案員只要在計算機上輸入關鍵字就可實現大范圍的模糊查找，然后再在小范圍的文件條目中準確查找到文件，最后打開文件內容，達到“分分鐘”利用檔案的高效率。檔案員查找檔案花費的時間大大減少，花在檔案保管及檔案編研工作的時間有所增加，更有效提高檔案管理工作效率。

2.2實現檔案數字化，能有效減少人為因素對檔案原件的損害，有利于檔案保護。當館藏檔案需要復制時，檔案員只需要從電腦中找到歸檔文件的電子文件，直接連接打印機，打印出復制件，而不需要一張張的翻開原件復印，降低了檔案人為磨損文件的風險，有效保護檔案，提升檔案保護工作水平。

2.3實現檔案數字化，能對紙質檔案起備份作用，降低檔案單份、孤本、稀本損毀的風險。檔案采取多種形式的保存對檔案的安全起重要保護作用，檔案數字化可以將數量龐大的館藏檔案化成數據存儲在小小的移動設備中，即使檔案原件出現損毀，通過數字化可以將文件數據化多套保存，形成多套副本，對檔案起到多重保護的作用，加強檔案完整性的保護。

3 未來成果展望

3.1 檔案管理由“數量化”邁向“數字化”，大大提高檔案管理工作效率

檔案數字化能將紙質檔案轉化成電子文件，鐵路企業局域網上的電子公文系統可以和檔案數字化系統對接，文件通過計算機網絡系統在局域網上發布、流轉、辦理、電子歸檔，實現辦公一體化。而且檔案數字化以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，改進了組織形式，還與檔案信息化、網絡化緊密相連，能通過互聯網傳遞館藏信息，不受時間和空間的限制，實現檔案資料網上資源共享，提高信息利用率，進而邁向檔案信息化管理。對檔案實現數字化管理，能夠減少工作人員的工作量，多次利用開發資源，從而提高了檔案部門的工作效率，實現檔案工作由“數量化”向“數字化”邁進，較好的提高檔案整體工作水平。

3.2 檔案庫房由“大庫房”向“庫房大”轉變，節省檔案存儲空間

隨著高鐵的發展，鐵路企業形成的檔案資源越來越多，檔案庫房趨向越做越大，檔案庫房建造速度遠遠比不上檔案的迅速增長，大多鐵路企業檔案庫房面積緊張。實現檔案數字化，能將紙質檔案變為電子檔案，存儲在移動設備上，壓縮了存儲空間，將檔案實體“虛擬化”，大大節省檔案的存儲空間，實現企業檔案“大庫房”向“庫房大”的轉變，有效解決檔案庫房緊張的問題。

3.3 檔案員整體由“素質化”向“知識化”轉變，促進檔案管理整體水平的提升

實現檔案數字化，對檔案員的專業素質提出更高要求。電子檔案的存儲、維護等，都需要檔案員具有良好的職業道德素質、專業素質和科學文化知識素質，要具有一定的科技知識水平，才能進行有效的檔案管理。而且，實現檔案數字化后，檔案業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，為達到檔案資源管理系統、規范管理，適應工作的新要求，檔案員只有自主學習新知識新技能，由“素質化”向“知識化”靠攏，進一步促進檔案管理整體水平的提升。

作者簡介

①文書檔案2004年以前按卷整理，2004年以后按件整理。

[1]《檔案工作實務》；江西省檔案干部培訓中心

作者簡介

王居華，女，南昌鐵路局檔案史志室，館員，大學本科（函授），研究方向：研究針對鐵路企業檔案利用工作出現的問題，提出解決的方法，實現檔案數字化建設工作，以及成果展望，以提高鐵路企業整體檔案管理水平。endprint