對學校檔案管理工作的探析

楊秋梅

摘 要：在學校日常管理工作中，學校檔案的管理對于學校的良性發(fā)展具有至關重要的作用。學校提升對檔案管理工作的重視力度，不但能夠保障學校進行有序的維護與管理工作，還能夠為學校的長足發(fā)展管理提供詳實的資料，也可以為學校進行科研、教學以及人事管理提供客觀真實的參考資料，因此加強學校檔案管理工作的質(zhì)量與效率是當下學校發(fā)展中的首要任務。本文針對現(xiàn)階段學校檔案管理工作中存在的問題與弊端進行深入的分析，并提出切實可行的改進意見以促進學校檔案工作的管理質(zhì)量與效果，從而保證我國學校的教學質(zhì)量與管理質(zhì)量能夠更上一層樓。

關鍵詞：學校；檔案管理工作；探析

學校檔案是承載學校歷史活動的重要載體，是學校開展管理工作、教學活動、教育督導評估以及教育科研工作的重要素材與資料，其充分記錄了學校在發(fā)展經(jīng)營過程中形成的文字、數(shù)字、圖像等資料，成為剖析學校發(fā)展歷程以及制定學校戰(zhàn)略發(fā)展方針的重要依據(jù)。學校做好日常教學中的檔案管理工作是學校管理水平與教學素養(yǎng)的重要體現(xiàn)，同時夯實檔案管理工作還是有效推動學校的科研發(fā)展與進步的重要素材，對于提升學校的綜合實力具有不容置喙的重要意義，為此在新形勢下做好檔案管理工作對于學校具有高度的戰(zhàn)略發(fā)展意義。

1 當前學校檔案管理中存在的主要問題

1.1 學校缺乏對檔案工作的重視力度

很多學校在開展日常的教學活動與管理事物當中，往往只重視科研、教學以及招生活動等活動，沒有充分意識到檔案管理工作對于學校穩(wěn)定發(fā)展起到的重要作用，忽略了在開展日常教學活動中維護與建設學習檔案工作的機會，導致學校很多重要的財務信息、科研信息沒有被詳實的記錄在冊，并為后續(xù)的發(fā)展埋下了嚴重的隱患[1]。學校對檔案管理工作的投資力度也乏善可陳，很多學校沒有配備完善的檔案管理設施與相應的檔案管理人員，導致學校檔案管理工作在開展過程中暴露出后勁不足的狀態(tài)，同時在檔案資料維護工作中也缺乏有力的建設，導致檔案資料頻頻出現(xiàn)發(fā)霉、損毀以及丟失等現(xiàn)象。

1.2 學校檔案管理機制不健全

檔案管理機制是約束與強化學校檔案管理工作的重要機制，但是很多學校在開展檔案管理過程當中，沒有建立完善的管理制度與責任體系，導致很多檔案管理人員不能明確自身的責權單位，一旦檔案管理工作中出現(xiàn)疏忽還會出現(xiàn)相互推諉的情況，這種情況對檔案管理工作的有序開展產(chǎn)生了嚴重的制約作用[2]。同時由于沒有完善的檔案管理機制進行督促，很多教師與管理人員沒有形成嚴謹?shù)臋n案管理意識，其具體體現(xiàn)在當有重要的檔案資料需要歸檔時不能及時提交，導致檔案管理工作出現(xiàn)了一定的滯后性。同時學校檔案管理設備以及管理手段的落后也體現(xiàn)出學校檔案管理機制存在疏漏的問題，由于學校日常事項與活動眾多，只采用人工檔案管理的方式已經(jīng)不能契合學校的發(fā)展需求，不但暴露出工作效率低下的問題，檔案管理人員長期的機械性重復還會產(chǎn)生較高的錯誤率。

1.3 學校缺乏業(yè)務素質(zhì)高的檔案管理人員

檔案管理人員是學校開展檔案管理工作的重要條件，有一定的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員則是決定學校檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。但是很多學校由于沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，對檔案工作持有工作性質(zhì)簡單一般人員操作的認知，導致學校忽視了對檔案管理崗位上的人員選拔與培養(yǎng)力度，進而出現(xiàn)了檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)良莠不齊的現(xiàn)象，同時由于缺乏對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德的培訓，導致檔案管理人員對管理工作掉以輕心，在工作調(diào)動以及人員離崗時，沒有做好相應的交接工作，進而頻頻出現(xiàn)檔案遺失與記錄疏漏的弊端，影響了檔案管理工作穩(wěn)定的發(fā)展。

2 改善學校檔案管理工作的有效措施

2.1 加大對檔案管理工作的重視力度

學校為了切實提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，首先需要在認知層面上提升對檔案管理工作的認知程度，通過深刻了解檔案對于學校制定戰(zhàn)略發(fā)展方針以及開展科研工作的重要性，從而自上而下的加強對檔案管理工作的重視力度[3]。為了保證檔案管理工作能夠有條不紊的進行下去，學校還需要建立科學完善的管理制度為檔案管理工作提供明確的發(fā)展方向與操作流程，通過這樣的方式保證檔案管理工作有據(jù)可依，同時為了顯著提升檔案管理工作的效率，需要明確檔案管理部分的責權范圍，通過界定每一位檔案管理人員的細化責任的方式，建立完善的問題追查機制，保證檔案管理工作能夠高質(zhì)高效完成。同時通過在學校內(nèi)部宣傳強調(diào)檔案管理工作重要性的方式，強化教師人員與管理人員提交檔案資料的速率，以保證檔案資料管理的客觀性以及實時性。同時為了保證檔案管理工作與時俱進，學校還需要加大對檔案管理工作的投資力度，推動檔案管理設施更新、人員招納以及開展日常管理工作的完善力度，并充分做好檔案資料的防火、防盜、以及防潮防蛀工作，保證資料的完整性，為學校的穩(wěn)定有序發(fā)展奠定夯實的基礎。

2.2 建設規(guī)范化、標準化以及信息化的管理水平

學校檔案管理工作流程與方法對于保證檔案管理工作的科學性以及有效性具有至關重要的作用。為此檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程當中需要依據(jù)信息論、系統(tǒng)論以及控制論為指導原則開展檔案管理與組織工作，在遵循檔案管理工作的客觀基礎規(guī)律之上，通過高效的管理機構、科學化的管理方式、信息化的管理媒介、標準化的工作流程保證檔案工作有條不紊的進行下去[4]。同時，做好檔案管理的有關技術工作，通過運用現(xiàn)代化的電子信息技術、印刷技術、復制技術、聲像技術以及微縮技術等對種類多樣、數(shù)量龐雜的檔案信息資料進行查找、整理、分類、記錄以及存儲、傳遞并存檔存儲，通過標準化、科學化、信息化的操作流程來保證檔案管理的客觀性與科學性，在減輕檔案管理人員工作強度的基礎之上，提升檔案管理的精確性，同時借助信息技術形成電子檔案，方便檔案的輸入、調(diào)用、修改以及維護，并通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)檔案的實時傳播與共享，有效提升學校檔案管理的效率與質(zhì)量。

2.3 加強檔案管理人員的選拔與培訓

檔案人員對于學校順利開展檔案具有至關重要的作用。學校想要建設一支具有較強專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德的檔案管理隊伍，首先需要面向社會進行招聘，選擇具有一定理論基礎與實踐經(jīng)驗的檔案管理人員提升學校管理隊伍的基本實力，當檔案人員步入檔案管理崗位之后，學校需要定期開展培訓工作來不斷提升檔案管理人員的技能素養(yǎng)與實戰(zhàn)經(jīng)驗，保證檔案管理人員能夠不斷的與時俱進，同時還要加強檔案管理人員操作現(xiàn)代化以及信息化的辦公設備的能力，使檔案管理人員通過熟練操作計算機設備提升檔案管理工作的效率與精確性。為了激發(fā)檔案管理人員的主觀能動性，需要建立獎懲有度的激勵制度，提升檔案管理人員整體的工作積極性。

3 結語

綜上所述，隨著學校教學、科研工作的不斷發(fā)展與改革，作為承載與記錄學校活動信息的檔案管理工作凸顯出越來越重要的作用，為了切實加強學校檔案管理工作的質(zhì)量與效率，學校需要建立完善的檔案管理制度保證檔案管理工作有條不紊的進行下去，同時不斷加大對檔案硬件與軟件設施的投資力度，為檔案管理工作創(chuàng)建現(xiàn)代化、信息化的辦公條件，同時加強檔案管理人員隊伍的建設，通過這樣的方式提升學校檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

參考文獻

[1]秦鳳萍.學校檔案管理工作中電子檔案的應用探析[J].蘭臺世界，2016，24：69-71.

[2]陳劍.學校檔案管理工作改善途徑探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014，05：82-83.

[3]盧云豐.當前學校檔案管理工作存在的問題與對策探析[J].中國管理信息化，2014，05：114.

[4]呂玲.探析中等衛(wèi)生職業(yè)學校檔案管理工作的重要性及對策[J].辦公室業(yè)務，2016，09：85.endprint