試分析價格認證中心文書資料歸檔管理問題和對策

趙耀棟

摘 要：價格認證中心文書資料歸檔及管理是價格認證工作的一項基礎工作，是價格認證中心為司法機構或其他仲裁機構所出具的具有法律效力的確定涉案物品價值的書面證明材料的歸檔及管理工作，通過對價格認證中心文書資料歸檔及管理現狀的分析，尋求相應解決對策，從而建立科學規范的價格認證中心文書資料歸檔及管理工作，以確保價格認證中心文書資料檔案的完整性、真實性和有效性，充分發揮出價格認定出具的文書資料作為法律裁定的法律依據。

關鍵詞：價格認證中心；文書資料歸檔管理；問題及相應對策

價格認證中心是隸屬于物價管理部門的一個具有“特殊價格鑒定資格”的部門，其主要工作內容是在收到司法機構或者其他仲裁機構委托認證申請期間內，對涉案需要進行價值鑒定的各類資產及物品的價值進行專業認證，并出具相關價格認證的書面證明材料。由于價格認證中心文書資料存在種類多、數量多、鑒定層面廣、 責任大、法律效力久等特性，表明價格中心文書資料歸檔及管理工作在價格認證工作中尤為的重要意義。如果價格中心文書資料歸檔及管理方面出現疏忽， 導致損壞、丟失等現象的出現，不但對社會價值和當事人的人身財產產生影響，價格認證中心及其文書資料管理員會受到法律的追究與處罰。故此，為確保價格認證工作能夠科學真實有效的進行， 我們必須對認證中心文書資料歸檔及管理工作做到足夠的重視，規范價格認證文書資料的歸檔管理工作，充分完成法律所賦予其的責任， 逐步提升價格認證中心資質。

1 價格認證中心文書資料歸檔、管理存在的問題

1.1 價格認證中心文書資料歸檔、管理機制不健全

現階段價格認證中心存在文書資料歸檔、管理無崗位職責或職責不明確等現象。責任領導及相關工作人員對價格認證中心文書資料歸檔、管理工作執行不到位，檔案管理存在分散保管情況，缺乏有效的統一管理手段。此外，管理思想及模式也相對落后，無法及時有效的查找到所需要的某一項文書資料。

1.2 價格認證中心文書資料歸檔、管理標準不統一

各區、縣價格認證中心文書資料歸檔、管理標準參差不齊、不統一、不標準，跨地區標準更無法保證統一性，缺少執行國家統一標準的落地措施，造成了各區、縣及各地區在文書資料歸檔保管上，出現了人為意義上的“丟失”，例如涉嫌刑事案件的價格認定檔案保管期限一般為30 年，重大認定事項為永久。而檔案管理人員在文書資料歸檔管理時對以上價格認定檔案保管期限統一定性為30年，造成了重大認定事項取閱時資料的丟失或缺少。

1.3 價格認證中心文書資料歸檔、管理設施落后

傳統的資料歸檔管理模式需要大量人力及物力來完成，并且由于檔案管理人員素質高低不齊，自身工作多，壓力大無法嚴格履行監管指導工作，此外，部分地區還存在設備設施陳舊及管理技術手段落后，出現了相關部門查閱不到，丟失或缺少的現象，更無法實現文書資料的數字化和信息化。

2 價格認證中心文書資料歸檔、管理規范化建設的對策

2.1 建立健全文書資料歸檔、管理工作機制

建立健全文書資料歸檔、管理工作機制，其機制體系由價格認證中心主任兼任檔案室主任，同時配備一名或兩名具有文書資料管理經驗的專職檔案員，各部門、科室推薦任命綜合素質較高的人員作為兼職檔案員，這樣在保證各部門文書資料匯總收集工作順利進行的同時，也減少了檔案室專職檔案管理員的工作壓力及各部門協調的困難。

在建立健全工作機制后，我們還需要根據管理工作要求制定文書資料歸檔、管理的工作職責及其相關工作標準，同時明確各部門科室關于文書資料歸檔管理工作的職責和要求，杜絕工作上漏洞的發生。其主要工作制度可以從復核價格認證制度、培訓監管制度、檔案管理制度、信息交流制度四個層次來制定：

在日常文書資料歸檔、管理工作中，要制定切合實際的落實措施，如舉辦培訓班，講授檔案工作的基本業務知識等，來引導價格認證人員及認證文書資料歸檔、管理人員應時刻牢記建立及保管文字資料的規范程序，從根本上杜絕文書資料管理問題的發生。

2.2 汰換陳舊設施，提高檔案管理質量

為保證文本資料歸檔管理工作的進行以及近幾年來價格認證中心業務量的大幅上升，我們需要加大對檔案硬件設施的投入，根據自身實際情況擴建或新建檔案備用室，增加檔案儲存柜等，此外檔案室還需配備電腦、復印打印機、一體油印機、掃描儀、移動硬盤、數碼攝像機等一系列專用自動化設備及專業的檔案管理軟件系統等。

2.3 優化日常管理工作，提高檔案利用率

價格認證中心文書資料歸檔管理日常工作的優化可以從檔案工作人員的職業素質、規范檔案收錄與借閱手續、細化檔案匯編以及借助現代化管理手段提供便利借閱等方面著手，全面提高檔案管理工作的簡便性、借閱的方便性。

2.3.1 檔案工作人員職業素質的提高

根據價格認證中心文書資料歸檔、管理工作的特性，要求我們文書資料檔案管理員應具備對檔案室收錄資料流程熟悉，尋找、調檔迅速等基本素質。能夠在別人借閱時，提供熱情主動， 隨叫隨到， 耐心細致地服務等，此外，隨著科技水平的不斷發展還要求我們的檔案管理員需要具備一定的電腦及相關電子設備的使用知識和技巧等

2.3.2 建立檔案登記錄，規范檔案收錄與借閱手續

文書資料檔案室應有完善的檔案收進、移除及收發、借閱登記表等，保證所有文書資料去向有據可查，這對我們后期檔案室資料歸檔管理向數字化、信息化轉變提供基礎保證。

2.3.3 細化檔案匯編

檔案匯編的編寫除按“ 標準” 要求編寫各項內容外， 檔案管理員還需要主動收集有關該類文書資料的內容，并將其編寫入相關檔案的文件匯編中，從而完善檔案匯編，完善的檔案匯編對以后價格鑒證人員借閱及借鑒具有很大實用性。

2.3.4 利用現代化手段提供便利閱讀

充分利用現代化手段及檔案管理系統軟件，由檔案管理員將文書資料按照規范要求錄入電腦，借助檔案管理軟件實現收取、存儲、借閱的數字化檔案管理工作，借閱者通過電腦或手機等電子設備登錄檔案管理系統，查看自己所需要的文本資料，實現隨時、隨地的對價格認證中心文本資料的查看與利用，滿足價格認證員對于完成日常工作的借鑒需求。

3 總結

價格認證中心文本資料歸檔、管理的規范化和科學化要求檔案管理要不斷進步、不斷完善，建立具有科學性的檔案管理體系，制定科學有效的標準統一的落地措施，借助于專業設備及文本資料管理系統實現價格認證中心文本資料的數字化、信息化的轉變，實現價格認證中心文本資料信息的全面共享化。

在充分滿足相關機構的查閱與借鑒的同時，實現價格認證中心文書資料接收、存檔、共享和提供借鑒意義的一體化，實現高效適用的檔案管理模式和工作機制。真正做到檔案管理規范與價格認證中心文本資料日常管理工作的良好結合，從而落實好價格認證中心文本資料歸檔及管理的各項工作。

參考文獻

[1]價格認證中心工作管理辦法，[2003]415號

[2]對價格認證中心文書資料歸檔管理的建議，張麗英，北京物價2003（5）endprint