淺析辦公自動化環境下公安系統檔案管理

摘 要：公安檔案是公安系統工作中重要的組成部分，合理科學的檔案管理有利于公安系統更加高效地打擊犯罪維護社會安定。本文首先介紹了公安系統檔案管理的特點和作用，接著分析了在辦公自動化背景下公安系統檔案管理存在的問題，并提出了針對性的策略，以期更好地為公安工作服務。

關鍵詞：辦公自動化；公安系統；檔案管理

公安機關是維護我國社會穩定的一支重要力量，主要負責防范打擊犯罪、保護生命財產安全等任務，但是隨著社會的進一步發展，公安機關也面臨眾多挑戰，例如人口問題以及由人口引發的就業問題[1]；社會貧富差距進一步拉大導致的貧富問題[2]；流動人口、組織犯罪、高科技犯罪、毒品犯罪等問題[3]。因此要在總人數不變的情況下提高工作效率、與時俱進，就要以準確全面的信息作為依據，充分利用辦公自動化技術對檔案進行管理，使公安檔案管理健康完善，更好地為公安工作服務。

1 公安系統檔案的特點及作用

對于公安系統檔案的涵義在2000年之前都沒有一個明確的定義，在2000年國家檔案局對公安系統檔案的含義進行了界定，在這個表述中認為公安檔案是公安機關履行國家法律時形成的專用文件材料，是在進行治安行政管理中形成的歷史記錄，是由檔案、文書檔案等組成，服務于公安工作[4]。在管理方法和方式上體現著專業性，具有極強的信息記錄性。

（一）公安系統檔案的特點

公安系統檔案不同于其他部門檔案，具有數量大，門類多的特點，是在依法行使職權過程中形成的，公安系統檔案從內容、形式、形成、來源等多方面都具有極強的特殊性，這些特殊性如何在辦公自動化背景下發揮最大的作用，合理進行開發利用，有利于特殊作用得到充分發揮。公安系統檔案主要具有以下幾個特點：首先是單元性，公安機關性質職權都是針對特定案件和事件，因此保持了實體的保管單元；其次是使用延續性，公安檔案一旦歸檔后，并不是被塵封，再遇到相關事件時，仍會進行翻閱，繼續使用；再次是情報性，公安機關保存的犯罪嫌疑人相關檔案都是通過檔案方式體現的，這些檔案為執法人員提供情報，通過分析情報信息，采取相應的措施，犯罪行為就會從源頭上得到有效遏制；最后是滯后性，公安系統檔案是對真實案例的記載，一般滯后于事件的發生時間，特別是在突發事件中，無規律可循，檔案資料就需要逐步完善。此時只有公安人員經過充分的取證、去偽存真工作后，才能形成對事件的客觀認識，因此公安檔案資料具有一定的滯后性。同時公安系統檔案有機密性，因為牽扯到隱私問題，檔案不能讓公眾知悉，如，刑事案件中需要辨別查找犯罪嫌疑人，形成檔案，然后確認重點可疑目標。

（二）公安系統檔案的作用

公安系統檔案在公安工作中發揮著重要的作用，首先是情報信息作用，在打擊和懲治犯罪活動中公安檔案以文字、圖表、聲像等形態形成了具有情報信息的作用；其次是歷史憑證作用，公安系統檔案并不是后期編寫，具有時效性，因此可以成為查詢參考依據，具有了憑證價值；再次是具有指導借鑒作用，通過較完善的檔案管理可以對公安工作的發展提供借鑒指導作用，減少工作中走彎路犯錯誤。

（三）公安系統檔案管理存在的問題

近年來，辦公自動化技術取得了迅速的發展，但是在部分公安系統檔案管理中仍然存在眾多問題，首先就是管理團隊存在的問題，一般都沒有專職的檔案管理員，即使有檔案管理員，也往往是兼職，這些兼職人員大多沒有專業的檔案管理知識，管理方法水平較低，人員穩定性較差，已經嚴重影響到了檔案管理事業的改革與發展；其次是工作人員觀念落后，長期以來在我國公安系統檔案管理中形成了“收、管、立、藏”的管理制度，受這種觀念的長期影響，部分檔案管理人員存在著固步自封的守舊觀念，認為檔案就是簡單的進行裝訂，然后進行保管就可以了，存在著嚴重的重“藏”輕“用”的理念；第三是檔案人員普遍業務能力欠缺，根據相關調查顯示在檔案管理人員中，年齡40歲以上的人占了大部分，這些工作人員大部分對于信息技術并不熟悉，對于信息檢索也是一知半解，工作方法及思維方式相對落后，這些都適應不了辦公自動化背景下對檔案管理工作所產生的巨大影響；第四是檔案人員隊伍不穩定，上文中提到，公安系統的檔案管理不同于其他的檔案管理，檔案員長時間和紙張打交道，接觸領導的機會少，獲得提拔的機會也少，工作得不到肯定，因此很多人，特別是年輕人不愿意擔任這個職務，影響了公安機關檔案人員工作隊伍的穩定；第五是檔案培訓指導沒有落實，盡管近年來檔案管理受到了公安系統的重視，但是大部分管理人員沒有專業的知識，這點在派出所中尤為明顯。

3 辦公自動化背景下公安系統檔案管理措施與建議

（一）構建檔案基礎信息處理庫

公安系統要適應信息化時代的發展，就要構建檔案基礎信息處理庫，關鍵在于構建檔案數據庫，通過數據庫再應用和設計，進行資源的共享和管理，促進檔案管理辦公自動化的轉變。

（二）提升領導層的重視程度

根據相關調查，之所以檔案管理辦公自動化在各地利用存在很大的差異，其中大部分的原因是領導不夠重視，這就需要相關的檔案管理人員積極爭取領導層的支持，例如采用發放宣傳單、專題講座以及培訓教育模式對檔案管理工作的重要性與作用進行詳細講解，使系統內人員認識到檔案管理工作的重要性，配合檔案管理工作的開展。

（三）加大標準化建設力度

要實現辦公自動化進行標準化建設是不可或缺的，首先要加大檔案管理體制建設力度，進一步規范管理體制，公安系統內部機構對檔案管理實施統一管理，使文件前期處理與控制能夠納入到檔案管理機構的職責范疇；其次要針對檔案管理流程標準進行規范，保障檔案管理實現高度的統一；再次要針對技術操作實施標準化處理有效提升工作效率。

（四）注重提升檔案管理人員的綜合素質，注重網絡安全

要實現公安系統檔案管理的健康持續發展，就需要提升檔案管理人員的綜合素質，管理人員要在政治、專業和信息素養上都符合相關要求；相關部門要提高對管理人員的培訓，完善檔案管理人員的知識體系；同時要重視管理隊伍的繼續教育，建立科學合理的激勵體系，激發管理人員的工作熱情。另一方面就是要注重網路安全，檔案管理部門的路由器必須要針對全部 IP 地址實施屏蔽處理，針對單位辦公自動化系統的內網與外網進行有效的隔離，保障檔案系統的安全。

參考文獻

[1]雷志剛.公安檔案管理信息化面臨的困境與出路[J].辦公室業務，2017，（07）：53.

[2]李學華，于飛，王冰.密切配合 通力協作努力實現公安業務檔案管理規范化[J].黑龍江檔案，2015，（06）：17.

[3]劉勝華，朱杰.全面提升檔案規范化管理水平—南通市通州區公安局檔案工作紀實[J].檔案與建設，2014，（02）：81-82.

[4]田萌.淺談公安院校檔案管理工作人員所應具備的素質和能力[J].法制與社會，2012，（33）：201-202.

作者簡介

孫娜，女，漢，山東濟南，大學本科，煙臺市人民警察培訓學校。endprint