關(guān)于構(gòu)建高校檔案工作新模式的探討

王靜

摘 要：自從改革開放以來，我國(guó)高校檔案工作也有了很大的變化，其工作模式的創(chuàng)新也給高校教育帶來了新機(jī)遇和挑戰(zhàn)。當(dāng)前高校檔案工作已經(jīng)打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，而是通過現(xiàn)代化信息技術(shù)來將相關(guān)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行靈活保存和管理。但在我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，高校檔案工作也逐漸出現(xiàn)了一些問題，所以高校檔案管理工作應(yīng)該要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，并積極創(chuàng)新模式，通過相應(yīng)的技術(shù)和措施來實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。文章通過對(duì)構(gòu)建高校檔案工作新模式展開了分析和探討，并提出了一些建議，希望能夠?yàn)槲覈?guó)高校檔案管理工作的創(chuàng)新提供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案工作；創(chuàng)新模式

隨著我國(guó)教育改革的深入以及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作已經(jīng)無法滿足當(dāng)前高校檔案的實(shí)際需求，所以相關(guān)高校檔案管理工作應(yīng)該要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，積極思考并探索出全新的檔案管理模式。高校檔案工作管理模式應(yīng)該要從其自身的特點(diǎn)出發(fā)，并運(yùn)用科學(xué)、先進(jìn)的管理理念和技術(shù)來構(gòu)建出符合高校檔案工作的個(gè)性化管理模式。通過對(duì)高校檔案工作模式的創(chuàng)新來有效實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、整理以及分配等，從而有效促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展。

1 構(gòu)建高校檔案工作新模式的必要性

高校檔案工作通常會(huì)包括許多內(nèi)容，而這些內(nèi)容會(huì)通過文學(xué)書籍、圖像等形式進(jìn)行保存。高校檔案保存應(yīng)該要從自身價(jià)值和意義出發(fā)，其中包括了人事、學(xué)籍、教學(xué)儀器以及財(cái)務(wù)管理等方面的檔案內(nèi)容，檔案資料作為高校固定資產(chǎn)的一種形式，其真實(shí)性以及安全性是檔案管理工作的基本要求，但由于近年來我國(guó)高校生源的劇增，也給檔案管理工作帶來了許多挑戰(zhàn)。高校檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，這些檔案的存在也是為了促進(jìn)高校與社會(huì)活動(dòng)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)。由此可見，檔案管理工作是非常重要的。但有許多高校還是存在著輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，有些學(xué)校對(duì)檔案管理非常隨意，這樣便使得許多有價(jià)值且重要的檔案流失，同時(shí)在學(xué)校重大活動(dòng)中需要查詢相關(guān)檔案時(shí)無處可查，這樣也會(huì)嚴(yán)重影響到學(xué)校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

從高校檔案工作管理現(xiàn)狀來看，許多高校的檔案管理工作還存在著許多問題，如相關(guān)管理人員的思想覺悟不高，他們?cè)诠芾矸矫嫱度氲木^少，使得高校檔案管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)由于高校檔案的信息量比較大，而當(dāng)需要某些檔案時(shí)尋找的工作量就是加大。有些高校檔案管理部門在管理過程中也存在著人員調(diào)動(dòng)不足、工作交接不妥當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，這些都會(huì)加大檔案的管理難度。除此之外，一些學(xué)校放置檔案的地方環(huán)境較差，如潮濕、不通風(fēng)等，這些問題都會(huì)使得檔案受到外部條件的破壞，從而也會(huì)影響檔案管理的安全性。高校檔案管理工作最主要的問題就是相關(guān)管理人員對(duì)工作的重要性沒有認(rèn)識(shí)到位，以及對(duì)工作模式的創(chuàng)新意識(shí)不夠。

2 構(gòu)建高校檔案工作新模式的有效策略

2.1 增加高校檔案管理人員的工作意識(shí)

由于高校檔案的環(huán)境、時(shí)間等因素導(dǎo)致檔案管理工作中存在著許多問題有待解決，而這些問題的主要原因都是因?yàn)橄嚓P(guān)管理人員沒有認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，這樣使得高校檔案工作重審相關(guān)的理論、方式以及制度無法有效實(shí)行，因此，有效提升高校管理人員對(duì)檔案管理重要性的意識(shí)是非常有必要的。高校檔案管理工作過程中要讓所有的人都明白檔案工作的重要性，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督力度。高校管理人員要讓檔案管理工作人員意識(shí)到檔案的潛在價(jià)值，并要正確地引導(dǎo)他們將檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)換為對(duì)高校發(fā)展有利的事物。相關(guān)檔案管理工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的宣傳力度，并以此要提高校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，與此同時(shí)，相關(guān)管理人員要積極學(xué)習(xí)一些檔案管理的先進(jìn)方法，從而為促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.2 通過對(duì)相關(guān)制度的建立來約束檔案管理工作

有效提升高校檔案工作質(zhì)量和效率可以在校內(nèi)檔案管理部門內(nèi)制定相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫龋@也是提升高校檔案管理水平的重要方式，高校檔案工作的創(chuàng)新模式一定要在健全、嚴(yán)格的制度條例下才能做到。高校檔案部門制定相對(duì)硬性的制度可以有效促進(jìn)檔案工作創(chuàng)新模式的構(gòu)建。創(chuàng)新作為發(fā)展的根本，所以高校檔案管理工作模式一定要不斷創(chuàng)新，通過制定強(qiáng)制性的規(guī)定來約束檔案管理工作的日常進(jìn)行。高校檔案工作的創(chuàng)新還需要校內(nèi)其他部門的全力配合才能有效開展，在校內(nèi)所有范圍內(nèi)號(hào)召檔案管理工作的重要性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)、有效性。與此同時(shí)，高校內(nèi)管理人員要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期考核，將檔案工作與考評(píng)制度有機(jī)結(jié)合起來，進(jìn)一步提升檔案工作在高校內(nèi)的重要地位。高校檔案工作正常進(jìn)行的同時(shí)，也需要設(shè)置專人來看管那些重要的檔案資料，另外在對(duì)檔案資料進(jìn)行整理時(shí)要對(duì)那些沒有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清除，確保相同類型的檔案歸類在一起，還有就是要定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)存在破損情況時(shí)一定要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，從而的效提升高校檔案管理工作的科學(xué)、及時(shí)性。

2.3 通過設(shè)置相應(yīng)的管理屏障，保證檔案資料的安全

高校檔案工作中所保存的資料都是記錄著高校發(fā)展歷程的教育動(dòng)態(tài)，這些檔案資料在高校今后的發(fā)展也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。所以說高校檔案工作創(chuàng)新的重點(diǎn)要注重于檔案的安全工作方面，檔案管理過程中為要學(xué)校師生、學(xué)校以及社會(huì)提供安全且共享的服務(wù)，具休操作如下：（1）網(wǎng)絡(luò)檔案信息方面，一定要做好信息的維護(hù)措施。在如今注重創(chuàng)新改革的時(shí)代，我國(guó)高校檔案管理工作過程中要注重網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的防護(hù)，在保證檔案文字以及視頻等資料傳播的合法性，在提供便捷服務(wù)的同時(shí)也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行定期維護(hù)。針對(duì)那些網(wǎng)絡(luò)檔案信息要通過病毒查殺、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等方式來促進(jìn)檔案信息內(nèi)容的安全。另外，高校應(yīng)該要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，積極引進(jìn)一些科學(xué)、先進(jìn)的管理系統(tǒng)和技術(shù)，并做好電子檔案管理工作，通過數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用來促進(jìn)高校檔案工作模式的創(chuàng)新。（2）強(qiáng)化檔案管理的安保系統(tǒng)。高校檔案管理過程中要對(duì)辦公設(shè)備、滅火系統(tǒng)等部分進(jìn)行必要的管理措施，一定要確保那些珍貴的紙質(zhì)資料得以長(zhǎng)效保存。另外高校要避免出現(xiàn)檔案資料內(nèi)分散以及防潮防蛀等工作處理不好等情況的出現(xiàn)，因?yàn)檫@些情況都會(huì)造成珍貴檔案資料流失或毀損的情況。在檔案管理工作中要通過制定規(guī)范、監(jiān)管以及激勵(lì)等機(jī)制來促進(jìn)高校檔案工作模式的創(chuàng)新，從而有效提升檔案工作的質(zhì)量和安全。

3 結(jié)束語

社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，構(gòu)建高校檔案工作的新模式是非常有必要的，相關(guān)政府也應(yīng)該要制定相關(guān)的法律法規(guī)來確保高校檔案工作的正常進(jìn)行，與此同時(shí)，高校相關(guān)管理人員也要正確意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并投入足夠的資金來引進(jìn)科學(xué)、先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)，從而有效促進(jìn)檔案工作模式的創(chuàng)新。相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)一旦發(fā)現(xiàn)檔案工作中的問題一定要及時(shí)解決，在提高檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，也要對(duì)構(gòu)建檔案管理工作新模式進(jìn)行不斷地探究。

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