新形式下職業技術學院檔案管理的信息化建設

摘 要：新形勢下，為了積極推動高校檔案信息化建設，促進檔案管理的人性化進程，使得檔案使用者能夠享受到更好的服務，職業技術學院檔案管理的信息化建設中，應規避當前檔案管理存在的缺陷，加強檔案管理信息化平臺建設、加強檔案管理人員的素養培養、完善檔案管理制度、健全檔案信息化管理安全措施，新形勢下職業技術學院的檔案管理更加規范化、細致化、全面化。

關鍵詞：檔案管理；職業技術；學院；信息化；新形式

在計算機網絡技術的廣泛與深入普及的情況下，我國的各大高校逐漸實現了無紙化的辦公條件，辦公系統向著信息化、系統化、自動化方向發展。傳統的檔案管理形式已經難以滿足現代人們對于高效率、便捷的工作需求，促使職業技術學院的檔案管理信息化建設加強，使得檔案信息的共享程度不斷提高。

1 職業技術學院檔案管理信息化建設的意義

1.1 積極推動高校檔案信息化建設

職業技術學院是我國教育體系中重要的組成部分，是我國培養技術型、操作能力強人才的重要基地，其辦學機制與教學模式對我國高校教育具有很大的促進意義。近年來，我國職業技術學院的規模與種類不斷增多，其人才技術的培養逐漸延伸至各個行業，那么，職業技術學院的檔案管理工作也日趨復雜和重要，在信息技術快速發展的新形式下，給職業技術學院檔案管理工作者帶來了新的挑戰，檔案管理信息化建設與完善也勢在必行[1]。此外，職業技術學院檔案管理的信息化建設不僅能夠較好地解決傳統的檔案管理中的種種缺陷，更是對我國高等院校檔案管理信息化建設具有積極推動的意義。

1.2 促進人性化的檔案管理理念

學生檔案是對學生的整個教學歷程中接受教育情況的重要記錄材料，影響著學生的職業發展與前途。但是，由于職業技術學院的學生數量逐漸增多，所包含的檔案資料也十分復雜，而檔案管理人員有限、能力有限，從而導致一些檔案管理不當的問題發生。例如，檔案管理過度重視資料的存放，沒有提升其應用價值；檔案管理服務中重視領導對檔案的使用，而忽視學生對檔案資料的需求，從而導致部分學生對檔案管理人員產生嚴重的不滿情緒[2]?；诖耍瑢β殬I技術學院檔案管理進行信息化建設，具有簡化學生檔案的作用，還可以降低檔案管理人員的工作強度，使得管理者與使用者之間更加和諧，檔案管理工作得到人性化發展。

1.3 為檔案使用者提供更好的服務

從學生的角度出發，檔案管理信息化建設能夠便于學生及時有效地收集和匯總自己在校的各方面檔案，并能夠在自己的考試、升學、就業等方面加以合理利用。此外，學生能夠通過網絡平臺登錄，進行身份驗證后打印自己需要的檔案，提高檔案的利用率。從檔案管理技術方面來說，信息化建設將規避紙質化檔案存在的管理缺陷，還能夠促進電子檔案與文檔之間的相互轉換，構建更全面、細致的檔案信息，為學生與用人單位均提供了很大的方便[3]。

2 職業技術學院檔案管理的現狀分析

2.1 紙質材料是主要的檔案載體

當前，許多高校的學生檔案仍然以紙質為主要的載體，而紙質材料的檔案存在保存困難、調轉困難等多種弊端，如果檔案不能得到長期的保存，其資源信息的利用率將會被降低。職業技術學院的檔案管理中，不僅需要服務于教學，還需要為科研與管理服務。由于檔案中的材料多為學生的考試信息以及其他受教育信息，而這些信息的承載方式主要以紙質材質為主，所以其信息化程度很低。紙質材料的檔案主要存在不易長期保存和占用空間大兩個弊端，其存放時間一般在8年左右，超過10年的檔案就會被銷毀，以減少其占用的空間[4]。而對于學院來說，每學期均需要向檔案庫中存入大量的紙質檔案，這造成檔案的過度堆積，給管理者帶來很大的工作量，也不便于學生對其進行查詢和使用。

2.2 軟硬件設備落后，信息化建設程度低

受到資金短缺的影響，職業技術學院在進行檔案信息化建設過程中，其軟硬件均比較落后，導致信息化建設程度很低。在當前的職業技術學院檔案管理室中的計算機，主要用于打印學生檔案，而更多的檔案管理硬性設備如掃描儀、微縮設備、計算機等均沒有得到較好的健全。

2.3 檔案管理的規范程度低

職業技術學院檔案的信息化建設，對于管理人員的素質要求有所提高，不僅要求其具備更加專業的檔案管理知識，還應對現代科技信息技術的相關技能技巧具有較好的掌握。但是，職業技術學院的檔案室管理工作人員的專業素質與科技技術掌握程度均偏低，致使檔案管理規范化程度被嚴重拉低。比較明顯的就是紙質檔案的體式各不相同，其中既包括手寫材料，也包括打印資料，對于電子檔案的分類又沒有做到科學劃分和保管，檔案資料的存放位置沒有嚴格的規范化。

3 新形勢下職業技術學院檔案管理信息化建設的策略

3.1 加強檔案管理信息化平臺建設

職業技術學院的檔案信息管理中，應加強信息化建設力度，加強對檔案管理信息化平臺的建設。首先，學院應投入更多的資金來購置硬性設備，包括數據庫服務器、檔案信息錄入設備和信息存儲與管理軟件等，為檔案管理信息化建設提供充分的硬件基礎。其中最重要的 是提高檔案信息網絡與共享功能。其次，職業技術學院還需加強校內外網絡建設，特別是校園網絡與檔案數據庫服務的連接與管理系統建設，充分發揮校園網、校際網與數據庫之間的共享功能，發揮檔案信息的服務功能[5]。

3.2 完善檔案管理制度

檔案信息化建設過程中，應充分響應國家相關法律法規的要求，促進檔案管理信息化建設穩步進行。首先，應制定一套具有較強操作性的檔案管理制度，并制定檔案管理信息化建設計劃，為學院檔案管理信息化建設提供充分的制度支持。其次，在檔案管理的崗位設置方面，應保證檔案管理工作者具有較高的穩定性，對于不同專業或院系，應至少設置一名檔案收集與整理人員。

3.3 加強檔案管理人員的素養培養

人才是促進職業技術學院檔案管理信息化建設的重要保障，所以，學院應加強對檔案管理者的技術與知識培訓，建設一支檔案管理專業知識全面，對現代科技信息技術的操作技巧強的檔案管理人才隊伍。

3.4 健全檔案信息化管理安全措施

首先，職業技術學院應重視檔案管理設備、軟件、技術的安全性審核和建設，提高檔案信息安全防護力度。其次，建立檔案信息安全管理制度，規范檔案信息的收集、電子化、整理、歸檔、備份和利用等環節，促進信息的完整性得到提高，預防檔案信息被泄露或篡改。

參考文獻

[1]林燕卿.高校文書檔案管理信息化建設存在的問題及對策研究——以泉州經貿職業技術學院為例[J].江西電力職業技術學院學報，2017，（01）：48-50.

[2]戴彥.檔案管理信息化建設的現狀及對策[J].城建檔案，2017，（01）：25-26.

[3]鄭靜.加強學院檔案信息化管理的舉措[J].辦公室業務，2016，（03）：52.

[4]朱麗麗.淺談職業技術學院檔案管理信息化建設[J/OL].現代營銷（下旬刊），2015，（11）：194.

[5]常鑫.獨立學院學生檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2015，（09）：27+29.

作者簡介

范曉秋（1978-），男，漢，云南墨江，本科，助理館員，研究方向：高職院校檔案管理。endprint