機關單位檔案管理創新與改革探討

趙喆

摘 要：目前機關事業單位在檔案管理工作方面，普遍存在著檔案利用效率較低，或管理手段相對落后等問題，在一定的程度上制約了檔案在機關事業單位中所發揮的作用，因此機關事業單位在進行檔案管理的過程中，必須要遵循規范靈活的統一原則，從而制定并執行并重等原則，促進我國機關事業單位內部信息的不斷完善，而本文主要針對機關事業單位檔案管理創新和改革進行探討，提出相關的應對策略，用以提高檔案管理的有效性。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；創新；改革；分析

1 機關事業單位檔案管理的主要現狀

目前在機關事業單位檔案管理的過程中，主要的問題存在以下兩點：

第一，檔案管理手段相對落后。隨著網絡時代的不斷到來，互聯網技術在各個方面取得了大家普遍的青睞，但是，在檔案管理方面仍然不能夠充分利用計算機手段，或者是利用效率并不高，達不到預期的要求，無法改革傳統的檔案管理模式，依然沿用傳統的人工管理，這對檔案的穩定性構成一定的威脅，同時準確性存在較大的差異，出錯率較高，制約了檔案管理的發展。

第二，檔案資源開發利用工作相對來講并不完善。目前我們在對檔案管理的過程中，其質量主要取決于檔案資源的不斷開發和利用，但比較遺憾的是目前許多機關事業單位并不能充分意識到這一點，認為只要檔案資料保存有效或檔案不易丟失，便實現了檔案的有效管理，其實并不然，而檔案的不丟失或磨損只是基本的管理，我們必須要對檔案的資料有效保存，使檔案的真正價值充分利用和發揮出來。

2 機關事業單位檔案管理遵循的主要原則

在機關事業單位進行檔案管理的過程中，我們必須要遵循其主要的原則，主要體現在兩個原則：

第一，在檔案管理的過程中，我們必須要遵循規范和靈活統一的原則。由于機關事業單位常常屬于政府部門，在社會中占據著較高的地位，因此，機關事業單位檔案管理工作，必須要按照相關的靈活綜合性和規范性進行操作，而在此過程中也要不斷的完善檔案系統的統一化規范化和標準化，由于每個機關事業單位管理特點存在較多的不同之處，所以在進行檔案管理的過程中，我們必須根據搜索機關的自身性質來進行確定，不能夠照搬單位檔案管理傳統的模式，而是結合實際的管理目標，對檔案管理方式不斷的探索和創新，從而實現不斷改善，構建適合本單位發展的檔案管理辦法。

第二，制定執行并重原則。許多機關事業單位常常對檔案管理體制并不重視執行，最終導致檔案在管理工作過程中進展較慢，因此機關事業單位必須要重新制定和執行并重的原則基礎上，對檔案管理工作提出新的要求，制定科學合理的檔案管理制度，然后將這些制度能夠嚴格按照流程落實到實際工作中，滿足實際管理的最終目標，使管理制度趨于人性化和合理化，除此之外，在檔案管理制度落實過程中，也應以提高檔案管理的效率，發揮檔案在機關事業中的主要職能。三、機關事業單位檔案管理創新和改革的主要策略

3 目前，面對機關事業單位檔案管理創新和改革的主要策略，我們提出以下三點

第一，我們必須對檔案管理工作人員進行定期培訓，使其更加具有專業化。檔案管理表面是比較繁雜的工作，實際上也是一項技術性較強的工作，而檔案管理工作人員必須要具備較強的專業水平和職業素養，只有在這樣的前提下，才能夠使檔案管理工作性質得以體現。除此之外，檔案數據包含量較大，技術人員必須要做好動態數據和靜態數據的有效結合與分析，隨時掌握相關的信息處理方法和技巧，對檔案管理培訓教育來提高管理人員的業務水平，因此，檔案管理工作人員必須要注意兩個方面的內容，培訓不僅僅是學習理論的知識，更要注重知識和理論之間的有效結合。我們必須要引入科學的激勵機制，從而有利于激發工作人員的熱情，迅速提高工作人員效率，這樣對工作質量來講具有較大的幫助。

第二，強化目前檔案管理的信息化建設，保證檔案管理工作的效率。由于傳統檔案管理模式較為落后，無法在信息較為發達的時代繼續沿用，因此我們必須要強化檔案管理工作中的信息化建設，避免在檔案保存、檢索或查閱等各個方面的弊端，從而促進檔案信息的交流和共享。傳統的檔案管理工作中，對于儲存環境十分講究，如果有不當之處，便常常造成紙質文檔的損害，而信息環境并不能受到自然環境的影響，有利于保證檔案信息的穩定性，使得檔案保存時間較長，保護檔案信息價值，促進大量空間發展的主要途徑。

4 完善檔案管理制度

可行性的檔案管理制度是目前開展檔案管理工作的一項重要依據，我們必須在時代的發展背景下努力，使事業單位的管理辦法依據我國國家法律和相關規章制度等要求來提出符合指導性的意義。人員是檔案管理工作的主體，創新檔案管理辦法，必須要充分考慮當前體制之間的平等性和約束性，將工作人員的合法權益落實到實處，對基層人員和管理者都要進行一定的約束。除此之外，良好的制度還能起到自身的模范作用，強調在檔案管理過程中要保證它的公平性和公正性。各管檔單位和各部門、單位要充分認識干部人事檔案管理工作的重要性，把干部人事檔案管理工作納入重要議事日程，切實加強領導。要定期研究部署、指導干部人事檔案工作，經常過問干部人事檔案工作。要將干部人事檔案工作所需經費列入預算，重視檔案工作人員的待遇，努力解決機構、人員、經費等實際問題。要明確分管領導、分管科室和具體負責人，進一步明確責任、細化分工。要建立健全并嚴格落實干部人事檔案保管保密、檢查核對、材料收集、報送、鑒別歸檔、整理續訂、查借閱等一系列制度，使檔案管理的各個環節都納入到制度管理的范圍中來。同時成立檢查組定期對各部門、單位干部人事檔案工作進行指導和檢查，并對檢查結果予以通報，發現問題，限期糾正，對因檔案材料收集不及時導致干部人事檔案缺失，造成嚴重后果的，將追究分管領導及檔案聯絡員責任。對在干部人事檔案工作中違反組織人事紀律和保密紀律的，視其性質、情節輕重和造成的后果，對負有責任的領導人員和直接責任人進行批評教育，或給予黨紀、政紀處分；觸犯法律的，要依法追究責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。對參與涂改、偽造、擅自抽取或銷毀檔案材料的，要從嚴從重處理，不得繼續從事干部人事工作。

5 總結

綜上所述，檔案管理工作包含的內容較多，我們必須進行收集和分類統計，從而有效的利用和開發，這對于信息處理能力和綜合分析能力要求較高，因此，機關事業單位在檔案管理的過程中，必須將檔案信息資料不斷的系統化標準化，從而提高高效的檔案利用服務，滿足社會對檔案管理的要求。機關事業單位檔案管理是非常重要的一項工作，我們必須不斷創新和改革，來促使檔案實現高效化的主要應用，從而結合實踐情況，提出當前機關事業單位管理的問題和原則，在此基礎上落實相關的策略，用以提高檔案管理的有效性。

參考文獻

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