事業單位人事檔案管理創新與改革解析

楊文君

摘 要：近年來，隨著我國事業單位改革進程的日漸推進，以及其人事管理制度的不斷完善，傳統人事檔案管理過程中存在的問題更加突出，愈發難以滿足現階段事業單位人才隊伍建設和科學管理的發展需求。因此如何對事業單位人事檔案管理創新與改革，就需要相關管理人員充分重視此項工作，并對其進行深入研究與探索。本文筆者根據工作實踐經驗對事業單位人事檔案管理創新與改革進行了分析探討。

關鍵詞：事業單位，人事檔案管理，創新，改革

1 現階段事業單位人事檔案管理過程中存在的問題簡析

1.對人事檔案管理的重視程度不足

人事檔案是人事管理制度的一項重要特色，它記載著個人身份、學歷、工作經歷等人生軌跡，具有法律小勇，與每個人的成長發展緊密掛鉤。目前，許多事業單位中人事檔案管理工作仍處于較被動的位置，原因在于一些管理層片面地認為人事檔案管理工作只是單純的整理與歸檔，它的用途局限于查檔，并不能給單位帶來經濟效益；部分管檔人員也存在著忽視此項工作重要性的情況，并沒有將其納入長期統籌規劃之中，除部分事業單位交由人才市場等檔案服務機構整理保存從而得到了較系統的管理外，大多數事業單位自身的人事檔案管理水平難以得到有效提升。

2.人事檔案管理水平不高

一方面，一些事業單位的人事檔案管理人員并不是專業專職從事檔案管理，多是在該事業單位中身兼數職，這種人員配備現狀使得管理人員難以將全部精力投入到檔案工作中。比如每年在人事檔案零散材料整理歸檔存入檔案盒的過程中，對涉及人事變動、工資待遇、社會勞動保障、組織關系、獎懲考核等方面的材料如果未能夠第一時間完成歸檔，不但有可能影響到個人的轉正、晉升、職稱評定等重要的事，也就勢必影響到該單位人事管理工作的績效。另一方面，我國一些事業單位中人事檔案的管理規模及設備比較陳舊，相關硬件設施不夠完善，甚至沒有很好的防水防火功能，若處理不當就容易導致一些紙質檔案在長期存放過程中因環境因素而出現腐蝕、蟲蛀或變形等情況，造成檔案的準確性以及完整性難以得到良好的保障。

3.人事檔案的收集力度不夠

目前一些事業單位在人事檔案的收集歸檔問題上依舊存在許多問題。第一，部分人事檔案材料存在著信息不完整的情況卻面臨補檔困難，需要補檔的檔案多是早年前丟失，持有者回到學校或原工作單位尋找補齊的難度大。第二，單位工作人員本身對自身人事檔案的認識不到位，未能將獎懲、參訓、后期取得學歷等個人發展軌跡材料及時上報該單位人事管理部門，這也就導致在日常的人事檔案管理過程中部分材料無法及時歸檔等問題。第三，人事檔案管理人員往往片面地重視年度考核、工資晉升等材料的及時整理歸檔，忽視檔案收集的全面性，這些原因直接影響了人事檔案的高效、有序利用。

4.人事檔案的交接手續缺乏規范性

就檔案管理人員來說，我國許多事業單位中從事此項工作的人員大多不是專職的，因此在對其進行工作調動或離崗時，往往難以按照嚴格的移交程序進行檔案的交接工作，同時對人事檔案本身缺乏足夠的清查力度。就人事檔案本身而言，在諸如人員調動過程中，盡管整本檔案嚴格按照檔案轉移投遞制度執行，但在日常工作中，對人事檔案與文書檔案的分類界限模糊也是造成零散檔案交接混亂的原因之一，這樣也就比較容易出現檔案分類意識以及責任人不夠明確等問題。

5.人事檔案管理工作缺乏創新能力

現階段的人事檔案管理工作中，囿于受到的重視程度不足、管理人員非專業、檔案管理意識淡薄、權責不明等多方面原因導致了相關工作人員在進行人事檔案管理過程中缺乏足夠的創新意識，只是按照傳統的檔案管理流程來對這些人事檔案資料進行機械化管理，從而直接降低了整個檔案工作的條理性和實效性。

2 推動事業單位人事檔案管理創新的相關策略

1.推進傳統的管理模式由分散向集中轉變

傳統的事業單位人事檔案管理模式多采用分散管理，形式比較單一，所涉及到的檔案也多是該單位的日常工作以及人事變動等方面，限制了人事檔案管理工作職能的發揮。但是近年來隨著我國事業單位的科學探索，各個單位內的人才流動加大，檔案來源和內容也朝著多元化的模式不斷發展。不少事業單位要想進一步提升人事管理能力，可以適當考慮在一定的地區或者行業范圍內進行檔案管理中心的集中建設，配備專業管理人員，并對人事檔案進行分類管理，不僅可以按照管理人員、專業技術人員、工勤人員的崗位設置情況進行因材施教式的管理，也可以按照在編在崗、離休退休的人員現狀提供個性化服務，從而實現對人事檔案的規劃科學化、統籌多樣化。

2.加大人事檔案的數字化建設力度

近年來，隨著我國互聯網+技術的不斷發展，事業單位人事檔案管理工作需要充分適應科技進步，積極運用網絡技術，從單一的紙質化檔案向紙質加數字化相結合的方式轉變，以不斷滿足現階段事業單位的多樣性需求。通過積極建立人事檔案信息庫，借助于網絡技術進行檔案信息數據庫的建立和監理，借助計算機、掃描儀等一系列先進的設備將紙質人事檔案進行電子化處理，從而進一步加大人事檔案的信息搜索以及查詢能力。此外，還可以利用專門的人事檔案管理軟件，在此基礎上實現人事檔案信息的動態化管理、數據統計、加密運用以及維護工作。大力借助于互聯網技術的合理運用，不僅能夠使人事檔案的信息在一定范圍內共享化，更可以使事業單位管理層充分使用大數據進行人才統計分析和科學合理調配。

3.強化人事檔案管理人員的培訓教育

隨著我國事業單位制度化快速化發展進程，人事檔案管理在整個事業單位的日常運行中發揮出越來越重要的作用，相關管理人員綜合素質的提高更是日漸迫切。第一，通過集中培訓，提升對人事檔案管理工作的正確認知，保守檔案機密，不斷培養責任和擔當意識。第二，針對人事檔案管理工作中的重點、難點，分析理解國家宏觀管理政策，通過檔案工作經驗交流等方式，深層次研讀并執行好檔案收集、保管、利用、歸檔、借閱、轉遞等制度。第三，在日常工作中，把握和運用好人事檔案相關政策，不斷錘煉實操能力，熟知材料鑒別、分類方法，準確認定“三齡兩歷一身份”，正確甄別檔案中涂改或模糊的字跡。借助人事檔案管理人員定期和系統的培訓教育，有效提升整個單位檔案管理人員的綜合素質，打造出具備高水平高素質的檔案管理隊伍。endprint

3 結語

現階段我國一些事業單位的人事檔案管理工作雖然在不斷的建章立制中取得了一定程度的提升，但是在實際的檔案管理過程中依舊存在著各種各樣難以避免的問題，并且影響到該事業單位人事管理的整體績效。這就要求事業單位管理人員能夠結合本單位的現實情況和發展規劃，對人事檔案管理模式不斷探索、創新與優化，以期檔案管理達到材料齊全、手續完備、目錄清楚、分類準確、排列有序、裝訂整齊的標準，并使其在做好人才服務、推動干部隊伍建設方面發揮出良好的作用。

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人力資源在知識經濟日新月異發展的今天，逐漸成為地方經濟可持續發展和核心競爭力的核心，而人力資源市場中的檔案管理也是人力資源市場日常重要工作之一，檔案管理的科學化水平提升與人力資源的深度開發，對人力資源管理整體水平的提升都具有舉足輕重的地位和作用。

1 人力資源市場檔案管理科學化水平提高的意義

1.提高檔案管理科學化水平是適應創新的人力資源服務業發展的需要。

2015年我國GDP為67.7萬億元，其中服務業創造的增加值為34.2萬億元，占GDP的比重達50.5%，首次占比達一半，標志我國進入了服務化時代，經濟結構由工業主導向服務業主導轉變，人力資源服務業作為生產性服務業的重要組成，成為現代服務業新的增長點，傳統的人力資源管理模式已經不能適應當前市場經濟的需求，特別是對檔案管理的傳統方式，已經不能適應人力資源管理的基本需求，特別是檔案要在大數據時代下充分發揮作用，必然需要檔案管理的科學化水平提升，通過科學化管理，提升檔案資源的利用價值，把沉淀的檔案信息挖掘出來給人力資源的管理提供基礎性的參考。

2.提高檔案管理科學化水平是推動檔案管理信息化的發展的需要

檔案信息的價值大小，取決于信息的開發力度和利用程度，市場經濟的發展，信息量的急劇膨脹，檔案中收集和管理的信息種類也越來越多，傳統的檔案管理只能簡單的收集信息，無法高效的處理大批量的檔案信息。現在我們市場對失業人員和高校畢業生的檔案只是停留在簡單的收藏階段，并沒有形成對檔案信息的任何利用，所以要充分利用檔案中的資源信息，必然要采用科學化的管理方法，提升檔案管理工作的質量和效率，推進檔案管理信息化的發展。

3.提高檔案管理科學化水平是順應科學發展觀的需要。

檔案管理也是精神文明建設的重要組成部分，也涉及到國家、政治、經濟、文化等各方面，可以借鑒歷史，可以考量現今，同樣可以決策未來，所以說檔案工作和全面落實科學發展觀、構建社會主義和諧社會關系極為密切，在科學發展觀的指導下，檔案管理也要實現全面、協調、可持續和諧的發展，因此要提高科學化的管理水平，使得檔案在合理的管理中發揮自身的價值，充分為社會、人民提供服務。

2 人力資源市場提升檔案管理科學化水平的主要途徑

1.轉變傳統檔案管理理念和思維模式

提高檔案管理的科學化水平，首要的工作就是要轉變傳統檔案管理理念和思維模式，必須要認識到檔案管理的重要性，同時要認識到檔案是一個重要的信息資源，不簡簡單單的是一個托管和收藏，檔案除了是個人信息的重要載體外，還有著更多數據分析和應用的價值。

2.完善科學的檔案管理制度和管理模式

檔案管理機構要認真梳理現有管理制度存在的問題，要建立領導主抓、部門分管、科室配合、專人管理的檔案管理責任機制，一方面根據國家針對檔案管理的相關法律法規要求，對檔案管理工作中資料保管、資料審核、資料保密形成有效性管理規范，另一方面要搭載政府大力提倡檔案信息化的東風，在模式上要引入先進的適應信息化時代的管理理念，形成全方位、立體化檔案管理新機制。

3.提升檔案管理人員的職業素質和職業能力

檔案管理人員是檔案管理工作的核心要件，也是檔案管理這個金字塔的基石，要推進人力資源市場檔案管理的科學化水平，必須要提升檔案管理工作人員的職業素質和職業能力。一是要定期組織人力資源市場檔案管理人員參加檔案管理新理論和檔案管理能力提升的培訓班，除檔案管理人員基本的文書立卷、檔案編目、檔案鑒定、檔案歸檔基本素養外，還要學習先進的計算機操作技術和新數碼設備的使用技能。二是鼓勵檔案管理工作人員在業務上創新，通過各種激勵措施，激發工作人員自主學習的動力，在一線搞課題、搞研究，使檔案管理人員盡快適應檔案的科學化管理工作現代化、科學化的發展要求。

4.增加檔案管理的硬件投入

檔案事業制度化、規范化、科學化的實現，離不開相關硬件設備的配備。然而，受管理理念、場地、資金等種種方面的制約，相當一部分單位仍存在檔案基礎設施不完善、保管條件差等問題，在這種惡劣條件下“檔案現代化管理”的就尤如紙上談兵。個別單位，檔案室不僅面積小，還承擔著單位庫房的作用，隨意堆放其他物品，不符合單獨的檔案室的標準，這些都嚴重影響了檔案管理工作的順利開展，更不利于檔案的管理、利用。為此，加大資金投入力度，創造良好的硬件設施勢在必行。首先，領導應該在思想上高度重視，將檔案管理工作擺在重要位置，在原有的資金投入基礎上，要專門抽出部分資金，必要時向上級和相關部門申請經費增加預算，添置檔案柜、密集架、計算機、掃描儀、復印機等一系列重要設施，為檔案的管理、利用提供良好的物質基礎，改善檔案保管條件。為了檔案的安全性，還要適當購置消防、防盜、防蟲、刻錄機等設施和空調、除濕器等物品，提高檔案室安全防范能力。endprint

5.加大檔案管理的軟件開發力度

檔案管理是一件十分煩瑣的工作，傳統的手工抄寫文件級目錄不僅勞動量大，而且難以規范統一，更重要的是即使資料歸檔工作完成了，但查檔并不輕松。所以有必要根據人力資源市場檔案管理工作的實際需求，開發相應的檔案管理軟件，做到打印目錄規范，方便查找文件檔案工作，建議由人社部開發統一的檔案管理軟件，這樣所建立的數據庫就有了統一的格式和規范，方便在人才流動過程中的數據交流和檔案管理轉移管理，提高和促進檔案信息化管理水平。

6.加大檔案管理的數字化進程

加快人力資源市場的檔案數字化建設步伐，提升人力資源檔案信息化管理水平。這個檔案數字化進程的難點在于，原有人力資源市場的紙質檔案少則幾萬份，多則幾十萬份，而且檔案本身的規范度又不高，要想實現數字化，就現有的檔案管理工作人員數量來看，短期很難實現，增加檔案管理編制幾乎不可能，所以建議通過政府購買社會服務等方式，逐步完成所有進入人力資源市場的失業人員和高校畢業生檔案的全數字化錄入工作，并分步投入使用，同時優化網上查檔功能，實現檔案目錄網上計算機檢索服務；同時認真做好檔案數據庫建設及檔案信息系統安全等級保護工作，完成重要數據異地備份，對人力資源市場檔案機讀目錄數字化成果集中刻錄進程，做好雙套存儲管理，為人力資源檔案數據永久性安全提供科學、合理的保障措施。

7.加大檔案高效利用服務

提升窗口服務保障改善民生能力，確保社會穩定和諧才是我們人力資源管理部門的根本目的?，F在很多中小型企業因為自身人員、經費、場地等的限制，不能建立標準的員工檔案室，很多檔案就只能保存在個人自己手中，檔案很容易出現丟失、損毀，也失去了檔案本身的嚴肅性和規范性，人力資源服務機構應該建立相應的服務渠道，便于中小企業和靈活就業人員托管、保存檔案，要大力提倡“以人為本”的理念，人力資源市場托管的檔案作用之一是便利失業人員和高校畢業生以及在崗職工的檔案托管，二是便利存檔人員的查閱和借調，那作為人力資源部門的檔案管理職能就應該在養老統籌、干部人事檔案、工齡、專業技術資格、婚姻認定等方面，加大力氣，為廣大群眾提供高效便捷的檔案利用服務，讓檔案充分發揮應有的作用。

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作者簡介

惠廣東（1976-），男，漢族，河南，本科，現任新疆昌吉州人力資源服務中心主任（檔案系列中級），中央黨校經濟管理專業畢業，現研究方向：人力資源管理，檔案。endprint