辦公自動化環境下醫院檔案管理

閆軍慧

摘 要：為提高醫院管理效率，國內各級醫院開始將自動化技術引入到了內部管理工作之中，醫院內部辦公變得更加智能、高效，而檔案管理作為醫院管理工作主要內容之一，自然也隨之發生了相應的改變，開始朝自動化模式發展。通過對醫院檔案管理自動化模式運用現狀的分析，探索出辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作正確開展方式，希望能夠對醫院檔案管理水平提升，帶來一定啟示。

關鍵詞：電子儲存文件；辦公自動化；醫院檔案管理；網絡安全

現階段，醫院檔案管理工作仍然處于調整階段，為保證醫院運營穩定性，醫院需要對檔案管理工作予以高度關注，并要明確辦公自動化環境中，正確解決檔案管理工作問題的方式方法，以確保檔案所含價值能夠得到完全性體現。就目前情況而言，醫院檔案管理主要有文件保密性差、自動化水平低以及管理團隊有待提高等方面的問題，為制定出合理的問題解決措施，我們首先應對檔案管理問題產生原因，展開深度剖析。

1 辦公自動化環境中，醫院檔案管理工作現狀

1.1 電子存儲文件保密性有待提高

在網絡技術進行發展的同時，盜密技術也隨之得到了提升，導致電子存儲文件保密性以及安全性都受到了直接的影響，醫院檔案電子文件也是如此。在自動化背景中，部分意愿電子檔案存在著被盜用以及被篡改等方面的問題，致使電子文件優勢無法得到完全性發揮，醫院對電子檔案信心也發生了一定程度的動搖，并不利于檔案電子化模式的推廣。同時由于醫院檔案特殊性，電子病歷中包含著大量的醫患隱私，一旦內容泄露，會產生極為嚴重的后果。

1.2 檔案管理自動化水平有待提高

雖然國內各級醫院都引進了大量的自動化設備與技術，但就整體而言，還是存在著自動化水平較低的問題，沒有達到對自動化技術功能進行深度探究的目標，直接增加了檔案管理工作的難度。而這一問題主要是因為軟件運用水平不足、自動化資金投入較少以及軟件開發能力較弱等因素所造成的，醫院需要按照實際情況，制定出相應的問題優化措施。

1.3 檔案管理工作有待完善

管理工作是保證自動化技術在檔案管理進行運用的基礎與前提，但現階段部分醫院的管理工作還是存在著一些問題，有待提高。通過研究可以發現，現存管理問題主要體現在兩個方面：第一，管理人員專業性有待提升。管理人員是管理工作主要執行者，與工作開展質量有著直接關聯，如果管理人員自動化技術水平相對不足，就會對檔案信息采集以及整理等工作的開展，形成直接影響；第二，醫院紙質檔案規模較大，對其進行定期整理與分類工作的難度較大，這也是管理人員需要面臨的一項挑戰。

2 管理工作優化建議

2.1 強化管理意識，提高管理工作水平

管理意識強弱程度會對最終管理工作行程直接影響，因此醫院應從強化檔案管理人員意識入手，對自動化檔案管理工作進行強化。醫院管理者要對檔案管理工作予以高度重視，并要以身作則樹立起正確的檔案管理意識。同時應加大對檔案管理價值的研究力度，并要對研究結果進行大力宣傳，要真正將檔案管理意識融入到個人思想之中，確保人員檔案管理意識水平，以便為自動化環境中的檔案管理工作開展，奠定良好基礎。

2.2 完善網絡監管，保證電子文件安全

針對電子存儲文件相關問題，醫院應聘請專業人士或與專業機構進行合作，仔細分析出醫院目前存在的網絡安全問題以及相應隱患，并要結合醫院工作特點，對檔案信息真實性與客觀性進行強化。為此，醫院需要設置內部安全管理系統，要保證電子檔案信息安全性與完整性，不僅要對防火墻以及加密網絡信息系統進行使用，同時還應醫院工作流程與等級，對各級工作人員權限進行設置，以降低惡意篡改以及其他方面安全問題的發生。同時醫院需要對醫患病例以及其他重點檔案實施加密，要對文件查閱以及運用權限進行設置，要降低無關人員接觸檔案的概率。此外還應對網絡監管系統進行增強，要以科學化監控模式，對檔案信息系統以及醫院內容網絡系統進行管理，以確保可以及時發現不法分子訪問行為，最大限度對文件安全性進行保證。

2.3 完善人員配置，保證工作順利開展

醫院需要對檔案管理人員進行合理挑選，要不斷對檔案管理人員配置進行優化，不僅要定期開展專業性培訓，確保管理人員可以掌握更多高效的自動化技術與檔案管理技術，以保證整體檔案工作開展質量，同時要實施輪流式檔案管理值班模式，應保證管理人員可以按照安排，輪流對檔案信息進行管理，以保證各種檔案管理工作的開展質量。此外，醫院還應對檔案管理人員進行科學挑選，要對人員專業能力、責任心以及其他相關技能、素養進行考察，以便從源頭起，保證檔案人員管理團隊水平。

2.4 統一管理標準，規范管理工作

為保證檔案管理標準統一性與規范性，醫院一方面要對電子檔案以及文書管理標準進行統一。一般文書管理前期工作并不屬于檔案部門范疇，檔案部門只會對其后期管理與整理進行負責，在實施統一標準之后，兩項工作會更加密切，會達到相互配合的模式，能夠為醫院管理工作提供更好地服務；另一方面要對檔案管理業務流程標準進行統一與規范，要明確在辦公自動化背景下，檔案管理需要通過設置管理標準與流程的方式，對工作人員行為進行規范與引導，以達到對電子檔案管理效率進行強化的目標。

此外為解決紙質檔案工作量較大的問題，檔案管理人員需要通過對信息技術的運用，按照一定順序對紙質檔案進行編號與內容錄入，并設置關鍵詞搜索模式。當合理處理之后，只要電子信息能夠與紙質檔案保持一致，管理人員便可以輕松完成紙質檔案搜索與管理，會切實提升檔案管理工作效率。

2.5 優化檔案系統，提升自動化水平

在對檔案管理自動化水平進行提升過程中，各級醫院應對自動化檔案管理系統展開全面研究，要明確該系統所存在的各項功能與操作方式，并在此基礎上，對系統進行升級與合理運用，確保系統具有的功能可以得到妥善運用。同時要提高資金投入量，要對系統性價比以及兼容性進行不斷優化，保證系統可以在達到客戶相應要求的同時，實現文件管理與運轉一體化模式，進而實現高效化系統辦公模式，成功帶動電子檔案發展。此外還應設置獨立的檔案管理信息系統，創建檔案信息共享平臺，以達到切實提高檔案信息利用率，保證檔案信息價值挖掘質量的管理效果。

3 結束語

為妥善改善自動化環境中，醫院檔案管理工作所存在的問題，各級醫院應對各項問題進行正視，要按照設計檔案管理需要，對自動化檔案管理模式進行不斷調整，要結合醫院自動化人員以及人員綜合能力水平，通過完善管理意識以及網絡監管等手段，切實解決檔案管理問題，進而制定出理想化醫院檔案管理意識，確保醫院檔案管理水平的有效提升，以達到成功帶動醫院發展的目標。

參考文獻

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