淺議如何做好實物檔案的收集與管理

李響

摘 要：為了保證實體類檔案信息的管理以及收集質量，應能認識到實體類性檔案信息的重要性，并能根據目前實體類型檔案信息存在的不足之處進行科學管理，制定相應的方案。本文就實體類性檔案信息的收集工作以及管理工作進行了分析。

關鍵詞：檔案；管理；收集；實物

檔案種類較多，除了現代常見電子類型檔案、紙質類型檔案外，還存在實物類型的檔案，并且實物類型的檔案中往往也記錄了大量珍貴的信息，但由于實物類型檔案發展較慢，也就導致了實物類型檔案的管理存在一些不足，需要管理部門能強化實物類型檔案的收集工作以及管理工作，從而促進各類檔案管理工作能獲得全面發展。

1 實物類型檔案分析

在現代檔案管理中，實物類型的檔案主要是相應的企業單位在發展、經營、科研管理中，形成或者是獲得各種獎杯、證書、榮譽旌旗，還有一些單位之中的檔案文件會一些以物體為載體的證明材料，通過相應的實物材料就能展現出單位企業的發展歷程。和其他類型的檔案文件相比，實物類型的檔案往往在外形方面更具特點，不僅大小不一，同時質地也存在較大的差別，這也給實物類型檔案的管理帶來了一定的難度。其次，事物類型檔案由于其自身的特點，所以一些實物類型檔案有更強的展現力，這就讓檔案信息在具有記錄重要文件內容功能的同時，也可以直接用作展覽，因此實物類型的檔案也就具有了資料參考價值以及宣傳教育價值的雙重價值。

但在目前實際的實物類型檔案管理之中，雖然在實物類型檔案管理中投入了較多力量，但由于實物類型檔案信息種類以及數量較多，因此實物類型檔案信息的收集工作以及管理工作方面存在著一些難點。

2 實物類型檔案管理現狀

現在許多企業對實物檔案的重要性有了一定的認識，并對實物檔案管理作出了具體規定。但在實施過程中反映企業經營與發展的實物檔案并沒有得到全面收集，流失缺口大，所收集到的實物檔案在管理上沒有真正意義上的到位，實物檔案服務企業經營發展的作用有限。

2.1 歸檔管理意識薄弱

目前人們通常會將檔案管理工作的重點放到對電子類型或者是紙質類型檔案的管理中，進而忽略了對實物類型檔案的管理，甚至還有一些部門對實物類型檔案管理內容了解程度較低，在對實物類型檔案進行管理的時候出現損毀或者遺失的情況，影響了檔案管理質量，也流失了一些珍貴的文件信息。這些情況的出現都到導致實物類型檔案信息的管理成為了當前檔案事業發展的薄弱點，由于在檔案管理中制度不健全、管理手段較為滯后、管理意識薄弱，而影響檔案管理工作的正常開展。

2.2 實物檔案的保管條件不符合要求

由于實物檔案不同于其它類別的檔案，它主要由獎牌、獎狀、獎杯、證書、錦旗等形態各異、大小不同的實物組成，是不能出現疊加堆放或擠壓碰撞等情況的。由于一些單位對實物檔案管理不夠重視，沒有專門的庫房去存放，因此造成收集來的實物檔案難以按管理標準擺放，嚴重影響了實物檔案管理與利用。

2.3 實物檔案的價值體現不足

由于實物檔案的利用部門相對集中，多數人不了解甚至還不知道有這樣一類檔案，所以實物檔案的利用率較其他檔案來說相對就偏低一些，其有效價值也未能充分體現出來，實物檔案的歷史記錄性、憑證作用也沒有真正發揮出來。

3 強化實物類檔案管理工作質量的措施

現代管理部門只有下大氣力不斷加強實物檔案的收集與管理，使實物檔案工作逐步步入制度化、規范化的建設軌道，才能更好地體現實物檔案的查考價值。

3.1 強化管理人歸檔意識

科學的實物類型檔案管理制度是保證實物類檔案管理能順利開展的基礎，因此應能強化管理人員對事物類型檔案的重視程度，并能根據管理中存在的薄弱環節制定相應的策略，完善實物類檔案管理的各個環節。首先，可以開展相應的實物類型檔案信息管理培訓，讓工作人員能掌握更多的管理方法，避免在管理中出現問題。其次，針對過去實體類檔案在收集、管理方面的缺失，可以制定相應的方案，優化檔案管理步驟，保證實體類檔案能在第一時間被收集，并能妥善的保存管理。

3.2 加強庫房管理

實物檔案由于種類的不同，其體積、形態各異，其庫房管理也應具有一定的針對性。對已歸檔的實物檔案要按照其內容、性質及實物的形態等進行分類整理，并做好實物檔案的著錄及檔號的編制工作。實物檔案的庫房要嚴格按檔案保管的“八防”要求去做，并根據保管載體的不同，設置與其對應的保管條件，以適應庫內實物檔案的保存需求。在定制庫房柜架時應根據庫房的實際空間并結合實物檔案的特點，采用不同的存放柜架來存放實物檔案，確保實物檔案安全保管，合理存放，便捷利用。對企業獲得的榮譽類實物檔案可視利用率的高低分別擺放于不同的架位，有條件的企業還可以將實物檔案通過拍攝的手段將其轉換為數字檔案，以便于快捷方便的提供借閱和利用。

3.3 拓展利用途徑

做好實物檔案的利用工作不僅可以發揮檔案的原始記錄性作用，還可以通過實物檔案的展示，充分體現處實物檔案與企業文化之間的密切關系。在滿足實物檔案正常的利用需求外，還可以結合本單位的實際情況舉辦專題性展覽，有條件的單位還可以建立企業榮譽展廳。檔案部門也可以充分利用多媒體技術與實物相結合的途徑，以播放、展覽等多種方式來宣傳、展示反映企業在生產經營過程中所取得的重大成果，為企業員工提供一個全面了解企業的動態平臺，從不同的方面、角度彰顯企業的實力。

4 結束語

實物檔案的特點是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個特定階段的工作過程中取得的成果，與其它類別的檔案共同記錄了一個企事業單位或個人的發展軌跡。實物檔案收集的難點是散與亂，加強全員歸檔意識是做好收集工作的關鍵，與相關單位的溝通交流是做好這項工作的基礎。只有認真做好實物檔案的管理工作，才能確保檔案資源齊全、完整，充分發揮實物檔案直觀、易懂、有較強說服力的宣傳作用，為促進企業的發展提供更加全面、完善的史料，以充足的館藏，記載企業的成長歷程。

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