高校繼續教育學生管理中檔案規范化對策

金芳

摘 要：繼續教育學生檔案是高校檔案的重要組成部分，繼續教育學生檔案的規范化管理也是促進高校繼續教育健康發展的保障。隨著高等教育的快速發展以及網絡信息化的普及，高校繼續教育學生檔案管理工作應適應社會發展的要求，提升檔案管理水平，為檔案的開發利用打下基礎。本文對高校繼續教育學生檔案規范化管理進行研究分析，并提出針對性的建議。

關鍵詞：繼續教育；學生檔案管理；規范化

1 高校繼續教育學生檔案管理現狀

（1）學生檔案現狀描述

對當前高校繼續教育學生檔案進行調查分析可知，在數字校園建設與網絡技術的推動下，高校檔案管理工作取得了長足的進步，繼續教育學生檔案管理工作日趨規范，檔案利用效率也在不斷提升。僅從高校繼續教育學生檔案的現狀來看，在日趨信息化的發展趨勢下展現出其一些特點。首先，高校繼續教育學生檔案管理中，由于繼續教育學生的生源地較廣，流動性較大，這使得學生檔案的管理難度加大，尤其是在信息化管理模式下，學生的流動性給學生檔案管理提出了更大的挑戰。高校繼續教育的形式有多種，比如遠程教育、函授教育等，而且不少學生并非選擇在高校本部就讀，這使得學生檔案管理工作更加困難，學生檔案具有較高的分散性特征。

（2）學生檔案規范化管理存在的問題

對高校繼續教育學生檔案進行的現狀調查與分析結果來看，檔案規范化管理存在較多的問題。

一是高校檔案管理中針對繼續教育學生檔案管理的體制不健全，缺乏足夠的重視，沒有常態化的管理規劃，這導致在檔案管理制度方面存在較大的漏洞；二是多數高校沒有專門針對繼續教育學生檔案管理的規章制度，多是與全日制學生檔案管理共用一套管理制度，這使得繼續教育學生檔案在管理中無法與其特征對應起來，進而導致在檔案收集、整理與利用中規范化程度不夠；三是高校繼續教育學生檔案的服務功能有待加強，多數繼續教育學生檔案被堆放在一起，只有在老師查找學生信息時，或者學生需要自己的檔案時，才會組織調取，而且還存在一定的過期不歸還現象，這導致高校繼續教育學生檔案管理缺乏規范的利用服務制度；四是檔案高校繼續教育學生檔案的信息化建設程度不高，無法滿足日益增長的檔案信息需求。

2 繼續教育學生檔案規范化管理的意義

繼續教育學生檔案與全日制在校生檔案一樣，都是高校檔案的重要信息資源，做好高校繼續教育學生檔案的規范化管理工作，對于豐富高校校史檔案資源具有積極的意義。一是高校繼續教育學生檔案是高校校史檔案教育的生動材料，在以后的高校教育中能夠起到很好的示范與榜樣作用，是高校建設種寶貴的精神財富與精神資源，具有熏陶、教育、激勵和感化作用；二是繼續教育學生檔案是擴大學校社會影響的重要窗口，許多學生在畢業之后產生了重要的社會影響，這對高校自身形象建設具有積極的意義；三是繼續教育學生檔案是衡量高校辦學水平的重要尺度，最好繼續教育學生檔案規范化管理對進一步拓寬承認高等學歷教育課程設置具有積極的意義。

3 高校繼續教育學生檔案規范化管理對策

（1）增強規范化管理意識，建立規范的規章制度

從現狀描述和問題分析可知，當前高校在繼續教育學生檔案管理中缺乏足夠的重視程度，因此在今后的工作中，高校應增強繼續教育學生檔案規范化管理的意識，檔案管理部門應加強繼續教育學生檔案管理的規范化。高校應結合自身情況，對檔案管理人員的自身素質提高要求，使檔案管理工作更加規范有序，工作流程能夠常規化。針對繼續教育學生檔案的特點，建立成熟的學生檔案管理規章制度，尤其是針對繼續教育學生檔案管理方面，要制定針對性的規章制度。比如在對繼續教育學生檔案進行歸檔時，要明確歸檔的范圍與職責，對學生檔案進行查閱時，要制定清晰的遞交程序等。

（2）確保學生信息真實完整，做好畢業生檔案追蹤工作

在不斷提升高校檔案管理意識的同時，高校檔案管理人員要轉變傳統的工作作風，改變過去“等、靠、要”和事后歸檔的傳統觀念，應提高檔案管理工作效率，重視繼續教育學生檔案管理工作，主動有學校教學部門開展緊密聯系，及時收集繼續教育學生從入學到畢業的所有檔案資料，并做到認真檢查核實，科學歸檔保存，確保檔案信息的真是可靠。在學生檔案資料的收集中，要注重收集有關學生創新能力、實踐能力、個人榮譽等反應學生成長的信息資料，使學生檔案能夠真是的反應學生的個性化成長。

此外，繼續教育學生畢業之后，高校檔案部門還應與其保持密切的關聯，建立起有效的信息溝通渠道，保持對畢業生檔案的追蹤工作。要對繼續教育學生畢業后的成長軌跡、工作軌跡、生活軌跡等信息進行科學的收集與篩選，并及時將信息分類加工，使學生能夠感受到母校的人文關懷。

（3）加快檔案數字化管理進程

隨著信息網絡的快速發展與普及，人們獲取信息的途徑越來越多樣化，尤其是網絡途徑日漸成為人們獲取信息的重要途徑。在社會信息化與網絡化發展的背景下，高校應加強繼續教育學生檔案的信息化、數字化建設。尤其是針對高校繼續教育學生檔案分散性特點，提高檔案管理的數字化與網絡化，能夠有效的解決繼續教育學生檔案分散的問題，進而提升高校繼續教育學生檔案收集、整理、編輯與利用的效率。

隨著學生檔案內容的不斷增加，數字化能夠解決傳統檔案管理中遇到的諸多難題，比如紙質檔案容易損壞，檔案丟失與出錯不易察覺等問題。在實踐工作中，高校檔案管理部門應加強檔案網絡數字化建設，建立高校自己的檔案網絡平臺，將傳統檔案轉變為電子檔案，并保存至云盤。

（4）加大繼續教育學生檔案的開發利用

檔案必須要加大利用服務開發力度才能夠凸顯其價值，只有通過開發利用才能發揮檔案應有的作用，更好的為社會服務。因此在高校繼續教育學生檔案規范化管理中，也應加大對學生檔案的開發利用。比如在學校舉辦各種活動時，可以充分利用豐富的檔案資源舉辦校友檔案展，充分發揮檔案的社會宣傳功能，培育學生知校、愛校、榮校的情感，激發學生刻苦學習、奮發有為的精神。在繼續教育學生檔案開發利用中，要拓展服務范圍，擴大服務功能，實現檔案開發利用的網絡化管理目標。

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