事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題探討

楊萍

摘 要：在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，信息在很多地方是最具有價(jià)值的東西。事業(yè)單位的檔案便是其中一項(xiàng)，所以事業(yè)單位的管理就顯得尤為重要。但是我國(guó)事業(yè)單位的管理還沒(méi)有到達(dá)盡善盡美的地步，所以本研究針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中容易出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了討論，并針對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位；檔案管理；主要問(wèn)題

自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位不斷取得好成績(jī)，事業(yè)單位在選拔人才的時(shí)候主要依靠的就是檔案，但是目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理并沒(méi)有走在世界的前列，這些問(wèn)題阻礙了事業(yè)單位正常工作的進(jìn)行。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理制度不健全

目前，由于我國(guó)的事業(yè)單位在南北各地分布不均，而且事業(yè)單位的基數(shù)比較大，在檔案管理制度上并沒(méi)有建立一個(gè)健全的規(guī)范的規(guī)章。在這樣的現(xiàn)狀下，各地的事業(yè)單位內(nèi)部都存在檔案管理工作雜亂散漫，很多檔案的標(biāo)題和標(biāo)號(hào)沒(méi)有進(jìn)行明確的規(guī)范，很多檔案連卷內(nèi)目錄都沒(méi)有的現(xiàn)象。由于檔案管理的制度不健全，導(dǎo)致很多優(yōu)秀的資料無(wú)法完整的保存，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的正常發(fā)展，甚至更為嚴(yán)重的是信息管理和檔案管理存在嚴(yán)重的脫節(jié)問(wèn)題，檔案和信息失去了統(tǒng)一性將無(wú)法發(fā)揮其作用，事業(yè)單位也會(huì)因此停滯自己跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步。

1.2 對(duì)檔案管理的重視程度不夠

人事檔案的管理工作是以看管，整理為主要內(nèi)容的工作，其內(nèi)部性、保密性的工作特征使這項(xiàng)工作減少了很多激情，所以很多一線的工作人員都不知道需要檔案管理工作者，在一些事業(yè)單位甚至是一些高層管理人員都沒(méi)有很重視檔案的管理。

但實(shí)際上，現(xiàn)在人們掌握的知識(shí)越來(lái)越健全，對(duì)工作的要求也越來(lái)越高，事業(yè)單位之間人才的流動(dòng)也是日漸頻繁，選人單位往往依靠原部門的檔案對(duì)引進(jìn)人才做出評(píng)估，但是檔案管理不認(rèn)真很容易出現(xiàn)檔案信息缺失、失真的現(xiàn)象，給用人單位帶來(lái)了極大的麻煩。這種情況的出現(xiàn)往往是因?yàn)樯蠈宇I(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不需要付出太多的精力，導(dǎo)致下層在執(zhí)行的時(shí)候認(rèn)為只要檔案不丟失，不泄密即可，在思想上根本就不重視。

1.3 檔案管理員的基本素質(zhì)不過(guò)關(guān)

檔案管理員的基本素質(zhì)不過(guò)關(guān)與重視程度有一定的關(guān)聯(lián)，但是管理員的基本素質(zhì)不過(guò)關(guān)是檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的客觀因素，在招募檔案管理的時(shí)候并沒(méi)有特別在意應(yīng)聘人員的科學(xué)素養(yǎng)，結(jié)果在入職之后他們對(duì)于檔案的標(biāo)題與標(biāo)號(hào)都不知道如何標(biāo)定，他們工作的主旨是只要檔案不發(fā)生意外即可，結(jié)果在后期需要調(diào)用檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)需要從茫茫案卷中尋找自己所需要的檔案，導(dǎo)致工作進(jìn)度大大受阻。部分事業(yè)單位還出現(xiàn)檔案管理員不及時(shí)打掃檔案室衛(wèi)生的現(xiàn)象，不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案對(duì)于周圍環(huán)境的衛(wèi)生都有一定的要求，大量的灰塵很容易給電腦帶來(lái)死機(jī)的危險(xiǎn)，出現(xiàn)這這些情況的根本原因就是檔案管理員的基本素質(zhì)不過(guò)關(guān)。

1.4 檔案管理的信息化程度不夠

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，越來(lái)越多的工作崗位需要計(jì)算機(jī)的協(xié)助。檔案的管理也需要現(xiàn)代化的管理，但是還是有很多事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到計(jì)算機(jī)的重要性，企業(yè)內(nèi)的硬件設(shè)施遲遲沒(méi)有更新，一直依靠老舊的機(jī)器，檢索速度慢，維修費(fèi)用高。更多的情況就是個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，但實(shí)際在檢索的時(shí)候還是主要依靠人力尋找，紙質(zhì)版的檔案既不容易查詢也不容易保存，這樣造成了一定的人事檔案管理資源的浪費(fèi)，還降低了檔案查詢的效率。

2 提高事業(yè)單位檔案管理的措施

2.1 建立健全的檔案管理制度

事業(yè)單位在社會(huì)主義建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著舉足若輕的作用，想要解決目前檔案管理的問(wèn)題，首先就要建立健全檔案管理工作制度，利用科學(xué)的手段，對(duì)現(xiàn)在事業(yè)單位的基本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后有針對(duì)性的調(diào)整。以國(guó)家頒布的檔案管理法則為中心，根據(jù)各地的實(shí)際情況創(chuàng)造出適合自己情況的規(guī)章制度，但是核心的部分在全國(guó)范圍內(nèi)應(yīng)該是一致的，方便今后工作調(diào)動(dòng)時(shí)不會(huì)因檔案的審核存在太大差異而導(dǎo)致調(diào)動(dòng)不便。

2.2 提高單位內(nèi)所有人對(duì)檔案管理的重視

想要提高事業(yè)單位的檔案管理不僅僅需要外部的規(guī)章制度來(lái)限制單位內(nèi)所有人的行為，還需要大家從心里可以真正將檔案管理提到一定的高度才可以。首先是單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視干部人事檔案理工作，可以建立日常巡視小組，對(duì)檔案存放的地方不定期不定時(shí)的檢查，對(duì)于不認(rèn)真工作的人員及時(shí)清理出去，還可以對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行績(jī)效記錄，每半年進(jìn)行一次考核，推進(jìn)檔案的管理工作向科學(xué)化、制度化發(fā)展。檔案的管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，在平時(shí)的工作中兢兢業(yè)業(yè)，不放松、不懈怠，干好自己的本職工作，不僅僅是依靠外界的因素來(lái)促使自己提高認(rèn)識(shí)，自身的思想境界也應(yīng)該提高。

2.3 提高檔案管理者的素質(zhì)

事業(yè)單位的主管在招募檔案管理者的時(shí)候就應(yīng)該考察好他們的專業(yè)基礎(chǔ)，檔案的管理者也是需要知道檔案在保存的時(shí)候的注意事項(xiàng)的，主管不應(yīng)該為了貪圖一點(diǎn)小便宜就招聘一些年紀(jì)大的退休人員，相反，如果聘請(qǐng)專業(yè)的人才管理檔案，在后期檔案調(diào)配的效率很高完全可以節(jié)省出更多的資源。還要對(duì)招聘進(jìn)來(lái)的管理人員 進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，確保他們可以了解到最前進(jìn)的檔案保存手法和知識(shí)。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)

對(duì)于單位事業(yè)檔案的信息化建設(shè)是時(shí)代進(jìn)步的要求，也是今后的檔案管理的必然趨勢(shì)，事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。信息資源庫(kù)是存放所有檔案的總稱，其作用就是整合各種信息，方便單位的調(diào)用，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中可以實(shí)現(xiàn)提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。在進(jìn)行信息化的建設(shè)過(guò)程中，要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的智能作用，利用網(wǎng)絡(luò)完善檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確和真實(shí)。同時(shí)信息化的檔案不再是單一的工作表現(xiàn)以及個(gè)人信息，職工在工作中參與的重大活動(dòng)和在活動(dòng)中的表現(xiàn)都將利用計(jì)算機(jī)記錄在檔案信息中，這樣可以更加全面地反映職工的情況，使事業(yè)單位的檔案可以得到最大化的使用。

3 結(jié)語(yǔ)

在這個(gè)信息占據(jù)著重要地位的時(shí)代，事業(yè)單位的檔案作為信息的一部分應(yīng)該受到足夠的重視，雖然目前事業(yè)單位的檔案管理還有著各種各樣的問(wèn)題，但是只要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人可以提高自己的重視，將檔案管理人員的素質(zhì)提高上來(lái)，保證各項(xiàng)工作可以順利進(jìn)行，最后將檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，這樣事業(yè)單位的檔案管理便走向了一條正確的道路，事業(yè)單位的工作效率也會(huì)因此越來(lái)越高。

參考文獻(xiàn)

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