信息時代檔案管理工作的展望

劉冠良

摘 要：當今時代是信息化的時代，伴隨著信息技術的快速發展，計算機信息技術被廣泛應用在社會各行各業中，檔案管理工作也是其中之一。傳統的檔案管理工作已經不能滿足時代發展的需求，檔案管理工作必須要跟隨時代潮流，進行信息化建設。本文對檔案管理的現狀進行分析，闡述了信息時代下檔案管理的概念及特點，進而提出檔案管理工作的發展前景。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；發展前景

信息化時代下的檔案管理工作的含義是運用信息技術對檔案中的信息資源進行接收、采集、保存等，并利用檔案信息資源提供服務。在這種情況下，檔案管理工作的效率大大提高，由原來的實體檔案管理變為電子檔案，改變了其原有的記錄方式，變為利用現代化的技術對檔案工作進行管理。而這也對檔案管理工作提出了新的要求。

1 信息時代檔案管理工作的現狀

1.1 檔案管理工作的觀念較為落后

傳統的檔案管理工作以實體保管為主，實用性不高，而信息時代的檔案管理工作擁有之前近百倍的數據量，十分注重信息的實用性，要求檔案管理人員有強烈的服務意識。在這種情況下，對于檔案管理工作的轉變觀念顯得并不強烈，對其的重視程度也不夠，導致對這方面的人力、物力和財力的投資也不夠，完善的保障機制還有待強化。

1.2 檔案管理工作的模式較為滯后

傳統的檔案管理工作一般以手寫為主，而這種方式導致檔案數據缺乏及時性，使資料檢索過程變得緩慢，數據使用的效率也變得極低。而信息化時代的檔案管理工作主要采用電子輸入的方式，運用電子系統對數據進行檢索與使用，大大提高了檔案數據的使用效率。但現今從事檔案管理工作的人員主要以中老年人為主，他們對于計算機的使用并不熟練，導致檔案管理工作仍以傳統的模式為主，浪費了信息技術對檔案管理工作的有力優勢。

1.3 檔案管理工作的規劃難以統一

檔案管理工作的信息資源受地域和環境的限制，在許多方面存在著制約因素。在這種情況下，國家很難出臺統一的指導規劃，導致檔案管理工作無法按照統一的標準實施。而且由于檔案管理工作的自身因素，使其存在著較多的不確定因素，難以進行有效的規劃。

2 信息化時代檔案管理工作的推進措施

2.1 創新理念

時代的發展推動檔案管理工作的發展，帶來工作理念的創新。這種創新，不僅僅是對檔案管理方式的創新，而且要加強對檔案使用價值的創造。信息發展時代下，所有的工作理念都應該緊隨時代的變化而變化，檔案管理工作也應如此。檔案管理部門應該與時俱進，不斷創新檔案的管理工作理念和管理方式，提高工作中的服務意識，為大眾提供高質量的檔案服務。

2.2 優化服務

傳統的檔案管理工作主要依靠手工進行管理，對于檔案的查找十分麻煩，進行檢索和查詢時也有諸多不便，導致檔案管理工作的工作效率不高。在信息時代下，建立統一的檔案服務網絡平臺，可以隨時隨地地進行檔案的檢索和查詢。另外，要加強檔案管理的自動化建設，也就是在網絡上將檔案進行整理，使檔案的使用更加方便。在這種情況下，對于檔案管理工作人員的計算機能力就提出了極高的要求。因此，可以選擇招聘一批優秀的計算機人才，搭配原有的職工進行工作，推進檔案管理工作服務額提高。

2.3 建設數據庫

伴隨著信息時代的發展，大部分實體檔案管理工作向信息化過渡，這就要求提高信息管理的效率，建設檔案信息數據庫。然而，檔案信息數據庫的建立是一項復雜而漫長的工程，不可操之過急，應當循序漸進。在建設過程中，不僅要加強信息技術及網絡技術與檔案管理工作的融合，還應當注重檔案的分類管理和分檔案數據庫建設，形成可供閱讀和下載的數據庫，從而有效地促進檔案管理工作。

3 信息化時代檔案管理工作的發展前景

信息技術與檔案管理工作的融合，使檔案不僅僅可以隨時隨地地為民眾提供服務，還可以在網絡上為更多的人提供更優質的服務。如今，許多單位已經應用電子技術，如建立網站，在網絡上發布信息，使信息更加具有及時性和有效性。檔案管理工作作為伴隨著信息技術的融合，擁有十分廣闊的發展前景。如今檔案管理工作已經不再是單一的手寫工作，而是向著多元化、深入化的方向發展。信息化時代下的檔案形式已經不僅僅是傳統的紙質文件，擁有更多的格式，如音頻、視頻等。對于無法直接進行網絡保存的事物，也有多種方法進行保管，如一些實體物質，可以通過拍照上傳的形式上傳至電腦，進行存儲；對于較為珍貴的紙質文檔，可以通過掃描儀掃描的方式，傳入網絡，供需要者下載使用。在網絡上進行檔案管理工作的優點也是十分令人驚異的，網絡管理可以節省大量的人力、物力和財力，減少管理所需的步驟，節約管理者和使用者時間，節省檔案管理工作的成本。隨著新技術的不斷涌現，檔案管理工作已經向著足不出戶、自行取得的模式轉變：檔案管理工作者將檔案上傳至網絡，使用者可登錄網站等自行進行下載，不必向管理者進行咨詢，省去了繁瑣的詢問過程。此外，信息時代的檔案管理工作擁有多方面的用途，對于許多宣傳部門和教育部門而言，制定宣傳和教育方針政策時，都需要借助檔案作為參考，以免與已有的政策相悖。另外，國家相關部分對于檔案管理工作也十分重視，積極推動檔案工作的信息化建設。綜上所述，信息化時代的檔案管理工作的發展前景十分可觀。

4 結語

檔案作為信息資源的集合，歷來受到國家和人們的重視。隨著科技的發展、信息化時代的到來，檔案管理工作也在發生著日新月異的變化：從實體保管向著信息化保管轉變。運用信息技術進行檔案管理工作，將檔案的保存變得更加簡單和方便，檔案資料保存的完整性也得到了有效的保證，增大了檔案信息的存儲度，提高了檔案管理工作的效率。信息化時代的檔案管理工作也擁有技術、制度和政策等多方面的優勢，發展前景十分可觀。

參考文獻

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