淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

摘 要：隨著現代社會不斷發展，檔案管理工作在各個單位內也有著越來越重要的地位，在保證社會穩定良好發展方面發揮著十分重要的作用。在現代社會不斷發展的大形勢下，為能夠使檔案管理工作取得更加理想的效果，應當對檔案管理進一步規范，實現規范化檔案管理，進一步提升檔案管理工作質量及水平，進而為單位更好發展奠定良好基礎，提供更好保障。

關鍵詞：檔案管理；規范化；策略

在當前社會不斷發展的形勢下，在檔案管理工作中對于管理水平及管理質量也有著越來越高的要求，因而在實際工作中積極實現規范化檔案管理，從而進一步提升檔案管理科學性及合理性也就十分必要。作為檔案管理工作人員，在實際工作過程中應當對新形勢下檔案管理加強認識，并且應當積極探索及應用有效策略實現檔案管理的規范化，使檔案管理能夠更好滿足社會需求及要求，促使其得以更好發展。下面就新形勢下檔案管理工作的規范化進行分析。

1 新形勢下檔案管理規范化的必要性及重要意義

首先，在新形勢下檔案管理工作中，檔案管理規范化屬于必然要求。在當前社會政治、經濟及環境均在不斷發生變化的形勢下，單位運行環境也發生了很大的變化，從而導致一系列的改變，若無法與當前各個方面變化較好適應，則對單位穩定良好發展將會產生十分不利的影響。檔案資源作為單位內部的一種重要資源，主要記錄單位發展歷程，具有十分重要的參考價值，通過規范化檔案管理工作可使單位對今后發展方向更加明確，可使單位發展中存在的問題得以較好解決，保證單位得以穩定良好發展，因而檔案管理規劃化屬于企業發展必然要求。

其次，在單位強化自身管理方面，檔案管理規范化屬于具體體現。在當前單位各項管理工作過程中，檔案管理屬于重要組成部分，其主要就是對單位實際發展過中存在的各個方面問題實行歸檔整理，避免企業在實際發展過程出現偏差。另外，在單位文化創建方面，檔案管理也是十分重要的組成內容，對于單位良好現象的樹立具有重要作用及意義，同時檔案資源也是各項工作開展的總結及依據，通過規范化檔案管理，可使單位內部各個方面工作得以更加高效開展，對單位內部自身管理水平的進一步提升十分有利。

再次，檔案管理對單位長期穩定發展十分有利。在單位日常工作及實際運行過程中，單位管理工作屬于十分必要內容及任務，而在現代單位管理中，檔案管理工作是一個重要的環節，通過回顧及整理單位內部基本資料、發展歷程以及相關重要經驗等，可使單位獲得豐富經驗，同時還能夠獲取單位發展過程中的精髓內容，這對企業長期穩定良好發展起到了積極的促進作用，因而規范化檔案管理也就十分必要，可為單位可持續發展提供更好的理論依據[1]。

2 新形勢下檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理體系缺乏健全

在當前各個單位實際發展及運行過程中，單位內部相關經營體制及管理體制雖然得到不斷完善及創新，在較大程度上使經營水平及管理水平均得到較大程度提升，然而在檔案管理工作方面仍未能夠得到較明顯進步及改善，相關檔案管理體系仍舊缺乏健全，并且較完善的檔案管理制度比較缺乏，從而導致檔案管理工作未能夠得到較好落實，未能夠使檔案管理規范化得以較好實現。在當前很多單位內部的檔案管理工作過程中，仍選擇傳統落后檔案管理體系實施檔案管理工作，導致新形勢下檔案管理工作實際需求未能得到較好滿足，從而對檔案管理規范化的較好實現產生不良影響，對檔案管理工作效率的進一步提升造成阻礙，同時也會在一定程度上對單位整體良好發展造成不良影響。

2.2 檔案管理制度缺乏完善

在當前各個單位檔案管理工作中，另外比較普遍的一個問題就是相關檔案管理制度仍舊缺乏完善。就當前很多單位發展實際情況而言，很對單位及其內部檔案管理部門并未能夠依據檔案管理實際情況制定專門管理制度，從而對于檔案管理工作的實際執行及落實情況也就無法進行較好控制及約束，在有些檔案管理部門內甚至未能夠在檔案管理工作方面指定相關負責人員，導致相關工作人員責任缺乏明確，這種情況的存在也會對檔案管理工作質量及水平產生不良影響，造成檔案管理規范化無法實現。

2.3 檔案管理方法及措施仍較落后

在現代化檔案管理工作中，運用現代化科學技術實施檔案管理工作屬于具體要求，也是必然發展趨勢。在當前社會信息技術及計算機技術不斷發展的大形勢下，檔案管理工作也受到很大程度影響，然而就檔案管理工作實際情況而言，相關管理方法及管理手段仍舊比較落后，在實際管理工作中所運用相關信息化管理方法也缺乏規范，在檔案信息資源管理方面，并未能夠構建相關合理網絡管理平臺，檔案信息化管理水平仍舊比較落后。就實際情況而言，很多單位仍選擇手工登記及紙質管理模式，管理效率較低，對管理規范規范化實現十分不利[1-2]。

3 新形勢下檔案管理規范化有效途徑及策略

3.1 進一步完善檔案管理體系

在新形勢下檔案管理工作過程中，為能夠使檔案管理規范化得以更好實現，十分重要的一點就是應當健全并完善檔案管理體系，從而保證檔案管理工作能夠得以更好落實，并且在檔案管理體系完善過程中應當認真對待。在檔案管理工作實際開展過程中，對于所有檔案收集、整理以及記錄情況均應當保證詳細記錄，以便在今后能夠更好進行查證。另外，在單位檔案管理過程中，為能夠對各種不同類型檔案實行合理區分以及合理管理，應當檔案信息資源實行分列集中處理，從而使檔案管理能夠更好實現規范化、有序化及科學化，在此基礎上使檔案管理工作效率能夠得以有效提升，使其能夠與新形勢下檔案管理工作實際需求相適應，使檔案管理規范化能夠得以更好實現。

3.2 進一步完善檔案管理工作制度

在新形勢下檔案管理工作中，為能夠使檔案管理規劃化得以更好實現，還應當注意進一步完善檔案管理工作相關規章制度，這一點也是檔案管理規范化得以較好實現的前提。對于檔案管理規章制度而言，其功能主要就是對檔案管理工作實行合理指導，并且實行有效約束，從而保證檔案管理工作人員能夠對自身職責及任務更加明確，在此基礎上才能夠保證自身管理水平能夠得以有效提升，這也是對相關規章制度進行完善的必然需求及要求。在對檔案管理規章制度實行完善過程中，應當保證其能夠對檔案管理工作進行較好規范，還應當保證檔案管理規章制度具有較強可操作性，能夠在實際檔案管理工作中得以較好落實，還應當保證具體一定實際價值，從而才能更好服務于檔案管理工作。此外，在檔案管理規章制度構建及完善過程中，還應當注意與單位內部實際情況相結合，在此基礎上才能夠保證相關規章制度更加符合單位內部實際情況，才能夠使規章制度更加具有針對性，從而使規章制度作用能夠得到更加發揮，為檔案管理工作的更好開展奠定更加理想的基礎，提供更好保障。

3.3 提升檔案管理技術水平

在現代社會不斷快速發展的大形勢下，利用傳統方式及方法開展檔案管理工作已經無法滿足實際需求，無法使檔案管理水平得以提升，也無法使檔案管理規范化得以較好實現，這主要是由于檔案種類比較多，其實際管理工作有很大差異存在，也就無法使規范化管理得以較好實現。對于傳統檔案管理方式而言，通常情況下都是通過人工方式實施管理，在實際工作過程中往往需要較好較多人力及物力，并且很難提供充足資源支持。所以，在實際檔案管理工作過程中，應當對現代化管理方式進行應用，在實際管理工作中融入計算機信息技術，從而使檔案管理規范化能夠得以較好實現，并且使其得以較好發展。在檔案管理工作過程中，現代化科學技術的應用可使檔案管理工作效率得以有效提升，但是在引入新技術的同時還應當對安全性加強管理，使檔案管理規范性及保密性能夠得以有效提升，使檔案管理工作中所發生遺失及泄露情況能夠得以有效減少。為能夠使檔案管理安全性得到保證，應當注意構建保密系統，對于電子檔案管理系統應當定期實行維護，保證其使用期間各個方面功能均能夠對充分發揮，進而使檔案管理安全性能夠得到更好保證[2-3]。

4 結語

在當前檔案管理工作實際開展過程中，檔案管理規劃化已經成為必然要求及必然需求，因而積極實現檔案管理規范化也就十分必要。在實際檔案管理工作過程中，相關工作人員應當在充分檔案管理現狀的基礎上，選擇有效途徑及策略積極實現檔案管理規劃化，以促進檔案管理工作得以更好發展。

參考文獻

[1]崔文謙.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].辦公室業務，2017，（14）：141.[2017-09-30].

[2]王靜倫.新形勢下檔案管理工作的規范化探討[J].黑龍江史志，2015，（09）：154.[2017-09-30].

[3]連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J].辦公室業務，2015，（07）：59.[2017-09-30].

作者簡介

沈銅興（1975-），男，漢族，福建省長汀縣，本科，館員（檔案）研究方向：檔案管理。endprint